浅析大型施工企业项目印章管理法律风险防控

浅析大型施工企业项目印章管理法律风险防控

苏璐璐

中铁十局集团第四工程有限公司办公室江苏省南京市210000

摘要：印章是企业在生产经营活动中行使职权的重要凭证和工具，印章使用管理不慎将为企业带来巨大的风险隐患，因此法律风险防控责任重大。由于大型施工企业行业特点和跨地区经营的需要，项目印章管理的风险和难度增大，认识到印章管理中的法律风险，健全印章管理体系，宣贯法律风险防控，加强印章使用管理，不断提升企业印章管理能力和风险防控能力，促进企业健康持续发展。

关键词：大型施工企业；项目印章；法律风险；防控

印章是企业在生产经营活动中行使职权的重要凭证和工具，代表了一个企业的全部对外活动和对内管理，是企业权力的象征，具有极强的法律效力。若印章管理不善，将给企业带来不利后果，甚至造成严重的经济纠纷。对于大型施工企业，为了实现跨地区施工生产，需要设立众多项目经理部，项目经理部均需要刻制相应的印章来实施经营管理活动，项目印章管理的风险和难度增大，加强项目印章使用管理，加强印章管理中的法律风险防控，意义重大。

一、大型施工企业印章的种类及管理特点

大型施工企业印章主要包括企业公章、合同章、财务专用章、发票专用章、各部门印章，法定代表人、企业负责人名章及签字章，还包括项目经理部的公章、财务专用章、项目经理部负责人印章等。大型施工企业因为规模大、项目多，又因工程结束后的竣工结算等事宜，项目部印章需要继续使用，不能及时销毁，导致印章种类多、数量大。项目经理部是一次性的现场生产组织机构，随着工程建设而成立，随着工程结束而撤销，项目经理部具有分散性、临时性、流动性，因此印章管理中也存在相应特点。项目经理部印章主要由各项目部分散管理；印章使用具有临时性，为一个工程周期；印章随着项目经理部的撤销和人员调动而流动；这些使得印章管理中的潜在风险和难度增大。

二、项目印章管理中的法律风险

（一）印章刻制中的风险

1.印章未经批准擅自刻制风险。印章刻制若没有经过相关领导审批，擅自刻制印章，可能导致非必要印章甚至非法印章刻制。

2.印章未在公安机关备案风险。印章未在公安机关指定单位刻制，未履行备案手续，可能导致印章仿制，需要鉴定印章真伪时无法查验。

（二）印章使用中的风险

1.印章审批登记风险。印章使用用途不符合印章使用管理办法，相关领导审批不严，可能导致印章使用违规，造成企业损失。印章使用缺少用印台帐，没有明确记录用印日期、印章用途、用印部门、用印人，可能导致一旦印章使用出现问题后无法查询和追溯。

2.印章超范围使用风险。因印章使用而引起的法律纠纷在建筑行业屡见不鲜，由于印章管理人员职责不明、风险意识淡薄、法律意识不强，一些项目部印章被超范围用于签订未经审批的合同、协议、承诺或其他与经济有关的事项，极易构成表见代理，存在重大经济风险隐患。

3.印章被擅自使用或盗用风险。项目印章由各项目部管理，因项目部人员调动频繁，人员管理水平参差不齐，一旦交接不畅极易出现管理空挡，印章有可能被擅自使用甚至盗用，引发严重的法律纠纷，给企业带来巨大损失。

（三）印章缴销中的风险

项目部印章的使用为一个工程周期，大型施工企业内普遍存在对印章“重发放轻回收”现象。一项建设工程从竣工验收到完成竣工结算，再到财务销户，往往要历经很长时间，有的甚至长达很多年。项目一旦完成竣工验收，项目部管理人员通常被调到其他项目，项目部印章也随之流动。如果印章不能及时缴回、销毁，时间太久极易造成印章丢失、印章管理失控等情况，存在被恶意使用或仿冒的风险。

三、项目印章管理法律风险防控措施

（一）健全印章管理体系，强化管理基础

1.健全管理制度，明确管理职责。企业应制定详细的印章管理制度，规范项目印章的“刻制、保管、使用、登记、缴回、销毁”全过程。明确项目印章的使用范围和权限，明确项目印章管理人员、使用人员、审批人员的职责和义务，严格执行用印审批程序，严格建立用印登记台账。

2.建立应急预案，减少法律风险。当发现印章被盗用、仿冒、丢失等情况，应第一时间启动应急程序。及时向公安机关报案，保留相关证据，追究盗用、仿冒、偷盗者的法律责任。如果印章丢失，必须在市级或以上公开发行的报纸和杂志上发表遗失声明，并及时告知利益相关者。遗失后需要刻制的新印章，应与原印章明显不同。企业通过相关法律手段，最大程度减少法律风险。

（二）宣贯法律风险防控，强化管理意识

印章使用与每个员工息息相关，全员都要加强法律风险防控教育，全员必须认识到印章对企业管理的重要意义。认真学习落实企业管理制度，定期开展印章规范使用和风险防控教育培训，增强管理人员的法律意识、风险意识、责任意识和管理意识，提高管理人员规章制度执行力和印章管理能力。

（三）加强印章使用管理，强化管理手段

大型施工企业印章管理实行统一领导，分级管理。企业印章管理部门统一领导，清楚掌握企业印章种类、数量，建立企业印章总台账，明确记录各项目部印章刻制日期、领取日期、保管人、缴回日期、销毁日期。与项目经理部保管人签订印章保管使用责任书，责任明确到人，项目经理和保管人双责。会同法律、监察等部门对项目部印章使用进行定期监督检查，对私刻印章、擅自用印、超范围用印、因管理不善造成的印章丢失等情况，应予追责。

（四）严控印章收缴销毁，强化管理闭合

企业印章管理人员应对项目印章进行定期梳理，对工程清算完毕已撤销的项目部、机构名称变更的项目部及时收缴废旧印章。对于缴回的废旧印章，印章管理部门会同人事、财务、法律等部门对已停用印章进行核实，确定不再使用后经领导批准销毁。在销毁时由二人监销，要逐印留存印模，进行登记造册，以备日后查考。做到清理一项工程，撤销一个机构，印章缴销及时，不留后遗症。

印章使用管理是企业防范风险的关键环节，使用管理不慎将为企业带来巨大的风险隐患，因此法律风险防控责任重大。认识到印章管理中的法律风险，健全印章管理体系，宣贯法律风险防控，加强印章使用管理，提高管理人员的法律意识、风险意识、责任意识和管理意识，不断提升企业印章管理能力和风险防控能力，促进企业健康持续发展。

参考文献：

[1]周黎斌.大型建筑施工企业印章管理研究[N].建筑时报，2015-6-15（003）.

[2]刘革.企业印章管理的法律风险初探[J].法制博览，2018（10）：150-151.

[3]魏兆兵，魏梦雅.企业印章管理中的法律风险防范[J].秘书之友，2013（7）：12-13.