杨凤仙(厦门市仙岳医院)
摘要:以信息化和网络化为代表的新形势给档案管理工作带来了新的挑战,也为档案管理人员素质提出了新的要求。本文在认识面临挑战的基础上,归纳了新形势下档案管理人员基本素质要求,并提出提升档案管理人员素质的对策与建议。
关键词:档案管理人员素质对策新形势
0引言
随着改革发展的不断深入和信息技术的不断革新,档案管理工作在经济社会发展中的作用日益突出,档案管理专业化、技术化不断增强,这就要求档案管理人员具备更新、更高、更强的能力和素质。
1新形势下档案管理人员面临的挑战
新形势下档案管理工作的突出特点是技术更先进、内容更丰富、分工更专业。技术更先进集中体现在档案管理中普遍采用计算机和网络技术,极大地提高了档案管理的效率和效果;内容更丰富主要是由于知识爆炸时代衍生出更多的信息,许多重要信息都纳入了档案管理范围之内;分工更专业意味着档案管理作为一门专业化管理工作,已经在众多单位中得到重视和普及。然而,新形势下的档案管理也必然伴随着其自身固有的缺陷和弱点,即保真、保密、保存、保读取等难题。实践中,美国阿波罗登月和北京亚运会的一些电子信息已经无法读取。前不久,国家保密局对中央各单位的档案管理工作检查中,发现大量管理漏洞,而且有些单位的机密已经泄漏,这都为档案管理人员提高能力素质提出了新的挑战。
2新形势下档案管理人员基本素质要求
新形势下档案管理人员应该具备新的素质,概括而言,需要在意识、能力、精神三个方面有新的提升。
2.1树立三大意识
2.1.1服务意识以往,档案管理具有极强的被动性,将工作定位于保管为主。然而,随着当前形势和社会发展的需要,档案的经济价值、市场价值逐渐显现出来,这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识,深入社会调查研究,了解信息需求方向,充分发挥好档案信息资源的作用,服务经济社会发展。
2.1.2安全意识有些档案涉及到国家安全和社会稳定,有些档案关系到企业竞争与发展,有些档案影响到个人隐私与生活,因此,档案管理人员应该树立较强的安全防范意识,防止档案泄密事件发生。
2.1.3创新意识创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力,新形势下,以往那种因循守旧、墨守陈规的工作做法将不再适应。因此,档案管理人员必须树立创新意识,勇于探索、勇于创新,不断研究共性的、规律性的新问题,提出创新的决策对策和办法。
2.2打造三类能力
2.2.1操作能力要成为一名合格的档案管理人员,最基础的是要具备实际操作技能,具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定,档案著录、标引、档案的保护等。此外,还需要具有统筹安排、仔细耐心的基本品质。
2.2.2管理能力要成为一名优秀的档案管理人员,除了具备基本操作技能外,还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序,如何能够协调处理好这些程序的衔接,必然要求具备一定的管理能力。
2.2.3学习能力适应新形势的要求,档案管理人员还必须具备学习的能力。当前已经进入终身学习的时代,不会学习将会成为新时代的“文盲”。同样,档案管理工作内容、技术也在日新月异,不主动学习、不善于学习,将最终会被淘汰。
2.3培养三种精神高素质的档案管理人员应该培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神。只有对档案管理工作热爱乃至迷恋,才能全身心地投入到工作之中,做出新的成果;只有求真务实的作风,才能脚踏实地,一步一个脚印,闯出自己的一片天地;只有甘于奉献的精神,才能充满前进的动力,抵制各类诱惑,努力为档案管理工作作出应有的贡献。
3新形势下档案管理人员素质提升对策
档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升,这既是当前档案管理工作的重点,也是实践中的难点,提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。
3.1营造良性竞争氛围以往,档案管理工作中最突出的问题就是缺乏竞争,档案管理部门与单位其他部门之间没有对比,档案管理部门内部人员之间没有竞争,这极大地制约了档案管理人员整体素质的提升。因此,必须营造良好的竞争氛围。首先,单位要改变对档案管理部门的认识,树立“档案管理也能出效益”的理念,将其置于与其他部门同等重要的地位;其次,部门内部要建立以“竞争、激励”为核心的文化氛围,引导档案管理人员的思想行为;最后,要制定一系列相关的政策和措施,落实和保障竞争理念的实施。
3.2建立完善的激励体系理论上,激励包含正激励和负激励两个方面,即奖励和惩罚。实践中,激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。
3.2.1奖励措施针对档案管理工作人员的表现,可以制定一系列的奖励措施。例如,对作出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式,并充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。
3.2.2惩罚措施建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系,对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施,切实改变以往那种“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误思想。
3.3健全考核评估制度激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据,这就要求健全考核评估制度。
3.3.1制定考核标准考核标准从意识、能力、精神三个方面考虑,评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目,广泛征求群众意见,设立相应的评分标准,进行定量和定性评分。
3.3.2客观的考核考核过程中,可以考虑采取360度考核策略,即从服务对象、领导、档案管理内部员工、其他部门员工多个角度进行测评,确保评估结果的公正、客观和公平。
3.4加强培训学习培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径,在培训方面:第一,促进培训的经常化、制度化。实践中,许多单位对于档案管理人员缺乏培训,或采取随机培训的方式,这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划,有针对性地开展培训工作,确保实效。第二,培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式,内容枯燥无味,应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式,培训的效果将会更加突出。第三,及时检验培训成果。以往都是重视培训组织,轻视效果检查,这难以调动档案管理人员的积极性,因此,必须建立培训后的考试、考察制度,及时巩固培训成果。
在学习方面,要积极营造学习氛围,打造学习型组织。一是要以终身学习为目标,倡导经常学习、时刻学习;二是要全员学习,带动全员参与,提高整体素质;三是要全过程学习,对档案管理工作的整个流程进行深入学习改造;四是要团队学习,促进成员间的互帮互助。此外,单位或部门应该创造一定的学习条件,例如,保证档案管理人员的学习时间,报销一定比例的书费等。同时,还要开展一系列的活动,包括知识竞赛、技能比赛等,调动档案管理人员学习的主动性和积极性。
4结论
总之,在新形势下,档案管理工作存在着新的挑战,也对档案管理人员提出了新的素质要求。当前,档案管理人员必须树立三大意识、打造三类能力、培养三种精神,才能适应新时代的要求。然而,提高档案管理人员整体素质需要借助于创造良好的竞争氛围,建立科学的激励体系,健全公开、公平的考核评估机制,并加大对员工的培训力度,倡导员工自我学习。
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