事业单位人事档案信息化管理

事业单位人事档案信息化管理

付琰

临沂市公路局山东临沂276000

摘要：采取必要的措施实现单位人事档案信息化管理，有利于提升这些档案的潜在价值，促使单位档案管理能够达到相关工作的具体要求，为现代化人事档案管理方式的优化及管理水平的提升提供可靠的保障。因此，需要结合单位人事档案特点及信息技术、计算机网络的实际作用，制定出可靠的档案管理方式，构建出必要的档案信息管理系统，实现对单位人事档案的有效管理，为我国档案管理机制的不断改进及档案事业的稳定发展奠定坚实的基础。

关键词：事业单位；人事档案；建设

引言

在市场经济条件下，信息对于任何一个企业来说都是非常重要的资源，对于事业单位也不例外，将相关信息进行记录对事业单位的发展有着重要的意义。但从实际情况来看，事业单位在日常运转过程中，会涉及诸多方面，必然会产生大量的信息。因此，如何采用适当的方式来解决在档案信息化管理过程中出现的问题是现阶段事业单位必须面临的重要课题。

1注重单位人事档案信息化管理的必要性

作为记录人才信息的重要的文件，单位人事档案的有效管理，有利于加强对个人信息的必要了解，确保单位档案管理工作的顺利开展。注重人事档案信息化管理，有利于提高档案管理效率，为单位的长期的稳定发展提供必要的参考信息，保持其档案管理工作的高效性。因此，需要单位人事档案信息化管理方式的合理使用，优化现有的档案管理机制，转变传统的档案管理工作方式，促使单位人事档案管理水平能够达到单位稳定发展的实际要求。

2事业单位在档案信息化管理中出现的问题

2.1信息化管理标准有待规范

标准化、规范化的人事档案信息化管理是建设高质量、高水平机关事业单位人事档案信息化建设的前提，是机关事业单位人事档案信息化建设的参考和依据。但在实际的人事档案管理过程中，由于缺乏统一的规范和管理模式，各地人事档案信息化建设没有形成统一的标准，使得人事档案利用者查阅起来比较费时费力，特别是外单位人事部门查阅档案时无法实现档案数据的共享，查阅档案必须到当地人事档案管理部门查阅，没有达到人事档案信息化管理的初衷。

2.2硬件基础设施不完善，缺乏必要的参考标准

不同单位实际的发展状况有所差异，对自身的单位人事档案信息化管理水平要求有所差异，需要单位能够结合自身人事档案管理工作的具体要求，完善各项基础设施，保持档案管理工作的良好性及高效性。但是，结合当前单位人事档案信息化管理的整体发展现状，可知其中存在着硬件基础设施不完善、参考标准不统一的问题，间接地影响了人事档案信息化管理方式的使用及档案管理水平的提升，降低了人事档案管理工作质量。具体表现在：（1）某些单位对人事档案信息化管理缺乏足够的重视，各种硬件基础设施的投入成本低，性能可靠的计算机、打印、扫描设备等配置不足，影响了档案信息化管理目标的实现；（2）由于某些单位财政经费有限，难以达到人事档案硬件基础设施不断完善的各种要求，间接地降低了单位人事档案信息化管理工作水平；（3）现阶段单位人事档案信息化管理中普遍存在着缺乏统一标准及技术规范的问题，致使档案信息化管理不能达到预期的效果。

3相应的解决措施

3.1事业单位人事档案管理的服务职能受到挑战

事业单位人事管理把终身制改为合同制，虽然对人事档案管理工作的发展有着一定的推动作用，但也给人事档案管理的服务职能带来了巨大挑战。怎样做好人事档案对事业单位以及工作者的服务，已成为档案管理者共同关注的问题。首先，相关领导要确定管理者的岗位及岗位职责，使各个环节做到专人专用，让任何一个环节的员工，都能为自己所在环节进行问题的解决以及快速完成其所在岗位的工作任务，做到岗位的专人专用，实现岗位人员的专业化。这不仅可以有效地提高人事档案管理人员的专业化水平，同时，也可以使工作效率得到有效的提高。其次，规定岗位的所在职责及服务职责，做到职责个人化，在管理的过程中，各个岗位的员工不仅要明确自身的岗位职责，做好自身的本职工作，更要明确自身的服务职能。明确岗位的职责使人事档案能够及时进行录入，对存在的问题能及时得到改正。通过岗位职责的定制，可以有效地避免遇到问题时员工互相推卸责任的现象，使问题得到快速有效的解决。档案管理人员要对单位同事进行简单的档案指导，使其能够积极主动地配合档案管理的基本工作。这样不仅可以提高对人事档案的应用度，同时也给人事档案管理带来了便利。

3.2完善硬件基础设施，健全人事档案信息化管理机制

（1）结合单位人事档案信息化管理的实际需要，加大资金投入及技术支持，不断完善各种硬件基础设施，优化档案信息管理系统中硬件设备的工作性能，促使人事档案信息化管理能够达到预期的效果，档案管理中存在的各类问题能够得到及时的解决；（2）结合单位人事档案管理特点及具体的工作内容，健全相关的信息化管理机制，为人事档案信息化管理系统的有效构建提供可靠的保障，灵活运用可靠的信息化管理措施优化单位人事档案管理方式；（3）人事档案信息化管理中相关的硬件基础设施设置时需要构建统一的参考标准，制定出详细的基础规范，确保档案信息化管理的有效性。

3.3保证人事档案信息化的安全

信息化建设过程会出现各种不可预见的问题，如黑客的攻击，病毒的入侵等。一是要建立安全保障制度，制定人事档案信息化管理的制度法规和安全标准。二是要建立人事档案数据备份和恢复机制，规范借阅制度，保证档案信息的存储安全与使用安全。三是要保证从业人员安全教育。加强人事档案信息化管理工作人员安全性教育和安全技术培训，增强信息保密安全意识及安全使用技能。四是保证存储介质的安全。数字档案和纸质档案要在物理上分开存储，数字档案的存储和档案的使用也尽量在物理上分开。

3.4继续加强人事档案信息化建设，提高人事档案利用率

信息化是时代发展的趋势，也是提高人事档案管理水平的必然要求。因此，档案主管部门必须依托现有的信息管理平台，不断完善信息化管理的软硬件设施。通过相应技术处理，将纸质档案转变为电子资料，并及时准确录入人事档案管理系统，进一步提高人事信息发布的时效性。这样上级部门与员工都能根据需要和权限进入系统查阅相关资料。此外，还应充分借助网络信息技术来加强人事档案管理的创新。对于不需要保密的档案信息可发布在网络上供大家共享，从而为社会提供更及时、优质的人事档案信息服务。这不仅方便了有需求的相关组织与个人，还极大提高了人事档案工作效率。同时，还明显提高了人事档案的利用效率，充分发挥出相应的作用。

结束语

综上所述，通过对这些措施的制定与实施，有利于优化单位人事档案信息化管理方式，全面提升这些档案的整体管理水平，对于人事档案的有效管理起着重要的保障作用。因此，未来单位人事档案管理制度的制定及管理工作开展的过程中应充分考虑信息化管理方式的有效性，充分发挥各种信息技术的优势，结合计算机系统组成结构的作用，实现档案信息管理系统构建，促使单位人事档案管理能够始终保持在更高的层面上，最大限度地满足使用者的实际需求。

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