国企档案管理的重要性及有效措施研究

国企档案管理的重要性及有效措施研究

张远芳

广州市增城区城乡规划与测绘地理信息研究院广东广州510000

摘要：随着经济的发展和社会进步，在知识经济时代下，对于企业来说，档案具有极大的价值，它不仅记载了企业经济活动的各种记录，也记载和收集了企业有价值的信息。在信息化时代下，档案以数据资料库的形式呈现，为企业的后续决策提供重要数据依据。尤其是对于国有企业来说，随着经济发展改革的推进，国有企业在发展过程中面临着日益激烈的竞争优势。本文基于笔者自身的实际工作与学习经验，站在国有企业的角度上，阐明了业务档案管理的重要性，提出了做好业务档案管理工作的关键措施以及档业务案管理工作的整体规划方向，以期能提升国企档案管理工作的质量与有效性，促进国企良好、长远、稳定发展。

关键词：档案管理、重要性、有效措施、研究

一、业务档案管理的重要性

企业业务档案信息资料的形成，来源于其管理、运营和生产等各个方面，记录了企业的成长与发展历程。值得一提的是，业务档案虽然属于是一种历史性的记录材料，对于企业而言具有历史价值，但其价值还远不止于此。在当前的社会市场环境和技术条件下，业务档案内容的形式多种多样，除了传统的文字档案外，还包括图片、录音、录像和其他各种专业化的图纸等等，这些档案内容记录了企业在过去的一切历史活动，对于企业的未来发展可以作为凭证、参考和指导。

例如，在企业的行政管理工作当中，可以基于相关的档案资料，来拟定管理计划、做出管理决策，提高行政管理的科学性、可操作性，提高行政管理工作的水平和效率；在企业的经济运营过程当中，可以参考过往的财务档案，制定经济财务风险管理方案，保证企业经济财务的健康稳定；在企业的文化建设过程当中，可以通过对档案资料的总结，来提炼企业精神、思想，让所有人铭记企业的发展历程，不忘本，增强企业的凝聚力、竞争力；最后，在企业的法律活动当中，有了档案的存在，便能提供出有力的凭证，帮助企业抵御市场法律风险。

二、目前档案管理工作存在的主要问题

1.企业不重视档案管理工作

目前大部分国有企业还不够重视档案管理工作，还存在着档案管理人员工作环境较差、薪酬较低的问题。这些客观因素严重影响了国有企业档案管理工作的效率，不利于提高工作人员的积极性。

2.档案管理制度不够健全

目前我国大部分国有企业还没有建立相对完善的档案管理制度，对档案管理缺乏相应的管理标准，导致了档案管理工作较为混乱。随着计算机技术的发展，信息技术和档案管理工作得到了很好的融合，但是信息技术在档案管理中还没有得到很好的普及，传统档案管理问题仍然存在。

3.档案管理人员素质较低

目前我国各大企业的档案管理人员普遍存在着素质偏低的问题。由于档案管理工作复杂度较高，管理人员需要对很多档案进行归类和整理，在档案管理过程中，很容易出现错误。而企业缺乏对档案管理人员的入职培训，导致了档案管理人员不能熟悉的把握业务。其次，很多企业没有认识到档案管理工作的重要性，对档案材料缺乏保护，导致了档案损坏严重的现象。

三、有助于业务档案管理的发展规划的意见和建议

业务档案管理工作是一项繁琐而机械的工作，要全面做好此项工作不仅需要工作人员有极大的耐心和责任心，认真严谨地对待每一份档案资料，确保过程中档案资料内容的完整性和可查性，还需要工作人员和企业管理人员结合信息发展方向，紧跟时代发展步伐，不断地进行经验总结，使档案管理工作更加规范化、整体化、人性化、科学化。

1.不断完善过程管理，加快档案管理信息化。

信息一体化是档案管理工作的发展趋势，信息化的档案管理方式不仅能够提升档案管理质量，还能显著提升档案管理的效率。档案管理信息一体化系统能够及时整理办公系统中产生的数据，定期收集、整理、归档文件材料，解决了文件材料归档整理流程中产生的重复作业问题。同时实现了高效查询，降低了档案破损和管理成本。

2.利用计算机应用平台，规范信息化系统管理

为实现档案管理工作信息化，我们可以建立健全信息一体化系统应用，加强硬件、软件平台的建立，利用云计算或者大数据等现代化的技术，完善档案管理。为更好地实现对档案的信息发挥作用，参照高校数字化图书馆的建设和管理，国有企业也可以创建企业内部网络，提升网络中的信息检索功能，为职工建立实时在线服务功能，随时解决职工在档案查询检索中的问题，提升档案的利用率，促进国有企业档案管理工作水平。

3.建立健全业务档案管理制度，规范业务档案管理

企业在日常运行管理中会不断产生许多业务档案，这些档案虽然较为琐碎，但是其有数量巨大、内容繁琐、项目众多，能够在特定时刻为企业的发展产生具有指导意义的参考价值。为了保证管理质量和管理效率，企业需要对业务档案的收集、整理、排号都必须严格按照规定进行，内容字迹必须要清晰，业务档案只有按照规章合理办理，才能从根本上保证其管理科学、有序。

4.加强业务档案管理人员培训机制，强化业务能力。

各单位要结合自身实际情况，创建合理的业务档案培训机制，培训专业的档案管理人员，为了适应大多数员工的需求，可以实行网络培训为主，现场培训为辅的方式，在对管理人员进行基础知识培训的层面上，着重加强其对档案管理实践知识的培训，为了提升员工的学习激情，企业内部可以开展“专业技能大比拼”的活动，对优胜者给予一定的物质奖励；也可以将比赛成果同当月或当季度工资挂钩，促使其不断强化自身技能，以便更好地为档案管理工作作出贡献。

5.做好业务档案日常管理，确保重大项目业务档案完整

为抓好重大项目建设工程的业务档案，首先是要做到建设项目文件材料收集与工程建设管理流程同步进行，确保档案材料信息的即时性、完整性、准确性、客观性，避免发生材料信息遗漏。其次要利用项目建设业务流程控制和规范档案材料归档管理流程，体现业务档案管理在内容上、进度上、形式上与项目建设保持一致，这能够使档案资料信息在未来最大化的还原工程建设实际情况，提升档案管理的质量与有效性。

6.做好业务档案细节管理，确保基础数据完整准确

做好业务档案管理过程中的细节，必须养成良好的日常工作习惯，做好平时归档工作，推行“案卷类目”。坚持定期归档，每年四月底前完成上一年文件材料的组卷归档工作。统一基本做法，即分类、组卷、填写目录、装订等尽可能做到一致。统一验收标准，每年归档依据验收标准进行，为将来档案进馆工作打下良好的基础。

结语

总之，在信息技术时代下，企业的各种信息数据都以档案的形式呈现，为了更好地保护企业经济效益，就要确保档案管理工作的顺利进行，杜绝档案管理过程中的种种问题，充分发挥档案管理的价值，特别国有企业要完善业务档案管理机制，加强对业务档案管理人员的培训，不断提升档案管理业务技能，这样才能实现档案管理工作在实际工作中的主导作用。

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