浅谈基层档案信息化建设

浅谈基层档案信息化建设

刘云1陈国华2

1曹县青菏办事处社会事业服务中心山东省菏泽市247000；

2曹县市场监督管理局庄寨市场监督管理所山东省菏泽市247000

摘要：现代化发展下，信息技术被广泛应用于各个领域，档案管理工作作为一项基础工作内容，加强这方面的信息化建设有助于信息价值的挖掘与提升。文章主要以此为基础，对档案信息化建设与档案管理进行分析和探讨。

关键词：档案管理；信息化；档案信息化；信息化管理

引言

目前，由于很多的基层管理者并没有意识到信息化管理的重要作用，所以在实际开展信息化管理的过程中，还达不到应有的效果，这样就使得基层档案管理与信息化管理相结合的工作无法顺利开展，造成了极大的经济损失。

1基层档案管理现状

1.1基层档案管理者缺乏服务意识

随着社会经济的快速发展，各行各业之间的服务日益频繁，尤其是对于基层档案管理人员来说，在信息化快速发展的今天，必须有现代化的管理思维。但是从目前来看，由于大多数的基层管理人员，对档案管理方面缺乏足够的重视，仅仅将基层的档案管理与信息化管理简单地结合，这样的落后思想就很容易导致基层经营管理水平受到限制、工作人员服务观念淡薄。

1.2档案管理体系不健全

在档案管理体系发展的过程中，由于基层单位信息化管理执行力度有限，它们往往将主要的精力集中在预算编制方面，而并没有对预算的落实情况进行全程监督，这样就导致基层信息化工作管理流于表面。很多基层单位在财务预算编制时，并没有针对其实际财务活动进行全面的分析，导致预算编制与实际不相符，这会造成基层档案管理失去应有的作用。另外，在基层档案配置、使用产出率与业绩评价的过程中，很多基层单位由于缺乏科学有效的考核机制和评价体系，造成档案无法发挥出应有的作用，而结果与实际情况不一致会严重打击员工工作的积极性。基层档案管理单位在开展工作的过程中，由于相关人员对档案管理制度了解得不够深入同时也缺乏重视，没能够积极主动地参与到档案管理之中。

1.3基层档案管理信息化建设落后

在我国基层优化改革的过程中，基层的管理内容更加复杂，如果采用传统的管理思维和管理方式就很容易导致基层管理与基层发展实际相脱节。此外，在基层档案管理与信息化管理相结合方面，由于信息化建设不到位，缺乏系统性，这会造成基层的档案配置没有进行科学合理的统筹规划，导致档案配置比较随意，造成严重的档案浪费。尽管有的基层开展了信息化建设，也引进了档案管理与信息化管理相结合的软件，但是由于大多数的档案管理与信息化管理相结合软件都是按照国外的财务软件及档案管理软件进行设计的，所以这就有可能出现档案管理软件的运行与基层的发展实际不相匹配的现象。

2基层档案管理与信息化管理相结合的措施

2.1树立在建档案管理与信息化管理相结合的理念

随着计算机电子信息在在建档案管理中的应用范围逐渐扩大，在建档案管理也必须进行创新，才能保证在建档案管理的质量得到全面的提高，同时资源及成本也将得到全面控制，所以随着电子计算机在档案管理中的快速应用，档案管理也必须不断地进行创新，才能提供更好的档案体验。在基层实现市场经济体制转型的过程中，必须积极适应服务的特点并总结当前基层发展的规律，对自身的经营管理理念进行转变，增强成本控制意识，树立在建档案管理与信息化管理相结合的理念，促进基层的信息化管理目标精细化，同时还必须与时俱进，不断创新，保证能对基层的发展方向及目标进行综合的预测。

2.2转变观念，提高认识

档案信息化建设是时代发展的必然趋势，基层单位领导人员应该提高思想认识，站在工作全局的角度上去思考问题，不要过于重视眼前的成本投入，将档案管理信息化建设与单位发展目标相联系，在人力、物力、财力上给予更多的支持。与此同时，档案管理人员也应该适应时代发展，认真履行当前《档案法》的相关规定，并结合单位所指定的档案管理制度，履行自身的管理职责，具备良好的创新精神采用科学合理的方法进行档案管理，保证工作的规范性、合理性。

2.3提供高质量的档案信息化建设的设备支持

基础设施建设是档案信息化发展不可缺少的一部分，从工作实际情况来看，机器设备是进行信息化管理的基本条件，如果没有相关硬件设施的支持，档案信息化也就难以实现。在现代经济快速发挥在那的时代，要进行档案信息化建设首先要对设备进行创新，提高单位软、硬件水平，利用计算机设备对档案进行分类、存储、存档工作。与此同时，当前我国已经进入全面的大数据时代，积极采用数字化管理能够提高档案信息的价值和应用效益。

2.4完善技术支持体系，优化档案管理

档案管理信息化建设需要引入不同的技术，在信息化建设过程中各单位应该结合自身的实际情况，充分认识信息技术对推动档案信息化建设的重要作用，在联系信息时代背景，保证各项工作的创新与发展，充分发挥信息技术的优势，推动档案工作的顺利完成。一方面，结合档案管理工作做好技术研究与开发，构建档案管理信息化专项技术体系，为信息化建设提供更有了的技术支持。另一方面，完善管理机制，提高档案信息化性能与安全水平，合理应用病毒技术、防火墙技术、加密技术等提高档案安全性，避免病毒入侵、黑客攻击、人为误操作等带来的数据丢失。

2.5加强培训，提高档案管理人员综合素质

随着档案信息化建设的深入发展，对档案管理人员也提出更高的要求，其不仅要满足传统档案管理的理论知识，还要具备现代化信息技术的应用水平。为了提高档案管理整体水平，应该选拔优秀的档案管理人员，积极做好日常的专业技术培训工作，从基础知识、职业素养、软件知识等方面全面培训，确保档案工作的有序进行。除此之外，结合档案管理人员的日常工作还应该建立完善的考评制度，提高全体员工对档案管理的重视，积极做好档案工作的信息化建设。

2.6加强档案电子资料管理

电子档案资料是档案信息的重要组成部分，在进行档案管理过程中需要加强对电子文件管理的重视，利用计算机网络系统和软件系统，对档案文件进行信息化的管理，采用科学的方式实现档案信息的分类整理、存储、共享、传输，进一步提高档案管理的集约化水平。在具体实施过程中成立专门的档案管理部门，加强电子文件管理，提升电子档案保护安全水平，制定统一的处理格式、接收方式，在保存不同档案资料的同时做好备份与权限设置。

结语

本文通过对基层档案管理与信息化管理相结合的精细化预算的应用进行分析，认为其能够促进基层的经济效益最大化，保证基层的发展与市场的发展保持一致。所以通过对基层的实际信息化管理进行恰当的分析，我们认为要树立精细化的信息化管理方式，制订科学有效的信息化管理制度，保证预算编制更加的科学准确，这样才能够促进基层档案管理的水平得到全面提高。

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