谈新形势下如何做好档案管理保密工作

谈新形势下如何做好档案管理保密工作

尉艳

吉林省送变电工程有限公司，吉林长春130033

摘要：档案资源管理是各个单位管理工作中的重点内容，档案保密属于保密工作中的组成部分，在实际工作中，需要确保档案管理保密工作的科学开展。在新时期下，企业间的竞争日益加剧，信息安全问题逐渐暴露了出来，为此，更加应当注重档案保密工作。基于此，文章阐述了档案保密工作中现有的问题，并提出了档案管理保密工作建议，以供参考。

关键词：档案保密；档案利用；档案工作

引言：档案属于极为关键的社会资源，其不仅广泛的运用在人们的生活当中，还涉及到国家、企业以及个人的重要信息内容。在现如今信息安全越来越被重视的时代，加强档案管理保密工作有着十分重要的意义。

一、目前档案保密工作中存在的问题

1、立卷归档和文档保密不相适应

一般情况下，传统档案保密工作中的立卷归档所采用的方法都是“四分法”，这样的方法非常容易忽略一些保密工作的重要影响因素，使得在档案保密工作的技术操作问题上，存在着涉密文件资料与非密级文件资料混着交叉保存的情况。只要对档案进行粗略的检查，就可以发现其中存在着不少的涉密文件资料，而且在这些涉密文件资料上并没有找到任何与涉密文档相关的标志，这就导致了档案和保密出现严重脱节的情况，不仅大大降低了档案的保密性，还会为档案的提供利用造成很大的隐患。

2、档案部门和保密部门的责任取向不统一

在具体档案管理中，档案管理部门与档案保密部门的责任取向存在较大的分歧。一般情况下，档案管理部门会将重心放在档案管理与使用方面，但保密部门较为重视档案室当中的全部档案文件，特别是部分密级较高文件安全问题方面，能否确保保密期限内档案文件的安全性是其需要重点关注的问题。而这两个部门的责任取向方面存在不统一的情况，是由于各级管理单位都认真严格地按照国家档案局、国家保密局所规定的要求去做好自己的本职工作，而将相互沟通关联的协调放到第二位，甚至将有关的规范要求抛之脑后，从而加大了档案保密工作的难度，使得档案保密工作的目标难以实现。

3、部分地区档案管理人员保密意识不强

在新时期的发展下，档案管理部门对于档案资料的管理与利用水平逐渐提升，取得了良好的管理成效。但是当前在部分区域的档案管理部门中，还存在部分综合素质较低的档案管理人员，他们的档案保密意识较差，这也使得档案保密工作存在安全隐患。管理人员在对外部人员提供档案信息资料时，有时会泄密相关文件信息，无论是有意还是无意的，都可能导致档案外泄情况出现，致使涉密档案的管理控制工作中面临难题。

二、关于档案管理保密工作的几点建议

1、加强对档案的利用监督

档案利用监督属于档案保密管理中的有效手段，在实际监督工作中，当发现对档案保密存在威胁的行为要及时指出并纠正，以便于确保档案得到有效利用的基础上，确保档案的保密性。第一，应完善相关管理与监督制度，加强队伍建设，从而制定出行之有效的监督措施。第二，在档案利用过程中，应依据利用对象的目的与群体差异，来有效掌握其思想与心理动机，并做好相应的监护工作。第三，经济条件允许的，可在档案室内加装摄像监视器，对于部分想要获得凭证而到档案室内的利用者，应谨防其对档案进行涂改或撕毁。第四，对于有着不良习惯的利用者，如沾口水翻书或是看书划线的，应进行及时的提醒。第五，在利用者阅读完毕，工作人员应对被利用过的档案进行仔细检查，如果发现问题，应在第一时间内进行查处，并做好相应说明与登记，反之则可让利用者离去。

2、切实做好档案库房管理和保密工作

（1）做好档案库房管理工作。总体来看，按照我国相关法律规定，保存档案的库房应该单独兴建，但在很多经济不发达的地区，很多不具备条件的单位就把档案库房直接设立在办公楼之内。为了防止涉密档案的泄露，我们不能随意选择一间办公室来保存档案，不能把办公室的最底层作为档案库房，选取了档案库房之后还应对其门窗进行加固，另外，库房应该和办公室、阅览室等分离开来。应派专人管理档案库房并制定古方管理制度，禁止无关人员入内。提高保管条件，使用保险柜、防盗门等设备来加强绝密档案的安全。从实际应用来看，要想做好档案的安全保密工作，首先要做到的事档案库房的科学规范管理。

（2）对于网络库房还要有严格的规定。采取物理隔离措施保证局域网与互联网分离开来，若计算机未经过隔离措施，则禁止其同时连接局域网和互联网，用来办公和审计的计算机必须经过一定的技术防范措施才允许接入互联网。禁止在互联网或Ａ厅局域网传递涉密文件、资料等信息。本单位的人才能登录局域网，禁止外部人员登录。必须按照国家相关法律规定，对储存涉密信息的计算机、硬盘、光盘等进行严格的加密措施，并能够妥善保管、管理这些设备。

3、构建电子档案网络安全体系

鉴于电子档案使用环境为互联网，因而构建电子档案网络安全体系至关重要。该网络安全体系可以从互联网隔离以及物理防护两方面入手，首先，互联网隔离方式主要采取设置高级别的防火墙安全系统以及内外网间使用中间服务器两种。前者主要是通过在单位档案数据服务器与相关计算机等设备中安装非法入侵检测系统、防病毒软件、及时修复设备漏洞以及安装补丁等方法；后者则采用安防级别较高的中间服务识别进出内外网的数据。其次，物理防护则主要针对于计算机和移动存储设备。（1）涉密计算机实行内网运行制，禁止其连接外网；（2）定期对所有计算机展开全面维护工作，内容包括查杀病毒、升级杀毒软件与补丁以及修复漏洞等；（3）实行计算机、移动存储设备统一购买、定点维修以及集中销毁处理，并严格做好相关过程的保密监督工作。

4、完善保密技术，提高保密工作效率

当前科学技术发展迅速，部分不法分子利用各项技术手段对档案进行窃取，如今时常会出现严重的档案信息泄密事件，比如，黑客入侵政府管网使得信息泄露，银行当中客户个人信息档案被批量购买等，这些泄密事件都会给个人或企业造成严重损失。因此，为避免此类事件的出现，有关机关部门应当不断提升保密技术水平，确保保密工作的有效开展。唯有切实提升技术水平，才能防止外界技术入侵，确保档案信息的安全性。

5、提高档案人员素质，加强队伍建设

档案管理工作岗位的基本职责就是要使档案资料保存的完整性与安全性得到有力保障。作为档案管理工作人员，首先要具备较强的工作责任心，保证档案的齐全、有序、完整，禁止一切可能导致档案缺损、破坏的现象发生。因此，对档案管理工作队伍进行加强是非常必要的，不仅需要掌握专业知识，还要具备较强的责任心以及较高的政治素养与综合素质，才能胜任档案工作。作为档案管理人员还应当在枯燥的工作中灵活应变，善于将工作中经验进行总结、提炼，运用到工作中。同时要耐得住寂寞，守得住清贫，要有高尚的情操，甘于奉献。只有努力做好自己本职这一项光荣而艰巨的任务，才能在工作中不断进行自我提升，使档案管理工作能够得到更好的完善和提高，更高效的推进档案工作。

结语：在新时代的发展下，档案管理工作面临着新的挑战，在档案管理工作中务必要防止泄密、窃密等情况发生，在管理中应当严格遵守档案管理的相关规章制度，按照制度要求合理开展档案的保密与管理工作，提升档案管理人员的整体素质，在工作中能够明确保密的重要性，确保档案保密工作的规范化进行。

参考文献：

[1]贺铮铮,周月辉.浅谈如何做好档案管理保密工作[J].办公室业务.2017(17)

[2]连红宇.探究新形势下档案管理工作的规范化策略[J].办公室业务.2015(07)

[3]赵兴国.如何在信息化时代做好档案保密工作[J].山东档案.2017(05)