浅谈工程竣工资料的收集及整理黄凌芳

浅谈工程竣工资料的收集及整理黄凌芳

黄凌芳

广西建工集团第五建筑工程有限责任公司广西柳州545001

摘要：工程竣工材料往往容易被忽略，但是却是相当重要。本文主要分析了工程竣工资料收集和整理过程中常常遇到的几个问题，并就怎样进行工程竣工资料的收集及整理提出了一些要点。

关键词：工程；竣工资料；收集；整理

建筑工程从建设准备阶段到施工阶段，乃至竣工阶段，都会形成一定的文字图表材料以及影像材料，我们不但要重视施工质量和施工进度等施工方面的因素，还必须注意这些材料的收集和整理。这些材料是工程的宝贵财富，是工程正常施工、维修以及改建的重要必备材料，也是竣工验收时不可缺少的文件材料。所以，做好工程竣工资料的收集和整理工作，意义十分重大。

1工程竣工资料收集和整理过程中常见问题分析

1.1没有及时整理资料

当完成对隐蔽工程的现场验收后，本应立即将相关内容填入验收记录表中，并办好相应的签证手续。但是，很多工程都是在几天后才迟迟办理签证，这就容易导致出现表中的验收日期跟实际验收日期有出入的情况；分部工程没有及时的进行验收；因为工程初始阶段的事情多，会跟其他很多专业产生关联，需要做好相互间的调解和沟通，所以，常常容易将资料搁置，没有及时的做好记录和整理工作。

1.2分部分项工程的资料不齐全、不规范

一些大型工程项目常会将部分工程分包出去，一些企业为了节约开支，或者因为前期的审查工作没有做好，把项目分包给了没有相关资质的企业，使得项目在完工时才发现技术资料不齐全或整理不规范等问题。

1.3资料未按单位工程实际进行组卷

依据施工资料管理的相关规定，当一个工程分为多个单位工程时，施工资料要以单位工程为组进行组卷。但是，因为一个工程的多项单位工程常常是由同一施工单位施工的，所以，施工资料也是几个工地共同使用，有的资料员同时兼任好几个工地的资料员，有时资料员为了减少工作量，就没有以单位工程为组进行组卷，而是将几个工地的合在了一起。

1.4真实性不强

部分工程为了赶工期，将以前一些资料修改了名称后直接使用，最后造成好几个工程项目的资料都一样的情况。再者，资料员并非天天呆在现场，对施工现场的实际情况并不是很了解，当有相关的验收和检查时，可能才临时整理一些资料应对，这些资料并不是实时的，而是“后补”的，导致这些资料的真实性不够。

2工程竣工资料的收集及整理要点分析

2.1做好施工阶段资料的收集和整理

施工阶段是真正形成工程实体的阶段，也是收集竣工资料最全面、最集中的阶段。一般，施工阶段的资料收集主要包括下述几个方面的内容：

（1）施工原材料的检测资料收集

凡是入场的原材料，必须填报《工程材料"构配件"设备报审表》，并附上“三证”和检验、试验报告。对于水泥、钢筋、防水卷材等这些需要取样检验的材料，还应按有关规定进行见证取样检验。进场的每一批次的材料的“三证”均应注明使用工程的名称、部位、代表数量，且每一批次的“三证”填写内容应一致。要进行见证取样的材料，其报告上必须要有见证取样章，否则视为无效。且所有见证取样材料复试报告的实验机构及人员均应有资质、资格，否则同样视为无效报告。

（2）隐蔽工程验收记录

在验收、检查隐蔽工程时，必须把隐蔽工程的质量情况、检查意见、复查情况等记录在表格当中。必须及时办理验收手续，不允许后补，是在需要复验的一定要办理相关的复验手续。隐蔽工程一定要等完全通过验收后，才能允许进行下一道工序的施工。

（3）及时填下施工记录

在填写施工记录时，一要求施工记录要每天记录，不得后补。若施工期间有间断，应在记录中加以说明，并在复工时进行描述。二要求施工记录要详细记录施工时间、天气情况、施工部位、工程量、施工人员、机械作业、“三检”和验收、材料设备进场等与施工有关的内容。三要求施工记录不仅完整地记录施工情况和技术质量安全情况，同时也要按实记录施工中出现的问题。

（4）各分部工程交叉间的工程资料收集

在一个建设项目中，任何一个分部工程不会独立施工，各个分部工程是相互交叉施工的，如基础施工时，电气部分也会同时开工，因此在收集资料时要同时收集电气分部的资料，如接地电阻的隐蔽检查记录、施工试验报告等等。

（5）工程质量验收记录

对于分项工程的质量验收，要求有施工单位和建设（监理）单位的技术负责人共同验收并签证；对于分部工程，要求由总监理工程师或建设单位项目技术负责人、施工单位项目负责人和技术、质量负责人及勘察、设计单位项目负责人共同验收并签证。在验收记录单上，每一批次、每一部位的检查验收要相应的验收结果及签证。

一般，在验收记录上，要求各参验方要共同商定写好验收结论，而建设单位负责对工程质量是否符合合计和规范要求及总体质量水平做出评价。

（6）安全资料的收集

安全资料主要包括：模板工程验收、漏电保护器检测、施工现场临时用电使用、基坑支护、脚手架、电焊机安装、塔式起重机安装、密目式安全网、隐患整改通知单、钢筋机械安装验收表、三级安全教育记录卡等等。

2.2竣工资料的编制、组卷

根据建设工程竣工档案须知：竣工资料的组卷应以形成规律和成套性为特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用，分类科学，组卷合理。符合档案管理的要求。一般结合项目工程的实际情况，制定符合实际的组卷方案。施工单位一般按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。组卷不宜过厚，一般不超过40mm，案卷无重复文件，为方便保管和利用，在工程案卷前加扉页，内容包括项目名称、开竣工日期、卷次、编制单位并加盖单位公章。

2.3竣工资料的验收与移交

验收前，由业主、监理和档案管理部门共同对竣工资料进行检查，检查内容是否真实、齐全，与实物是否一致，检查组卷方法、分类排序是否科学合理，检查案卷是否符合规范；竣工图的绘制是否符合要求。对检查组提出的问题，总包商应及时组织各施工单位进行整改，并经检查组确认后，再对所有竣工资料进行最终整理、组卷、编目和装订，并向业主指定的档案部门移交，移交归档案卷时，同时提交“案卷移交目录”一式两份，经交接双方核对无误后签字确认，作为移交凭证各执一份保存

2.4做好整理和保管

应要求有专人把资料收集回来进行统一的分类整理。资料要按单位工程、分部工程、子分部工程和分项工程逐项分类整理。拿桩基工程的资料来说，我们可以按桩号分别整理，可以把每根桩的施工原始记录、检查记录、桩身质量资料放在一起组卷，组卷要求是平行进行，不能交叉进行。对资料按照备案目录建立专门的台帐，台帐要求不但能反应工程的施工进度和竣工资料是否同步，是否完整，还能方便查阅。

资料的保管也很重要，现在很多工程项目都有单独的档案室，有专职档案员，我们要有健全的资料保管制度和借阅制度，档案柜内要存放防虫、防霉等物品，要有放尘、防潮、防高温的措施。特别是在温州沿海地区台风暴雨较多，工地现场很容易积水，因此档案室的位置不可在低洼处，资料要放置在较高的位置。

总之，竣工资料整理工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门的一项复合型工作，要保证工程竣工档案资料的完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程，就必须不断加强建设、监理和施工单位的管理水平，从而保证高质量竣工资料的形成。

参考文献：

[1]庾季英.浅谈建筑工程竣工资料整理[J].山西建筑.2008年19期.

[2]徐燕.刍议建筑工程竣工资料整理[J].城市建设理论研究（电子版）.2011年21期.

[3]原亮，武丽娜.浅谈关于建筑工程档案资料整理的注意事项[J].城市建设理论研究（电子版）.2012年15期.