浅析基层供电公司档案管理存在的问题及对策

浅析基层供电公司档案管理存在的问题及对策

柯少卿

（国网福建省电力有限公司莆田供电公司）

摘要：基层供电公司的日常管理工作繁重，其中非常重要的一项便是档案管理。在供电公司的档案管理中，其属于基础管理项目，主要负责记录企业的各种经营活动，从而为基层的供电管理工作提供可靠的数据和材料支持。知识经济时代下，以优秀人才为竞争要素的企业生产要素竞赛正开展地如火如荼，各供电公司相继开展了对优秀人才的充分挖掘和培养，保证企业的人才储备，从员工层面上提高企业的竞争力，进而提高公司的层次。在这一背景下，笔者将结合我国基层供电公司的实际情况，对档案管理存在的问题深入的分析，进而有针对性的提出意见和建议，为日后基层供电公司的档案管理工作提供一定的理论支持。

关键词：基层供电公司；档案管理；问题；对策；

0引言

供电公司的档案蕴藏着公司深厚的文化底蕴和先进的科学生产力，是企业为提升供电可靠性而需要参考的重要材料，也是不断提升为经济建设与安全运行服务的一种信息资源[1]。基层供电公司也要响应国家的号召，将“转方式，调结构”作为企业发展的新常态，按照新常态的内在规律积极引领新常态，充分发挥供电公司在国网建设中的重要作用，为全社会的用电安全性和供电可靠性做出贡献。

1基层供电公司档案管理存在的问题

供电公司的档案管理按照大方面主要涉及电力建设工程档案、电力企业行政档案、企业会计档案、供电和用电档案。将档案按照形式的不同，又可分为文书档案、图片档案、数据档案、电子档案、多媒体档案等。[2]不同电力企业的内部组织框架不尽相同，且这些部门内的档案管理任务较重。档案管理方式和技术手段在随着科技的进步和电网改革的逐渐深入而发展，但仍存在许多问题，因此要实现企业档案管理的高效率，必须要学会总结和分析，及时发现问题并解决问题，切实保证企业的良好发展。

1.1档案管理标准未统一，口径不一致

目前，我国基层电力企业的档案主要来源于企业日常运营、电力建设项目等方面，这些主营业务为企业提供了大量的数据、文档，成为企业一次档案的主要来源。这些企业运行的原始数据和文书构成了复杂的、具体性的档案系统，信息量非常巨大而且粗糙，为企业的档案管理工作增添了一定的难度。即便档案管理工作面临着这样的困境，仍有部分供电企业不予以重视，从而未企业发展带来困难。

一方面，基层供电企业未形成系统的档案收集、处理及管理的一体化标准流程，从而使得供电公司浪费了大量时间在档案的采集上，而且采集到的原始数据、文案等分类不明，不便于后期的管理工作；另一方面，一些基层供电企业存在档案管理信息化程度低、科学性不强的问题，从而使得档案信息有效性降低。

1.2档案管理方式落后，缺乏管理

档案管理是供电企业日常管理工作必不可少的一环，对企业发展起着立竿见影的作用，为企业的信息管理提供系统的、可靠的数据和文案支持。传统档案管理方式的局限性在随着电网改革的深入而日益凸显，导致企业档案管理水平普遍偏低，长此以往，将阻碍企业的发展和国网建设改革的持续进行。基层供电企公司档案管理方式的缺点主要如下：

（1）仅做表面文章，完成形式上的整理与分类，而没有针对更加深入的内容，诸如档案所属部门、内容类型、时间、变动性质等进行标识，而使得档案分类信息过于粗泛，无法为企业的精细化管理提供有效的数据支持。[3]

（2）管理制度的缺失是基层供电企业在档案管理过程中存在的另一问题。制度缺失体现在部门职责的重叠或者划分不明、问责制度的确立等方面。

1.3缺乏信息化档案管理方式

基层供电公司业务范围覆盖面广，覆盖面积大，日常的业务种类科目繁多，也正因此，产生的档案量较大，而且信息化程度低，大多数地区仍采用纸质方式记录，保存起来也较为困难。随着信息化、大数据、云计算时代的到来，为基层供电企业的档案管理提供了更加方便快捷的方式，但是囿于企业资金和管理理念的落后，许多基层供电企业没有充分利用信息化手段，仍用笔纸记录或仅仅用简单的Excel表格管理，而没有采用ERP管理系统，很难做到不同部门的统筹兼顾，工作人员处理数据及文本的工作量非常大，极大地降低了企业档案管理的效率。

1.4档案管理人员素质不高，量不足

虽然基层供电企业档案管理面临着量大人少的现实问题，但并没有引起企业的高度重视，导致供电企业在岗档案管理人员专业素质低下，极少数人承担着数倍的工作量，非常不利于企业的档案管理。此外，供电企业不注重的对管理人员的专业培训，导致其技术能力与时代脱轨，也是使供电企业档案管理低下的原因之一。

2基层供电公司档案管理提升措施

2.1对档案资源进行收集、整合

作为档案管理的兼职人员，要提高自身专业素养，及时接受范围内的档案，并根据实际情况移交档案室，实现档案的集中配置与整合，发挥最优效应。[4]为了统一标准，供电企业应尽快将纸质化资源和电子文件统一归档，实现基层供电企业档案资料的标准化、规范化，保证工程资料环节的完整性和系统性。档案资源的整合需要农电、营销部门和供电生产部门的协调配合，同时，各部门要加强执法监管力度，配合档案管理部门完成档案的收集、归类和整合。

2.3实现信息化档案管理

数字化、信息化档案管理的实现需要以计算机技术为依托，这是一项系统的工程。要实现档案管理的信息化建设，要求工作人员改变过去的管理观念，学习先进的网络化管理手段，逐步实现纸质档案管理向信息数字化档案存储方式的转变。企业要加大对档案管理和人员培训工作的资金投入，给档案室配置计算机及相应的管理软件，为日后的档案管理工作做好技术铺垫。供电企业基础建设工程的档案，如工程设计图纸、施工过程的方案、图纸等，一并由施工单位移交，做好文件的手机整合和保存工作，特别注意的是，施工方要与设计院签署保密协议，确保图纸的唯一性，上述工作产生的资金投入，一并列入工程款结算中，保障信息化档案管理工作的开展。

2.3加强档案管理制度建设，提高档案管理能力

管理质量和效率的提升离不开制度的约束。基层供电企业要逐渐完善规章制度体系和档案管理工作流程，责任落实到部门、落实到人，供电企业档案工作由公司经理直接管理。分管领导要认真贯彻落实国家、上级主管部门的方针政策，为档案管理创造良好的内部制度环境和外在物质坏境，切实提高档案管理水平和能力。

3结语

基层供电公司的档案管理，从表面上看，仅仅与企业有关，确实，其是提高企业管理效率的有效手段，更深层次上，供电公司做好了档案管理工作，也能够提高供电效率，树立良好的企业形象，对全社会的发展也有一定的促进作用。因此，供电公司自身要以身作则，在工作中起到模范作用，带领全体职工提高档案管理的整体水平，为管理工作注入新鲜的血液。

参考文献：

[1]宋艳萍.试论如何加强基层供电公司档案管理[J].东方企业文化，2014，21

[2]陈娟.基层供电企业档案管理存在的问题分析及改进策略[J].中国高新技术产业，2015，31

[3]张涵洋.供电企业档案管理规范化建设[J].中外企业家，2014，26

[4]于宏.供电企业基层档案管理模式的探究[J].档案天地，2014，S1