浅谈医院采购环节的内部会计控制

浅谈医院采购环节的内部会计控制

陈益华

厦门大学附属第一医院，福建厦门361003

【摘要】医院采购环节管理是医院经营管理的重要组成部分，随着医院管理的不断深化，对医院采购环节的内部会计控制的要求越来越高。本文从医院采购业务的计划、请购、采购、合同、验收、付款结算等流程要点控制进行分析，提出了加强医院采购环节内部会计控制的措施，目的在于促使医院采购过程合法合规、透明公开，预防职务犯罪，并且最大限度地降低采购成本，提高医院经济效益。

【Abstract】PurchasingmanagementinHospitalisthecrucialpartofHospitaloperatingmanagement.AsHospitalmanagementdeepen,itraisedthehigherandhigherbarofinternalaccountingcontrolforhospitalpurchasingpart.Thisarticleanalyzesthecontrollingprocessofplanning,purchaserequirement,purchasing,contracting,acceptanceinspection,paying,suggestedthemeasureofenhancinghospitalpurchasingcostcontrol.Itaimsforfacilitatingthepurchasingprocesstobeinglegal,complaint,publiclytransparent,preventingjobcrime,andminimizingthepurchasecostasmuchaspossible,andboostingtheeconomicbenefit.

【关键词】医院采购会计控制

【Keyword】HospitalPurchaseAccountingcontrol

医院物资采购主要有医疗设备、药品、卫生材料、其他材料、办公设备、办公用品等。采购业务支出在医院财务支出中占了相当大的比重，如何科学地管理和控制医院物质的采购过程和环节[1]，是医院采购活动是否具有安全、经济、有效的关键。

目前，由于医院物资采购工作制度和监督机制不完善，导致采购项目质次价高,少数人权力过于集中，以致近年来医疗行业采购环节的职务犯罪不断发生，给社会、单位和个人造成了极坏的影响。为规范采购行为，加强监督管理，本文分析了采购流程的控制要点，并根据国家内部会计控制规范及医疗机构内部会计控制实施细则等相关要求，对加强医院采购环节内部会计控制的措施进行探讨。

1.采购业务流程的控制要点

1.1计划与请购

1.1.1医院物资采购实行计划管理。科学合理的采购计划，是满足医疗活动物资保障的前提，医院各部门根据库存及现有资产情况编制年度及月份采购计划。采购计划由医院采购工作领导集体研究审定。

1.1.2使用部门根据采购计划及业务需要填写请购单，注明请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及请购目的和用途等内容。按照医院规定的请购审批制程序审批，一般由采购部门、财务部门、业务主管部门共同参与请购的审核，由医院授权的分管采购负责人审批。紧急需求的特殊请购应制定特殊审批程序。

1.1.2.1医疗设备特别是大型、专用设备采购，须经过可行性论证审批。可行性论证一般从可行性、必要性、科学性、实用性等方面进行论证，防止盲目采购和决策失误造成经济损失。

1.1.2.2药品、卫生耗材、其他材料、办公用品等库存物资采购审批时，应分析其业务用量、库存量和性质，加强安全库存量与储备定额管理。既要保证医疗业务的正常开展，又要防止物资积压占用资金，影响资金使用效益。

1.2采购与合同

1.2.1采购部门应遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》,根据采购物资的不同类别、性质、规模、预算金额确定采购方式，属于政府采购目录及超过政府采购限额标准的采购应严格执行政府采购；属于药品集中招标采购范围的应执行药品集中招标采购；属于医疗卫生耗材采购应执行卫生部及各省市医疗机构医用耗材及试剂中标目录采购。

政府采购目录及采购限额标准外的物资采购，医院应制定相应的内部采购制度，可采取院内公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、定点采购等方式。由医院的业务部门、财务、监察审计等部门共同监督，使采购活动符合国家有关法律法规，又能采购到物美价廉的物品。

1.2.及时与供应商签订合同，明确双方的权利和义务，确保合同有效履行，防范采购纠纷。合同内容主要包括：供货时间、地点，设备名称、配置、附件、规格型号、性能与技术指标、数量、价格、安装调试、售后服务、付款方式、质保金和违约责任等。

1.3验收与付款

1.3.1建立严格的采购验收制度，验收时严格按照招、投标文件和采购合同的要求对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收。药品、卫生材料的验收内容包括：品名、规格、数量、产地、生产批号、有效期、质量包装、真伪、批准文号、检验报告单等，进口药品还应检查药品注册证、通关单、供货商业公司等。对于医疗设备的验收，组成有专家、技术人员参加的技术验收小组进行验收，填报《医疗设备验收报告书》，并进行资产登记后方可办理结算手续。

1.3.2加强采购付款的管理，经办部门严格审核采购预算、合同，按审批程序办理付款手续。财务部门应严格遵守国家有关财经法律法规，认真按照财务支出的审批程序办理，对合同、发票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证审核无误后向供应商办理结算。审核发现异常情况的，应当拒绝付款。

2、加强医院采购环节内部会计控制的措施

2.1合理设置相关岗位，明确职责权限

根据采购业务流程，合理设置岗位，明确各岗位责任、权限，加强制约和监督。建立健全不相容职务岗位分工制度,确保请购与审批、询价与确定供应商、合同订立与审核、采购与验收、采购验收与会计记录、付款审批与付款执行等不相容职务相互分离，杜绝由同一部门或一人办理采购业务的全过程。

建立健全岗位责任制，加强重点岗位及人员的管理和重要权力的约束，适当分解权力，采购人员及重要岗位人员实行定期或不定期交流轮岗，以降低职务犯罪风险[2]。

2.2建立健全采购管理内部会计控制制度

根据国家法律法规和规章制度，结合医院实际情况，制定物资采购管理办法，明确各类物资的采购程序、方式，制定科学规范的物资管理流程，明确计划编制、审批、取得、验收入库、付款等环节的控制要求。设置相应凭证，完善请购手续、采购合同、验收证明、入库凭证、发票等文件和凭证的核对工作，确保全过程得到有效控制。

物资采购管理制度主要包括：计划与请购审批管理制度、固定资产购建论证制度、授权审批制度、采购管理制度、采购验收制度、财务付款结算制度、特殊采购程序工作制度等。

2.3成立管理机构，明确其职责

成立医院采购领导小组，对医院采购工作实施领导和监督。其主要职责为：审议医院物资购置计划，并提交院党政领导联席会议审定，审议物资采购实施方案，审议物资采购院内专家委员会成员名单，审查院内招标采购评标结果，监督招标采购的全过程，负责采购重大事项的指导、协调和决策。

成立医院采购监督小组，强化监督力度，提高采购透明度，促进廉政建设。其主要职责：参与医院年度物资采购计划的研究，制定招标采购监督规章制度；对招标采购、谈判的全过程进行监督，协助医院监察部门受理有关招标采购投诉件的调查工作。

2.4加强职业道德教育，改善医院内部会计控制环境

医院纪检部门经常开展理想宗旨、职业道德、法律法规、党纪政纪教育，组织观看《警钟长鸣》警示教育片，培养爱岗敬业精神，增强廉政从业、诚信守法的自觉性，树立预防职务犯罪意识，切实筑牢抵制商业贿赂的思想道德防线。

重点岗位及采购人员要不断加强学习，树立正确的权力观和利益观，时刻保持清醒的头脑，自觉抵制不正之风，形成自我控制、自检自律的内部控制制约机制。

2.5建立相对独立的内部审计机构，充分发挥其监督作用

建立一个相对独立的内部审计机构，有效地行使监督权，主要从以下方面进行监督：采购行为是否符合国家有关法律、法规和政策的要求；合同的条款是否符合招标文件的要求；采购项目的预算及审批情况；采购范围、采购方式、采购程序的执行情况；合同的履行情况等。定期对内部会计控制制度的完善及实施情况进行评价，确保内部会计控制取得预计效果，保证医院经营管理活动有序、高效运行。

参考文献

[1]萍艳，郑薇．医疗机构财务内部控制规定讲座［Ｍ］．企业管理出版社，2007：81-96

[2]马再芝．浅议新医院会计制度下的内部财务控制[J]．市场研究，2011：10