企业档案信息化建设的思考

企业档案信息化建设的思考

刘彩金

广东虎门大桥有限公司广东东莞523000

摘要：档案信息化建设是档案企业信息化建设的重要组成部分，对促进企业档案的开发利用具有十分重要的意义。本文对企业档案信息化建设展开了思考，分析了企业档案信息化建设的必要性和意义，并对企业档案信息化建设进行了详细的介绍。

关键词：企业；档案；信息化

0引言

随着信息技术的快速发展，我国已经进入信息化时代，信息化建设成为了企业可持续发展的重要途径。而档案作为企业发展的重要信息资源，加强其信息化建设，对提高档案管理水平，促进档案资源的有效开发和利用起到十分重要的促进作用。因此，如何做好企业档案信息化建设成为了当前企业面临的重要问题。

1档案信息化建设的必要性和重要意义

1.1档案信息化建设的必要性

（1）档案信息化建设是国家信息化建设发展的要求。随着电子政务和企业信息化建设的发展，国家“十一五”计划提出档案信息化建设的要求，档案信息化建设已经成为国家信息化建设发展的重点。

（2）档案信息化建设是企业信息化发展的要求。知识经济使得企业对知识资源的重要载体之一的档案更加重视，各种办公系统、应用软件、信息管理系统的应用，伴随大量电子文件的产生，使得传统的档案管理模式已不能满足新形势下档案管理的需要，档案现代化管理和信息化建设成为档案工作发展的必然趋势。

（3）档案信息化建设是企业档案管理发展的必然。档案是企业非常重要的信息资源，尤其是积累了大量的工程设计、科研技术、设备仪器信息的技术资料，更是企业的宝贵财富。

1.2档案信息化建设的重要意义

今天，数字化建设已成为评价一个企业信息技术和管理水平的重要标志，档案资源信息化、信息资源档案化，是社会进步的必然要求。数字档案室作为一个全新的档案管理方式，体现了先进的科学技术水平、先进的管理思想，是企业管理自身的需要，是企业档案管理发展的必然趋势，也是档案管理人员和技术人员向往的一种高水平的目标。

（1）档案信息化建设不仅仅局限于档案室，它是通过计算机网络连接在一起的档案组织机构群体。

（2）档案信息化建设中信息不仅仅是档案，还包括未归档的各类电子文件和资料，甚至是由实物采集而来的信息，是综合性的数字信息的完整集合。

（3）档案信息平台不是封闭的档案室信息网络，它是包括在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为博大的系统中的一部分。

（4）档案信息化建设将档案信息与其它各类信息更为紧密地结合在一起，成为一个有机的整体，它不仅仅为档案管理服务，而是面向整个企业提供服务。

企业档案信息化建设工作，不仅会给档案的查找利用带来极大的方便，还能有效地提高档案整体管理水平，从而对档案信息处理的标准化、管理过程的一体化和服务对象的社会化等提出更高的要求。加快推进档案信息化建设对档案管理人员和档案形成单位都具有非常重要的意义。

2档案信息化对档案人员素质的要求

档案信息化管理必然要求有与之相适应的档案信息化管理人才。因此，在档案信息化过程中，先进的档案知识必然是档案信息化建设事业发展的决定性因素，档案信息化管理人才必然是档案信息化建设事业发展的核心。

2.1文化业务素质

档案工作是一项涉及多学科的综合性工作，档案人员需要掌握档案学理论和文化知识，如信息学、社会学、计算机管理及现代化设备的操作技术等等。档案管理人员的素质决定档案管理工作的质量，档案管理水平的高低在很大程度上也取决于档案管理人员的业务素质。

2.2超前服务意识

服务观念和服务能力是每一个档案管理人员所必须具备的基本素质。服务观既是思想认识问题，又是业务素质问题；要靠思想教育工作，也要靠平时的训练。一旦养成服务观念和服务习惯，就会在工作中自觉地为利用者服务，考虑利用者的利益和需求。档案服务工作具有其自身的规律和特点，不仅需要有自觉的服务观念，而且要有一定的服务能力。要做到主动、热情、耐心、及时，善于与人交流，建立良好的人际关系。要自觉地服从和服务于企业的工作大局，只有这样档案工作才会充满生机和活力。

2.3情报意识和信息处理能力

现代的档案人在社会活动中日益充当着信息与知识的传播媒介和档案资料开发利用中心的角色。因此档案人员要具有强烈的情报意识和熟练的信息有极为敏感的反应，对待新学科、新知识有浓厚的兴趣和较强的感受力；二是指对待各种信息和知识有一种特殊的眼光和意识。信息处理能力包括信息接收和储存的能力、信息搜捕和检索能力、信息浓缩和提炼能力、信息开发和利用能力四个方面。

3企业档案信息化的基本要素

企业档案信息化建设既不是模仿纸质档案为主体的实体档案室，也不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信息技术普遍应用的基础上，把分散于不同载体、不同部门、不同系统的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的档案信息服务的数字信息系统。

档案信息化建设基本构成要素如下：

（1）基础设施：以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施。

（2）基础资源：以目前使用的软件所录入的条目信息为基本信息源，同时以各个时期、各种类别的档案信息库为基础资源。

（3）规范化体系：各种管理规范、标准和制度等规范化体系的建立。

（4）应用系统：包括档案管理系统、数字化加工系统、全文检索系统以及各种应用系统的接口。

（5）安全保密体系：采用身份认证、数据加密等技术实现永久保真和保障信息服务的安全性。

（6）各类相关人才：包括数字化加工与管理人才、标准化建设人才、数字档案室运行管理人才，以及按岗位制定的人员工作技术要求。

4企业档案信息化建设内容

4.1建设内容

企业档案信息化建设=基础设施+基础资源+应用系统+规章制度。其中：

基础设施=网络建设+服务器系统+存储系统+微机+数字化设备。

基础资源=现行归档文件+室藏档案+文件+资料等等，数字信息表现形式可以有图形图像文件、字处理文件和视频数据文件等等。

应用系统=系统平台软件+档案信息管理应用软件+其它应用系统接口+其它产品和技术的集成。

规章制度=标准化+科学管理模式。

4.2基础设施建设

基础设施的建设是整个档案信息管理平台的物质基础，包含了档案室局域网的建设、档案中心的建设、数字化加工中心的建设和档案业务管理工作站的建设。其中档案室局域网的建设需要对档案室进行综合布线和网络设备的安装调试，包括：地线、电源、电话、网线、机房的装修和网络交换设备、网络安全设备，机器的购买、安装和调试等项内容。

档案数据中心是档案数据存储和管理的核心，不管是建立在档案室还是由其它信息部门统一管理，都需要购买和配置服务器组、数据存储和备份设备、UPS电源、管理工作站等设备。

档案业务管理工作站的建立使档案管理人员通过网络和工作站来实现档案业务的自动化管理和实体的辅助管理（例如档案收集整理、目录打印、借阅管理、库房管理、鉴定销毁、统计、开发利用等工作），因此需要购买电脑、打印和输出设备。

5档案信息化建设势在必行

为促进企业档案信息化建设的健康发展，国家档案局根据中共中央办公厅国务院办公厅《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》和国家档案局中央档案馆《全国档案信息化建设实施纲要》精神，就加强企业档案信息化建设提出如下意见：

（1）充分认识企业档案信息化建设的作用；

（2）明确企业档案信息化建设的目标与原则；

（3）建立健全企业档案信息化建设规章制度；

（4）建立适应企业信息化要求的档案管理系统；

（5）完善电子文件归档与档案信息数据库的管理；

（6）加强对企业档案信息化建设的规划和指导。

6结语

综上所述，企业档案信息化建设是企业发展的必然趋势，是信息时代对企业档案工作提出的要求。因此，企业要顺应时代发展的潮流，加强对档案工作人员专业素质的培养，同时还要完善相关基础设施以及管理体系制度，加强对企业档案的信息化建设，从而提高企业档案信息化水平，促进企业的可持续发展。

参考文献：

[1]企业档案信息化建设的实践与思考[J].吴妮.新西部（理论版）.2016（16）

[2]企业档案信息化建设转型的思考[J].张艳玲.办公室业务.2014（06）