企业人事档案管理问题对策刘佳怡

企业人事档案管理问题对策刘佳怡

刘佳怡

承德县服务外包返乡创业服务中心河北承德

摘要：企业人事档案管理工作内容极为丰富，是一门科学性很强的系统工程。新形势下，人事档案管理工作中出现诸多问题，没有现成的经验可借鉴，只有在实践中健全档案管理机制，提高档案管理人员素质，创新档案管理模式，才能不断促进和推进档案管理事业的健康发展。档案工作者必须解放思想，不断完善人事档案管理创新机制，充分利用人事档案管理反馈系统收集、整理各方面的信息，以及对人事档案服务的意见和建议，制定出改进方案，提升服务水平，进一步完善管理制度，为企业的发展与员工的进步做出新的贡献。本文就企业人事档案管理问题对策进行简单的阐述。

关键词：企业；人事档案；管理；问题；对策

人事档案是单位考察和任用人员的重要依据，因此人事档案的管理工作十分重要。随着社会的发展，人员的流动性不断加强，这对人事档案的管理提出了一定的挑战。人事档案管理工作如果没有到位，将会产生十分严重的影响。相关人员应当引起对人事档案管理的重视，对现阶段人事档案管理问题加以分析和研究，采取措施，使得人事档案能够充分发挥出价值，得到更好的利用，为社会服务。

1人事档案管理概述

各行业的人事档案都是体现出职工人才信息的重要依据，是全面记载一个人的从业发展进步史，也会体现出其一些最基本的情况，可以反映出个人的工作、学习、能力、德才等综合的数据，也是用人单位考察、任用、提拔、评价人员的凭证，一个良好的人事档案工作，是体现出用人单位在提拔任用人员上的公平公正的态度。

从求职者的角度看待档案工作，可以体现出用人单位正规程度与发展潜力，人事档案是对于求职者与在岗员工的充分重视，也是体现一名员工对学习、经历、成绩的记录。是人员享受社会与企业待遇的凭据，也可以帮助解决劳务纠纷等等问题。人员档案关乎着企业与员工的切身利益，人事档案的作用是多方面的，例如：可以为企业辨别人员身份提供佐证，也可以为在职人员办理社会保险、为职工代办申报职称等等，根据档案确定退休年龄，根据档案确定学历，代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整以及证明材料等等。

2人事档案管理存在的问题

2.1人事档案管理意识薄弱

人事档案管理过程中，相关管理人员对人事档案管理的认识程度不够，没有意识到人事档案的重要程度，认为人事档案管理工作是可有可无的。在实际的工作过程中，由于态度不认真可能出现档案信息填写不规范、档案丢失等状况，为之后的人事档案查看和利用带来不便。另外，一些单位的人事档案管理部门的责任意识较差，认为人事档案管理工作并没有为单位或者社会带来巨大的价值，缺乏责任意识。一些领导对人事档案管理的不重视，导致部门单位并没有人事档案管理部门，对人事档案管理工作的开展十分不利。

2.2人事档案内容质量不高

目前的人事档案内容质量不高，存在填写不规范、标准不统一的现象，使人事档案的利用价值因此而受到影响。在人事档案填写过程中，一些人员对自己的履历缺少细致的描述，并没有反映出他们的道德品格和特长能力。另外，存在人事档案规范性欠缺的情况，不利于人事档案的利用主要体现在书写的规范性、用纸规格的规范性以及用笔的规范性，对于该种人事档案材料，既不利于其保存，也不利于人事档案的利用。

2.3人事档案管理人员素质有待提高

很多从事人事档案管理工作的人员并没有接受过专业的档案管理培训，或者只是在入职之前进行了简单的岗位培训，对于如何提升档案管理水平认识不足。另外，随着时代的发展，档案管理方法不断发展，利用计算机加强对人事档案的管理已经成为一种重要的档案管理方式。人事档案的信息化建设和管理对管理人员的计算机水平有较高的要求，但是很多管理人员计算机技术仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。

3人事档案管理的建议和对策

3.1提高人事档案材料的质量

提高人事档案的材料质量，需要用人单位从制度上与重视程度上严格起来，真正把人事档案管理工作纳入到日常组织工作中，用制度严格控制其基础建设的缜密性，同时，也需要与其他各部门之间进行良好的沟通，进行相对应的技术交底，不断完善建立人事档案的考评工作与体系系统的建立，对于档案管理进行量化考核制度，不断促进人事档案管理工作标准化、信息化发展。

3.2严格执行人事档案管理制度

人事档案具有政治性和机密性的特点，不能随意公开和向外扩散。为确保人事档案的安全，严守档案的秘密，充分体现档案的严肃性和权威性，档案管理部门要建立严肃的工作纪律，加强制度建设，不断提高人事档案管理的规范化水平。

3.3加强人事档案信息化管理途径

基于信息化网络科技的全面性与时效性，人士当那管理工作的信息化系统的建立是为了达到管理信息化，这是人事档案管理的建设的一个关键性工作，人事档案的信息化管理平台建设应遵守透明化、高效化、高准确、实效化等，同时不断提高其工作的效率，是用人单位的人事决策更为科学、更加公正公平、能激发员工的工作热度，是用人单位可以更好的挖掘发展潜力。

3.4加快人事档案全文数据库建设

人事档案的信息数据库，是具备在档人员的信息查询、检索、统计、分析、考核、进步历程、工作经验、执行工资类别与执行层级等基本的就是概括，可以迅速的生成名册表格，统一的全文数据库应充分发挥其查阅的便利性与记录打印方便性，对于人员的职称评定与聘用状况有基本的数据记载，可提供技术先进、功能完善的信息化服务平台，以此实现单位内部管理、层级之间的人事信息资源有效共享，实现人事部门在对其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容进行查阅时有据可依。

3.5加强人事档案管理人员队伍建设

为了加强人事档案的管理工作，应该建立起一支具备扎实专业知识和较强处理问题能力的管理队伍，在组建过程除了吸纳档案管理人员，更应该注重对计算机系统、行为心理学等专业背景的人才的引进。因为信息化时代下，档案管理工作人员不仅需要档案管理方面的知识，还需要懂得一些计算机技术，这样才能更好地为人事管理服务，做好信息化时代下的人事档案管理工作。除了吸纳优秀人才，还需要对现有的人才队伍进行培训，逐步提高管理人员的业务水平和业务能力，从而提高人事档案管理水平。

3.61.更新手段，完善内容

人事档案的管理手段不是一成不变的，随着社会的发展，人事档案管理手段也要与时俱进。采用更加科学的管理方面和更加先进的管理理念，提高人事档案管理的效率，同时提高人事档案管理水平，实现人事档案的科学管理与利用。对于人事档案的内容，要注意其全面性、完善性和规范性。对于一些重复的、个性化不强的记录不应放在人事档案中进行保存。人事档案中的内容要侧重于人员的经历，能够真实反映出其道德品质、个人能力、特长等信息。

4小结

人事档案指的是在组织活动中能够反映出人员的学习工作经历及品德表现的一种记录，记录的形式可以是文字、声音、图片等。人事档案具有真实性、动态性、机密性等特点，是人才考察和人才任用的依据，也是管理流动人员的凭据。人事档案不仅和员工的职称、职务、户口等息息相关，和养老、医疗、保险等国家福利政策也有密切的联系。因此，人事档案管理具有十分重要的意义。

参考文献：

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[3]杨静.浅谈合并高校干部人事档案管理存在的问题和对策[J].办公室业务，2015，01：53-54.