论企业管理中的基础档案管理

论企业管理中的基础档案管理

王光照

（合肥鑫晟光电科技有限公司，安徽合肥230000）

摘要：只有时代的企业，没有永远成功的企业。企业一个阶段、一个时期的成功可能是踏准了时代的节拍，但外部变化非常快，企业不一定总能踏准节拍。管理提升就是要成为时代的企业，踏准时代的节拍，这就是要求我们在提升过程中不断创新和战胜自我，在市场中以变制变，变中求胜。在整个管理提升活动中，通过自我评判，自我审视，档案管理至少应该在以下几个方面进行提升。即：提升档案理念；提升档案利用能力；提升档案管理管理水平；提升档案信息化管理；提升档案工作人员的素质。

关键词：企业管理；基础档案；管理

前言：

对于企业来说，企业基础档案的重要性是不言而喻的，它作为一种信息资源，作为企业的科研、技术、生产和经营等活动的真实记录，同时也是企业管理中的重要组成部分。如果没有信息、数字以及资料管理就很难在这个瞬息万变的市场中捕捉机会，另外，企业保护知识产权的基础性措施之一也是基础档案管理。在发生知识产权的纠纷时，企业基础档案往往能起到非常重要。所以，在日常的工作中各企业应该注意各种档案材料的收集和积累，并且一定要按照要求进行科学的分类和整理，统一管理本企业各种载体、各种类型的基础档案，使基础档案得到有效利用。

1.现阶段基础档案管理存在的薄弱环节

1.1.对基础档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分基础档案人员都是处于默默无闻的工作状态中，部分领导干部也对基础档案工作的重视不够，认为基础档案工作不会对企业的生存发展起到什么作用，只是一般保管性、事务性的工作，只要做到不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了，甚至还出现了重要档案找不到根底的现象。

1.2.基础档案管理力量薄弱，管理手段落后

大多数基础档案管理人员身兼数职，导致对基础档案工作的投入精力十分不足；或没有得到专业的培训、对基本常识不清楚，导致其业务水平比较低；甚至有些基础档案管理人员没有任何从事管理基础档案工作的经验，抱着草草应对，应付了事的态度，只是在基础档案盒中归置放入日常的事务材料，以应付上级的验收检查。但是如果不能将重要的文件按照要求及时严格的整理归档，就会对今利用基础档案甚至企业发展造成非常严重的后果。

2.基础档案管理对企业发展的重要性

2.1.企业基础档案是企业日常活动的资料库

档案记录着企业成长的点点滴滴，一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图文、录音、影像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。它不仅仅是企业生产经营活动的简单记录，更能体现出企业发展的规律和未来发展的方向。企业的日常活动，例如做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。

2.2.有效的企业基础档案管理可以防患企业商业秘密的外泄

企业档案无不涉及商业机密，在市场竞争日益激烈的今天，企业与企业之间，国内企业与国外企业之间，收集信息，利用情报，获取对方的档案资料，是出奇制胜、打败对手、占领市场的重要手段之一。如果没有统一管理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。相反，如果企业的档案得到公司的重视，管理上规范有序，管理人员的保密意识强，则能够有效地防止企业的商业机密外泄，保护公司的利益。

2.3.基础档案管理可以简化工作程序，提高工作效率

企业管理千头万绪，但不论是技术研究、人力资源、行政管理、业务经营、采购物流以及财务资金等等都与事务性工作离不开（签章盖印、信函交寄、文印收发、企业档案）。如果没有做好档案的收集和整理工作，一旦以后工作发生问题就无从查证。工作人员从一开始就要有档案记录保存的习惯，形成科学规范的档案管理流程，这样有程序有制度的逐级办理，有利于工作的明确分工，权责分明，从而有效提高工作效率。

3.如何更好地在企业管理中更好地发挥基础档案管理

3.1.强化企业工作人员的基础档案意识

当前，在市场经济条件下，人们对基础档案工作的重要性及其作用还认识不足。这就要求企业领导者从全局出发，既重视基础档案的基础设施建设，又重视基础档案工作的深化管理和有效利用，使基础档案管理工作深人人心。促使基础档案人员和企业工作人员积极配合，通力合作，取长补短。一方面企业工作人员严格按照程序认真积累文件材料，及时整理、鉴定和归档。基础档案人员则应对基础档案工作各个环节提出要求，指导和协助各部门做好立卷归档工作，发现和研究工作的新内容、新问题，正确树立基础档案的价值观、时效观、动态观，增强效益意识、信息意识、服务意识，在实践中要积极主动地探索新的途径，使基础档案管理的水平得以提高，为企业的经济建设添砖加瓦。

3.2.全面提高基础档案人员的综合素质

基础档案人员的技能和素质要求正随着我国市场经济体制的逐步建立而越来越高，基础档案的管理人员知识结构单一与传统的管理基础档案的方法，已经无法完全的适应时代发展的新要求。因此，全面提高基础档案人员的综合素质就显得尤为重要和迫切。

3.2.1.倡导行业精神

基础档案工作的行业精神是基础档案工作者所表现的烙尽职守，不图名利，无私奉献的行为风范它是推动基础档案人员自觉提高自身素质的“源动力”，一个人只有树立了正确的世界观、人生观和价值观，只有全身心投人到本职工作中，爱岗敬业，才能产生渴求知识，吸收“能源”的动机。所以引导广大基础档案人员不断加强职业道德修养，树立扎根基础档案工作，专心致志搞好基础档案工作的行业风尚。

3.2.2.更新知识结构

新时期基础档案工作也面临着机遇和挑战，一个好基础档案工作者，除有扎实的理论素养和深厚的基础档案专业基础知识外，还必须全面学习掌握新知识，拓宽自己的知识领域，结合基础档案工作特点，掌握并灵活运用现代化技术和技能，不断提高综合分析能力和编研开发水平，从而成为有知识、懂业务、会管理，胜任本职工作的行家里手。

3.3.适时有效地利用基础档案

（1）超前性

要及时准确地掌握资料信息，将科研、生产、经营等实际工作紧密相连，围绕工作热点、难点以及重点问题提供基础档案资料，为领导的科学决策提供依据。

（2）系统性

全面系统地提供基础档案信息，并主动为相关部门提供系统的完备的基础档案资料，尽可能地满足科研、管理和生产的需要。

（3）实用性

开发利用基础档案资源要根据本企业的特点进行，力求保质保量，及时高效为企业提供服务。

（4）深人性

基础档案工作者必须深人到企业经济建设领域，企业发展到哪里，基础档案工作就延伸到哪里，使之与生产、科研、建设项目同步进行。

3.4.深化基础档案管理

（1）实现科学化的基础档案管理的基础以及重要前提都是建立健全文件等资料的归档制度，做好文件等资料的归档工作需要形成制度，明确职责并落实到位。

（2）基础档案工作的起点和基础都是收集好、组卷好文件材料，要求每个部门与工作人员做起，进行一次全面的清理和整理，以保证各个类别材料齐全、完整。而组卷工作则应遵循：

1）顺序原则，一个案卷文件材料是一个类别的全部，并按形成时间顺序组卷；

2）代表性原则，将最能反映工作概况的文件放在全部案卷之首，而封面的标题应是最能准确揭示卷内文件材料的具体内容；

3）美观原则，整齐干净，破损的材料加以修补，厚的材料组成两卷或数卷，太薄的材料几个类别可以组成一卷；

4）内在联系原则，同类文件可以分声像、图片、文字等形式分别组卷、保管，但相关基础档案标号要保持一致；

5）经常性原则，即坚持平日归卷，及时归卷，不散失一份文件材料。

4.结束语

档案虽然不能直接产生效益，不能直接为企业带来利润，但是档案工作者通过对档案的管理，对档案资源信息的开发，能够为企业开拓市场和决策者管理提供服务和依据，能够间接的为企业获取更大的利益。因此，档案工作是企业管理工作的重要组成部分，档案的管理提升是企业管理提升不可缺少的一个重要环节。

参考文献

[1]胡京津.浅析当前企业档案管理中存在的问题及对策[J].档案天地，2010（10）.

[2]闫建榕.加强企业档案管理工作的几点思考[J].城建档案，2010（6）.

[3]电力企业档案管理中存在的问题及对策[J].汤津行.中国集体经济.2009（6）：59-60.

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