中职学校档案管理的问题和对策之我见

中职学校档案管理的问题和对策之我见

杨婷

杨婷

（四川省达州水电学校达州635000）

【摘要】：档案管理是学校党务和日常管理工作的重要内容。从某种意义上讲，该工作是衡量和评价学校办学管理水平的标志。它是一所学校在管理工作及教学、教研、学生入学、就业、社会跟踪、综合评价及服务活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的学校历史记录。学校档案真实客观地记录了学校发展的历程，是学校重要的信息来源。学生档案管理更是学校档案管理的重要组成部分。

【关键词】：中职学校学生档案问题对策

学生档案是学生成长的复制和还原，它关系到学生一生的发展，但目前，中职学校正面临着重大的改革，作为中职学校的工作重要组成部分的学校档案工作也面临着严峻的挑战。如何去找出档案管理中存在的问题及对症地解决问题是学校档案管理工作的重心。笔者在学校档案室从事了多年的管理，通过自己的总结，发现了一系列的问题并与对之进行探索，找到了一些解决问题的方法，现予以概括，形成如下内容，与同行共勉。

一、中职学校档案管理工作的问题

1.学生档案意识淡薄，档案材料残缺不全。

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性。所以对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。学校档案应为学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下学校各方面的工作。但目前在很多中职学校学生档案管理工作普通存在两种现象：一是因为思想上的不重视管理不全，没有专人负责，没有专门的档案管理室。尤其是对特殊学生的档案管理。学校对档案资料没有及时全面收集，加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

2.档案管理人员缺乏，管理员素质不高

专业专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

3.人档分离现象较为突出，不利于整合

由于中职由于中职学校各方面的原因，学生在流失、退学、修学等方面流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。这对于国家资助的补发造成了一定的困难。学校里的“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况：一是学生流失与退之变动与档案的流动未同步进行。二是转递工作不准确。三是收进转出登记制度不严，学生科档案管理部门不坚持定期的检查核对制度，对漏转、错收不易发现，随着时间的推移，这些档案也会成为“无头档案”。

4.学生档案收集整理不规范，服务功能不完善

目前中职学校学生档案一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案的收集整理缺乏标准化、规范化，错误百出，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、错别字连连、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失。

二、解决中职学生档案工作问题的对策

1.加强档案管理员的工作职责

中职学校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明，要搞好中职学校学生档案管理工作，首先必须理顺管理体制，做到组织机构落实。不论当前中职学校对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际情况，建立学生档案管理组织机构;不论学生档案是放在何处，都要有专人负责学生档案的管理工作。其次必须根据学生档案的数量，配备适当编制的专业人员。为了确保学生档案的管理质量，应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下，并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案馆，那么学生档案就应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保证学生档案的归档和整理质量。

2.努力提高学生档案质量，预防和处理“无头档案”

学生档案工作中出现的许多问题，其根源在于学校学生科和学校领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识学生档案对学生本人和国家的重要性。“无头档案”的存在给学校档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了学校学生档案工作的质量。为了防止“无头档案”的产生，各个专业、各个年级学生档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:学校学生科要与有关班级管理部门建立联系制度，及时获得学生变动的准确信息，包括学生的入学年份、家庭住址、户口所在地、国家资助的银行卡号、开户人、开户人户藉所在地、所读专业、何时流失等，然后及时将档案转入该学生新的主管部门，使档案与学生流动同步进行。

3.加速学生档案的电子网络信息化管理

随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，中职生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。要使学生档案全部纳人网络管理库，管理人员必须积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。

总之，中职学生的档案管理工作是学校工作的重要组成部分，作为档案人员，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。我们要以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。