新时代背景下档案管理面临的问题及改进措施

新时代背景下档案管理面临的问题及改进措施

潘涛1鞠怀亮2

1.山东省安丘市市立医院山东安丘262100；2.山东省安丘市卫生综合执法大队山东安丘262100

摘要：医院档案主要是医院在从事医疗、科研、教学及其他业务活动过程中形成的有价值的历史记录。传统档案管理无法使档案资源被最大限度的大限度开发和利用，同时档案使用效率，不能满足当前现代化医院对档案资料的使用需求。因此实施规范性、科学化的档案管理，对减少医疗资源浪费，提高医院管理工作效率和推动医院事业的蓬勃有重要意义。本文就医院档案管理工作的现状与应对策略予以综述，具体如下。

关键词：医院；档案管理；问题

引言：档案是在日常的各种工作中逐渐形成的，是对历史事实记录的首要材料，利用价值较高。医院档案管理是医院管理的重要组成部分，在现代医院管理中具有重要地位，是建立健全现代化医疗体制不可或缺的环节，对医疗事业的发展具有促进作用。医院档案范畴较广，涉及病历、文书档案、人事档案、设施设备档案、基础建设档案和科学研究成果等。近几年，随着医院的不断发展，医院档案管理的范围也逐步扩大，逐步扩展到医院影像、B超、病历分析等业务系统中的图片、影像、文档、文本、视频、音频等，另外也包括医院日常工作中的行政办公邮件、超文本标记语言、报表、资源等数据。由于医院的发展，档案管理的范畴不断扩大，医院档案管理的问题也随之增多。

1.医院档案管理工作现状分析

1.1医院档案管理人员专业能力不强、综合素质不高

档案管理人员的文化程度、专业能力和综合素质良莠不齐，外出进修机会少，对现代档案管理知识的认识不足，掌握匮乏，这就增加了档案管理的难度。同时医院安排非专业人员参与档案管理，导致其对档案的收集、归档、装订等流程掌握不熟练，责任心不强，易导致资料丢失，影响档案归档质量。此外医院管理中未能将档案管理人员纳入管理考核中，导致其整体水平不高，这就阻碍了档案管理事业的发展。

1.2档案管理制度不健全

目前，在我国仍未形成医院档案管理评审制度相关标准，主要是靠各医院在实际工作中逐渐摸索出档案管理制度，这就导致了档案管理制度相对陈旧落后且不健全。此外，在档案管理过程中，对于档案资料的纳入、收档及装订工作均缺乏统一的管理标准，这导致在实际工作中工作人员不能受到严格的约束力，在工作中出现档案资料的收集不全，归档随意，查找困难等问题。

1.3对档案管理的重视度不高

多数医院的工作重心倾向于临床一线，对档案管理工作在医院发展建设中的重要性认识不够，同时缺乏对档案管理工作的足够的重视，硬件和软件投入不足，不能合理利用档案资料。在医院工作的大部分人员多为医护人员，他们一般会单纯的认为档案工作属于档案专职人员的工作，缺乏资料归档的责任心，因此不能在临床工作中形成完成、准确的档案记录和保存，在档案管理工作中易出现工作疏忽，从而忽视了档案资源在医教研和医院发展建设中的重要作用。

1.4档案信息化管理程度普遍较低

随着现代经济的不断发展，信息化的发展已经成为当今社会发展的趋势。而在现代多数医院的档案室中，仍然缺乏现代化的档案信息管理系统。对档案资料的管理仍然采用原始的纸质储存方法，未能进行数字化的处理与加工，易出现丢失、损毁事件，降低了档案资源的利用度和使用效率。另外大量的纸质资源也占据了大量的空间，这就要求增加硬件设施的投入，导致了资源的浪费。

2.新时代背景下医院档案管理的对策

2.1树立正确的管理理念

医院档案管理工作的良性发展，离不开正确管理理念的引导。管理层在实际工作中要建立现代化的管控机制，指导档案工作人员及其他人员认识到档案管理工作的重要性，进而一步步建立健全档案管理机制。相关部门要将现代化科学技术引入到档案管理工作中，充分利用计算机和互联网技术等技术，提高工作科学性，满足科研对档案数据的要求，达到预期的管理目的。加强宣传，转变员工对档案管理工作的看法，通过参观、会议强调、实例讲解等活动，使员工充分认识档案管理工作，了解档案管理工作的实际状态[1]。

2.2加强对档案管理人员的专业培训及继续教育

医院档案管理部门的工作质量直接关系着管理水平的提升，一支高素质档案管理服务队伍可以利用先进技术对数据进行分析和使用，促进医院档案管理工作持续、快速发展。因此加强对专业档案管理人员的教育培训，采取进修学习、继续教育、专业培训等方式对其进行专业知识与技能的培训尤为重要。要对工作人员进行思想政治知识方面培训，提高职业道德素养，使其在工作中养成良好的习惯，摒除消极工作的思想，转变思维，提升自身档案服务能力与水平。建立现代化的分析机制，通过分析与管理方式，建立现代化的管控体系。

2.3增加投入

增加对档案管理工作的资金投入，资金投入不仅限于对档案设施、档案用具的投入，更应包括对档案管理人员继续教育等的投入。资金的投入可以改善档案管理工作软硬件条件——不仅可以改善档案管理工作的工作条件，还可以提高档案管理工作人员的素质。

2.4正确应对信息化给档案管理带来的机遇与挑战

档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息手段和处理技术，对档案信息资源进行处理、分析和管理。信息化对于档案管理是一把双刃剑，带来了机遇同时也提出了挑战。档案管理工作人员要勇于接受信息化带来的机遇，充分利用信息化给档案管理保存、归档方式、服务模式、共享与利用等方面带来的机遇，同时也要积极应对信息化对档案安全、人员素质提出的挑战。医院档案管理信息化是大势所趋，是提高医院整体竞争力的历史必然，只有充分利用好信息化这一把双刃剑，使档案管理向规范化、标准化发展，才能提高医院整体竞争水平，保证医院的可持续发展[2]。

2.5加强大数据技术安全管理

在医院档案管理工作中应用大数据技术，一旦相应的程序以及数据设备发生故障，就会严重影响疾病诊断工作准确性，因此对大数据技术的应用，首要前提是保证数据的可靠性和安全性。信息时代背景下，医院运行过程中每天都会产生海量的数据，在此基础上，医院需要规模庞大的服务器规模，实际展开数据恢复以及备份工作的过程中，难度系数较高，这就要求医院档案管理工作人员在日常工作中注重大数据技术安全管理，为保证医疗信息系统稳定运行奠定良好基础。

结论：

简而言之，医院的档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，对医院的日常运营和可持续发展具有重要意义，分析现代医院在档案管理工作中存在的问题，总结提高医院档案管理工作的对策，对于加强医院档案管理工作，提高医院医疗、科研水平，保证医院的可持续发展，建立健全现代化医疗体制具有一定作用[3]。

参考文献：

[1]王茂法.档案管理理论与实践[M].浙江：浙江工商大学出版社，2017.

[2]胡静.大数据对医院档案管理发展的影响分析[J].管理观察，2017（2）：108.

[3]于亮.基于信息化环境的医院电子档案管理研究[]J.中国市场，2018（36）：124-12.