新时期档案信息化管理存在的问题及解决对策

新时期档案信息化管理存在的问题及解决对策

王松阳

黑龙江省嫩江县九三管理局热力有限公司

1.新时期档案信息化管理中存在的问题

1.1数据库系统不完善

在信息化环境中，档案管理工作系统逐渐衍生出一系列问题，由于数据库系统建设不全面，导致单位构建的档案信息管理平台，存在较大的安全风险与漏洞。例如，在不健全的档案管理体系运行过程中，经常会出现信息记录错误、混淆，甚至出现重要信息丢失的问题。由于档案数据库建设不够系统、完整，导致档案信息管理效率低下，同时也因为记录错误或混淆，导致部分信息失真，这对单位实现信息资源共享也较为不利。

1.2意识淡薄

目前，很多单位在建设与发展过程中，重点关注内部业务开发，以及技术研发与创新，而对于人才在单位建设与发展中的作用，并未形成正确的思想认知。单位在档案管理方面花费较少的人力、物力和财力，导致内部管理工作并不理想。因为思想缺乏重视，导致档案管理发展受限，这对于单位未来发展都是极为不利的。因此，单位要想顺利实现档案信息化管理，当务之急便是在思想上加以转变和更新。

1.3现代化基础设施滞后

当前单位之所以在档案信息化建设方面存在发展局限，主要原因在于单位内部缺乏完善的现代化设施和器材。单位因为投入资金有限，所以在计算机硬件方面存在明显的功能障碍，对完善档案管理系统功能十分不利。同时，当前在软件方面的开发与创新，也存在很大的不足，正是因为基础设施落后，才导致档案信息化发展受到限制。因此，在新时期，必须采取有效策略，改善并解决当前信息化建设中存在的问题。

1.4缺乏高素质

在管理领域，关于档案信息化建设效率低下的问题，主要在于在该领域缺乏高素质、全能型的管理人才。目前，档案管理人才在管理意识与工作理念方面存在一定的问题，并未清楚地意识到信息技术在档案管理中的重要作用，所以在工作中比较依赖传统的档案信息管理方式，而不重视建设信息化管理平台。同时，在专业技能与素养方面，管理人员在信息技术方面所掌握的专业技能比较匮乏，信息化管理平台建设与实施能力比较薄弱，导致现代化档案管理体系建设遭受明显阻碍。

2.解决对策

2.1加大资金投入

档案管理的信息化建设，在实际的管理过程中，应务必保证在档案管理信息化建设方面的资金投入力度。管理者需对相关资源的配置是否合理予以充分考量，尽可能节省档案管理信息化建设开支，并确保档案管理信息化系统建设的科学性与有效性。同时，加大投入以提高档案管理人员的基本素质、执行能力、技术设备操作水平，备份相关的档案信息，设置数据信息、设备数据库的使用权限，从而多方位确保信息档案的安全。总之，随着时代的不断发展，如今，档案管理的信息化建设已然成为社会发展的必然要求。作为档案管理人员，在实际的管理过程中，应务必联系现代先进的信息技术，不断强化自身的信息化水平及能力，提高档案管理工作效率。

2.2加强信息化建设的指导思想

在信息化技术愈渐发达的今天，人们对信息化建设也越来越重视，而信息化于各行各业中的广泛运用，基于信息化本身所具备的动态性、及时性以及快捷性等特征，故也极大促进了各行业的发展。对此，要想切实加强对人事档案的管理，除了档案管理人员本身需具备良好的管理意识外，有关信息化技术的引进亦当引起相关管理者的足够重视。

2.2.1身为档案管理人员，其本身须始终具备良好的管理意识，并在实际的管理过程中，坚持"以人为本"的管理原则，如此方能让档案管理与其他管理工作相契合，继而激发档案管理人员的工作责任心与积极性。

2.2.2档案管理人员，其本身必要具备不断进取的良好学习态度，如此方能积极投入到对信息化技术的学习过程中，继而确保对先进信息化技术的合理利用。

2.2.3作为档案管理人员，其在实际的管理过程中应务必意识到档案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵从实际，并积极联系信息化、自动化的管理思想，切实促进传统人事档案管理工作逐步往现代化的方向发展，继而在提升档案管理工作效率的同时确保理想的管理质量与成效。

3.加大对档案管理信息化软件的研发力度

要想促使档案管理逐步往信息化的方向发展，必须建立一个信息化的操作平台，否则任何事项都无异于一纸空谈。对此，无论是政务的档案管理人员或科研人员，其在实际的工作中，都应务必致力于档案管理信息化软件的开发，并基于当前所使用的各类操作系统予以更新和升级，建立出一套相对更为科学且完善的档案信息数据管理系统，以满足当代社会对政务档案管理工作的要求。当然，有关档案管理数据库的建立，其除了需具备管理、维护、增、删、查、改等基本功能外，尚需实现与政务其他资源之间的沟通与共享。

4.采用一体化管理规范人事档案信息化建设

现阶段我国的档案管理大多是纸质材料和电子文档，总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，有关档案管理信息化管理系统的建立，既要以网络和计算机技术为支撑，也应囊括档案管理的方方面面，包括信息资源的查询与传递、档案的分类建立与保管等。采取一体化的管理体系，要将科学技术与档案管理工作相结合，从档案管理工作的实际情况出发，坚持循序渐进的原则，做好两者的协调工作，实现由初级到高级的有效转变，并成立综合性档案管理资源库和分级化档案管理资料库，以此来共同形成信息化档案管理平台，有效提高档案管理工作的效率和水平。同时，在统一、科学、合理的标准上，利用计算机技术将原始的档案信息与档案数据进行存档，从而更为完善地建立起一个现代化、专业化的人事档案管理数据库，实现数据化管理，方便资源的传递与共享。坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，建立"活库"，以利用效率和使用效率考核数据库的"活性"，建立一个现代化的档案数据库，最终实现档案管理的数据化，便于信息的共享。这样就能够使管理工作中的档案的建立、接收、派发、保存、使用、查询等实现一体化，从而让档案管理工作更加高效便捷。

参考文献：

[1]刘慧超新时期下人事档案管理的信息化建设探讨

[2]程安琪新时期高校档案管理信息安全风险分析