船用物资的采购管理

船用物资的采购管理

孟凡仔郭陈锦

上海江南长兴造船有限责任公司上海201913

摘要：物资采购是核算每一个船企在购入材料、商品等的采购成本，是重要环节。经营为收入，采购为支出，不正确的采购管理模式易造成船舶的设计、生产、质量和交货时间的损失。合理的安排采购，有效提高公司资源利用效率，避免公司不必要损失。

关键词：物资采购采购管理供应商管理公司成本

1.前言

采购是一项随处可见的事情，小到家庭，大到国家，采购是一项对于盈利企业利用成本来降低支出的事情。可见一个公司中有好的采购员和好的采购管理是很重要的。随着世界经济不断进步，互联网时代不断更新，企业之间竞争日益激烈，如何在众多企业中获取最大的利益，是每一个企业的目标[1]。然而怎样利用有效的资源降低船企自身成本成为重点关注。每个企业背后都有一个供应商的支持，如新产品的开发、质量的提升、生产效率、成本控制、交期库存等。

2.采购员的要求

采购是一项繁琐工作，需要采购人员有较强的沟通能力来与每个部门进行协调，执行力强，语言清晰，业务精通，积极努力，具有职业精神，对设备、供应商有一定的认知，了解每一个设备的各项参数，了解市场价格，控制成本。

3.采购计划

①计划制定必须根据科学依据、合理的原则、在保证物资供应的同时避免物资积压，在一定的资金范围内，有效的降低运营成本，提高收入。计划制定确保各类物资及时、有效、准确的为生产经营活动提供物资保证。

②根据造船事业部批准的三年滚动计划、中日程计划等，相互结合，编制物资纳期计划，作为交货期的采购合同。

③采购计划开始实施，每个人需按照标准执行，如需更改，逐次请示上级领导，领导批准后方可更改。

4.采购流程

①根据采购物资、服务类别、采购金额大小等分类，分为招标采购和非招标采购。招标采购是通过网络或地方公开采购信息，说明采购产品、采购要求及合作条件，根据审查，合格的供应商进行报价，选择合适的进行签署采购合同。公司把采购内容通过网络或者地方公开信息，让供应商来选择，后公司再通过对供应商的了解审核，决定价格，价格合理，就可以签署合同进行买卖。

②通用的材料一般签署的合同大多为半年或全年单价形式，通过网络招标方式，与厂家签署订单，如加大订单可直接向厂家签署订单，按月结算。

③根据造船事业部给出的三年滚动计划，编制物资纳期计划。物资早到，库房容量增大，资金占用较大，晚到影响生产。一份合理有效的纳期计划，是有序生产的保障，也是资金计划编制的基础。采购员要根据物资纳期计划，跟踪供应商的生产情况，合理的安排物资到厂。

④物资到厂后，要通过专业人员进行产品数量核对、产品入库、发票入账、缺失跟踪，完工资料/证书的收集等工作。在做这些工作时，任何一项要做好记录进行留档，双方人员签字，以防万一，减少一些不必要的麻烦。

在使用过程中，产品出现一些质量或意外等情况时，应立即与供应商联系，上报领导，做好相应对策，避免货物延期出厂，造成公司的损失及名誉。对出现的情况加以记录，写明原因，请供应商做好售后，保证产品的正常使用。

5.供应商管理

了解供应商，避免出现差错，采用原则分为：①合作供应商，与公司合作过，在相同配置下，市场价相对较低，执行合同中配合较好，售后服务好，产品质量好，供货及时。②待评价供应商，在市场了解过程中，通过审核满足公司要求，通过报价、合作，考核后进入合格供应商。③不合格供应商，在于公司合作过程中，产品质量较差，供货不及时，价格与市场价相同并无优势，经公司淘汰不采购产品。

6.供应商条件

采用供应商时需确定供应商是否有以下材料：营业执照、组织机构代码、法人有效身份证件、经办人有效身份证件及授权函、公司业绩表、资质认证证书、联系方式等。

6.1供应商审查

供应商每年进行一次审查，对准入待评且供过货的供应商，符合要求的列入合格供应商，不符合要求的列入不合格供应商；发现个别不合格产品的合格供应商列入准入待评供应商。

6.2场内物资检验

①核对到货数量与清单是否符合，并留取拍照，不合格的办理退厂，做好记录，补办等手续。

②检查外形，安装尺寸，货物型号参数与订货要求是否相同，核对到货清单是否完整无误。

③检查外观是否完好，记录排序号、钢印号、IP等级，整理物资检验表。

④对说明书等材料进行保管。

⑤对不合格产品进行返回，并通知相关人员签字确认并记录。

⑥相关人士对产品进行存放、管理、保养。

⑦对货物检验的反馈进行整理与供应商落实后，进行留档，方便每年进行供应商审核。

7.合同要求

在中国船舶制造市场中，采购材料及设备，合同中的价格是合同中总价的60%左右，但由于制造周期时间较长，合同总价值下降，导致原有采购成本升高，比重甚至超过80%，所以采购成本的控制成了船舶制造盈利的关键。根据技术部门提供的产品参数和技术，要求物资部进行接单，对产品进行市场价格调查，讲调查结果交给相关部门，对厂家进行审核，提供相应的报告进行分析，参与项目合同预评审和评审。如果产品中包含其他特殊产品，需特别标注，并根据部门要求，签署特殊规定条例，与供应商进行谈判。完成采购初步谈判后，确定采购价格，确保成本，为公司盈利提供保障。在执行采供合同阶段，首先确定产品的到货时间，是否满足生产需求，产品是否定期完成。从供应商手中采购的产品都有规定的付款日期和到货日期，也有相应的违约补偿，在交付日期的制定中，一部分市政对制造计划完成，另一部分是按照制定完成后的计划来进行，产品的资料及产品的到货时间都是按照制造计划实行。因此，公司与供货商的采购合同对于产品的到货时间和交货时间都是受法律保护的，法律保护中也包含产品延期交付的补偿办法、合同终止协议，与此同时。公司不仅要做到产品的跟进，还要履行买房义务，例如，定金的支付，信用的开立等。产品出现任何的意外，都有可能造成整个制造计划的实施，给制造项目造成额外成本或交付风险，公司需要通过所签订的采购合同执行买方权利，维护船舶制造企业的应得收益。同时必须强调的是，采购物资的准时到货是最大的成本节约，是船舶顺利交付的保障。

8.结束语

船舶企业的竞争就如供应商的竞争[2]！采购人员的能力也越来也重要，采购人员不仅只是寻找供应商，还要在众多供应中找对对企业利益有利的供应商，来减少成本。一次成功的采购，不仅靠的是采购人员出色的谈判技巧，或者供应商的管理水平，而是依靠采购人员对于市场的了解和开发[3]。采购管理制度的制定对于企业来讲是工作的重点，确定了每一项工作，造成生产链，这样避免了出现意外造成产品出厂时间而造成的交货时期延后，合同违约造成的损失，这不仅减少了企业自身的成本，还升高了企业的利润。

参考文献：

[1]杨恩.船用物资的采购管理[J].广东造船，2016，35（01）：72-74

[2]喻东华.船厂物资管理ERP实施过程中的业务流程重组[D].南京工业大学，2013

[3]许向权.大船集团产品项目采购管理改善研究[D].大连理工大学，2015.