强化企业档案管理信息化建设的方法刘梦洁

强化企业档案管理信息化建设的方法刘梦洁

刘梦洁

刘梦洁

新疆克拉玛依市城投工程建设项目管理有限责任公司新疆克拉玛依834000

摘要：目前企业档案信息化建设中存在很多问题，我们要认真分析，并且采取有效的措施解决其中存在的问题，促进企业档案信息化建设，进一步提升企业工作效率和经济效益。本文主要对强化企业档案管理信息化建设的方法进行了分析研究。

关键词：企业档案；信息化；存在问题；强化方法

引言

加强企业档案信息化建设是新形势下企业档案管理工作发展的大方向和必经之路。企业档案管理工作量大、繁琐复杂，而传统的人工管理模式已难以满足新时代下企业工作需求，信息化时代的到来对企业档案管理工作来说既是挑战，也是机遇。所以，企业档案部门应顺应时代发展形势，把握发展机遇，明确档案信息化建设目标，力求档案信息化建设与社会同步发展，进一步加强档案管理各项内容信息化建设，确保企业档案信息化建设进度和质量，为提高企业档案工作质量和工作效率提供保障。

1企业档案信息化建设概述

档案信息化，就是指按照国家有关部门颁布的档案信息化相关法律法规，运用计算机网络技术，对企业的档案进行收集、整理、保存、利用，并最终转化成优质的社会服务。企业档案信息化的内容，主要包括以下几点：第一，利用办公自动化软件，进行企业电子文件的管理；第二，运用电子储存设备，将企业档案信息数字化；第三，企业档案部门利用计算机网络技术，为企业内部外部人员提供档案网络服务；第四，在企业档案网络服务的基础上，结合传统的档案馆服务项目，建设企业数字档案馆。企业档案信息化的特点包括：保持企业档案的原始性、实现企业档案管理的全面覆盖、提升企业档案信息的时效性、表现企业档案管理的特殊性。

2企业档案信息化建设存在的问题

2.1企业档案管理信息化技术落后

国内很多企业的档案信息化建设还处在初期阶段，档案信息化建设工作面临的最大问题是信息化技术的不成熟，企业在信息化建设过程中经常出现这样那样的问题，比如说，信息化运行过程中，管理软件无法高效掌控企业档案管理工作的要求，而且很多企业在档案存储技术上存在很大的问题，企业现代化信息设备也得不到更新，信息化技术收集资料的能力和措施都不够完善，导致企业档案信息化建设技术落后，停滞不前。

2.2管理制度不完善

很多企业的档案管理制度不完善，首先，领导对档案管理工作不够重视，导致档案管理的很多规定形同虚设，没有约束力和执行力度，很多管理细节上的问题得不到有效的解决和优化，具体的工作细节上的规章制度没有明确的规定，导致职工职责不明，档案管理工作不能达到高度协作的效果。其次，企业的档案管理工作缺乏一定的奖惩制度和监督措施，没有专门的监督制度和监督机制，员工工作表现也没有明确的惩罚机制，导致员工工作的积极性严重下降，工作的执行力度不够，工作质量降低。

2.3管理模式不完善

如今，很多企业还在采取传统的档案管理模式，没有形成单独的档案管理部门，也没有专业的档案管理工作人员，这样的档案管理模式必定是落后且不完善的，有碍于企业的进一步发展。也有企业初步实施了企业档案的信息化建设，但仅仅局限于用计算机技术在归档文件的在案编辑和归档管理上，企业内部没有建立统一的档案管理信息化平台，信息管理工作的效率得不到提升，导致整个企业的工作效率都会受到影响。

2.4档案信息化管理人员综合素质有待提升

国内企业档案信息化建设还处在初期阶段，大部分档案信息管理人员的专业知识还没有得到全面的更新，所以，很多档案信息管理人员的专业素质还有待提升，专业技能不过关，他们对档案信息化管理的概念模糊不清，不够透彻地理解各个工作细节和要点。实际工作过程中，档案信息管理人员对信息化操作也不是很熟练，导致档案管理工作中经常出现问题，影响到整个企业的工作效率。

3实施档案信息管理对策

3.1加快档案信息化进程

完善档案信息化基础设施建设。在新建档案馆或扩建档案馆时，将档案信息化基础设施建设纳入基本建设总体规划，将网络布线、软硬件平台和智能化库房控制及安防设施建设纳入信息化整体解决方案中；加强信息化网络建设和软、硬件建设，部署基于服务器的网络版档案管理软件，建成具备为数字档案管理提供“收集、管理、存储、利用”的软、硬件系统。统一部署档案管理平台。企业应统推企业集团级档案管理系统，实现档案的统一管理，企业各分支机构根据各自实际需要，可补充建设相对应的业务平台，满足个体需求。开辟新的档案利用渠道，加强新的服务手段建设。纸质文件应向电子文件转化。企业通过建设网站，制作网页，不断推广和普及在网上开展政务活动、宣传教育、电子商务、远程教育、招聘、阅读浏览和搜索资料等。使用户足不出户，就能在互联网各个终端机上进行远距离网上查检索和利用，真正实现资源共享。

3.2领导对硬件设施给予足够的重视和支持

随着科学技术的进步和互联网技术的进步，企业信息化建设已经进入了一个更加先进的阶段，传统的档案管理和管理方法已经不能适应信息化的发展。企业必须使档案的建立和管理适应当前企业管理发展的要求。创新现行档案管理体制，建设企业档案信息化势在必行。首先，作为一个企业的领导者，应该对档案信息管理有一个更加客观的认识，并引起足够的重视，然后制定一系列的措施来保证企业档案信息的建设，并给出档案建设管理部门的硬件。技术支持。第二，建立相关的监督和领导机制，把企业档案建设和管理作为企业管理的日常内容，从根本上提高企业档案信息的管理水平。

3.3打造高素质档案管理人才队伍

定期邀请相关专家学者对企业档案管理人员进行相关培训，提高企业档案的基本素质和业务能力。企业档案管理人员需要熟练使用计算机，能够通过扫描来熟练地以文件的形式存储文件，并具有很强的文件数据处理和收集水平，为档案信息服务平台的建设提供服务。文件信息。袖手旁观。能够及时掌握相关新技术、新设备的应用技术，提高档案管理人员的应用水平。完善人才制度，制定和实施有效的人事激励制度，通过多种方法提高档案管理人员的基本素质和业务能力，为档案信息管理提供人事保障。

3.4档案电子管理

根据相关文件管理的具体要求，使用诸如现代设备、扫描和其他电子处理方法的电子设备将原始文件信息（如纸质文件和数据）转换为电子文档或电子设备。重用信息。离子技术（如数据库技术、数据压缩技术等），根据相关要求、标准，建立数据库文件信息，可将其转换为综合文件信息管理手册的管理。此外，还需要更新信息数据库系列，加强与其他部门的协作，及时收集有关部门的数据，加快基础信息数据库的建设，使电子文件易于访问和使用。

3.5强化档案信息安全管理

不论从档案的凭证性还是情报性来说，加强档案的信息安全管理是新时代提出的新要求和课题。首先，在档案形成和采集过程中需考虑信息安全。应保证收集主要数据的完整性，同时也应避免数据的冗余问题。在收集信息时注意对涉密信息的特殊管理，尤其在数字化的过程中，应采取物理隔绝，保证信息“涉密不上网，上网不涉密”。另外，可以利用现有的加密条件对涉密文件进行加密保管和传输，最大限度地保证信息安全。其次，在档案存贮过程中也应考虑信息安全。应建立独立的档案保密室，档案室要尽可能满足防盗、防火、防潮、防虫害的要求。档案保密室需设置专门的档案人员管理，配备必要的安保力量，保证非相关人员不得随意出入档案室。此外，对于涉密文件还要使用保险箱（柜）单独存放。最后，在档案借阅时仍需保证信息安全。制定严格的档案借阅拷贝制度，形成或完善档案查阅审批流程，保证所有档案信息在有限范围内共享。拥有审批权限的领导对于档案信息知悉范围应进行严格把关，对非必要知悉者严格杜绝其掌握并利用核心档案信息，以确保重要档案绝对安全。并应建立档案安全应急防范机制，尤其应做好档案数字化外包和其他业务外包等过程中的安全保密工作，杜绝档案失泄事件发生。

结束语

档案管理信息化建设需要经过长期的不懈努力，必须做好建设规划，根据档案管理信息化建设的客观规律，从制度规范建设、基础设施建设、应用系统建设、信息资源建设四个方面，科学地制定档案管理信息化建设总体方案，合理安排建设进程。档案管理信息化建设是一个系统工程，也是企业总体信息化建设的一部分，要与其他业务系统统筹、同步发展，不可能一蹴而就，建设过程也是不断改进完善的过程，要不断总结经验教训，积极推进档案管理信息化建设的健康发展。

参考文献：

[1]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014，（3）：32-36.

[2]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.

[3]卢显阳.提升档案管理科学化水平的有效途径分析[J].青年与社会（下），2014，（11）：288-289.