关于构建国有企业数字档案室的策略研究

关于构建国有企业数字档案室的策略研究

王恩兰

大唐观音岩水电开发有限公司

导言：随着计算机和互联网技术的发展，社会各个领域乃至每个人的生活都在发生着变化。在过去，我们用纸媒工具来阅读。现在，人们喜欢通过计算机、网络、查询信息、传输数据和存储文件来阅读文章。因此，时代的发展、科技的进步和习惯的改变，也要求企业档案工作从传统的纸媒向电子、数字模式的拓展和应用。

目前，国有企业大多以纸质文件为主，纸质文件缺乏共享，难以远程使用，书写材料容易腐蚀，不易保存。纸张文件占用空间大，浪费资源，携带不便。此外，国有企业缺乏新型的档案管理技术人才。大多数档案管理员仍然停留在传统的技术水平。档案设备陈旧，不能适应新技术的发展需要。档案工作缺乏专项资金保障，企业档案相关数字化、电子管理系统不完善等，因此以保障档案信息安全为前提，应开拓创新思维，建立和完善相关规章制度，加强人才培养，加大资金投入，提高管理和技术水平，促进国有企业数字化档案的建立。

1数字档案室建设概况

1.1技术推进

数字档案室是信息化条件下档案室的"升级版"，是电子化的信息仓储，给档案信息管理带来了极大的便利。我国的数字档案室建设从2000年后增多，在建设初期，利用图书信息领域的数据挖掘技术，采用传统的提娶分类、聚类和关联分析等方法进行资源管理。随着理论的完善和实践的进步，海量数据、云计算、算法、水印技术等网络技术得到了越来越多的管理，"三网一库"基础设施得到了应用。北京77%的市政单位使用电子文件管理系统。云南图书馆还建立了电子文件中心和电子文件搜索网站。他们依靠网络技术来保护数字文件室的基础建设，不受硬件和软件设备的干扰。天津的"一站式"查询服务、长春市开展的网上惠民项目、辽宁省的文件信息共享平台等，都是利用互联网，使数字文件室成为真正的"围墙"信息利用中心。在数字文件室信息安全领域，各省市采用文件数据远程备份的方法，建立了"地方、同一城市等地"备份系统，并彼此成为一个文件备份库，以确保数字文件室的信息安全。

1.2实践推进

从实际的角度来看，数字档案是真正的中国创作。在我国数字档案建设中，各级政府积极开展了有益的探索，数字档案建设已被纳入各级政府工作计划。例如，福建省已将数字档案纳入"数字福建"建设规划。同时，浙江省政府发布决定，将数字化档案建设纳入浙江省直属单位工作责任制目标评估。此外，在实践过程中，亦形成了具有地方特色的数位档案，如太仓数位档案、长春数位档案等。在提供服务方面，天津的"一站式"查询服务、长春市启动的网上惠民项目、辽宁省的文件信息共享平台均使用互联网。使数字档案成为真正的"墙"信息利用中心。在数字文件室信息安全领域，各省市采用文件数据远程备份的方法，建立了"地方、同一城市等地"备份系统，并彼此成为一个文件备份库，以确保数字文件室的信息安全。这些做法对今后数字档案的发展具有积极的影响。

在政策、技术和实践的三重推动下，数字档案室的建设正稳定和健康的发展。而在其发展过程中，形成了几种有代表性的数字档案室模式，这对其未来发展有很好的借鉴作用。根据其发展特点，对其实践方法进行介绍，从而总结经验，促进数字档案室的发展。

1.3政策推进

国家档案局于2014年和2016年分别发布《数字档案室建设指南》（以下简称《指南》）和《数字档案室建设概论》，从数字档案室的内涵、内容和建设要求等几方面明确了建设要点。《指南》指出，数字档案室具有档案资源"数字"化、档案实体"虚拟化"、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化的特点。可见，数字档案不仅具有传统档案的基本功能，而且具有更全面的档案载体管理、更连续的管理流程体系和更智能的服务模式。同时，《指南》指出了数字档案建设的原则。要坚持"资源第一、标准规范、全面推进、安全为本"的原则，协调、积极实施，取得成效。陆续发布了一系列相关标准，为数字档案建设提供保障。因此，以档案资源、标准和技术为支撑的数字化档案建设能够实现档案信息资源的有效管理和共享，实现档案信息资源的全过程管理和与数字化档案的无缝连接。。

2企业数字档案室建设面临的困境

随着企业数字档案室建设的推进,到2012年,毕荭在《数字化档案室建设的实践与探索》一文中将信息安全、电子文件挂接和数据备份列为企业数字档案室建设面临的重要问题。认为:"信息安全问题是数字化档案室建设的重要问题,如果不引起重视,出了问题,会造成企业的重大损失,也会阻挠数字化档案室的发展进程。""电子文件挂接正确性问题是数字化档案室建设的最基本问题"，并强调"数据备份是数字化档案室建设的有效储备"。同年,田芳在《数字化档案室建设中的瓶颈》一文中则将"资金不足,设备落后;复合型人才缺乏;缺乏实用、有效的档案数字化管理软件;档案著录的质量不高"列为企业数字档案室建设的"瓶颈"。

归纳起来,企业由于性质、规模、信息化基础以及对信息化依赖程度的差异,面临的问题与困境有相同之处，也有不同之处,更多的是不同之处。

3问题与展望

经过近年来的探索与实践，观音岩水电站数字档案室建设虽然取得一定的成绩，但在建设及应用过程中仍然遇到诸多问题与困惑，传统体制的惯性及前瞻性规范制度的缺失都为数字档案室的进一步深化与扩展带来了―定阻力。

3.1继续拓展深化民生档案资源的开发利用

人民生活档案的收集和管理的最终目的是更好地为社会和公众服务。观音岩水电站数字化档案建设取得初步成效，但数字化档案信息的使用和利用仍主要集中在单位内部。并没有真正扩大到社会和公众，在深入、全面发展和利用数字档案方面还有很大的改进空间。为电力企业档案资源充分发挥了应有的作用。

3.2加快档案信息化建设及管理人才的培养

领导能力、资金充足和健全的管理体系是数字化档案建设的必要前提，专门从事档案信息化和档案管理的人员是数字化档案水平和质量的保证，尤其是那些精通文件管理和计算机技术的人.数字档案建设迫切需要。在今后的建设中，要不断加大对档案、计算机复合型人才的培训和引进力度。仅通过进行细致的需求研究，制定科学的建设规划，建立合理的平台结构，规范数字文件信息管理。这项工作的实施将确保数字档案的进一步发展。

3.3进一步提升与其他信息系统的集成度

数字档案室建设及应用水准有赖于O.A办公系统及其他各类业务系统的信息化程度，数字档案的持久生命力还源于各种信息系统对数据的不断支持。如何进一步提高数字档案与各种基于信息的应用系统的集成是未来文件信息化的重点。在未来信息化的进程中，将各种新的信息系统与数字档案相结合，确保数字档案成为活跃的水。

结束语

在推进企业数字化档案建设的过程中，必须从企业的实际出发，立足于企业信息化的基础，以企业服务为根本出发点，积极稳妥地推进企业数字档案馆建设。

参考文献

[1]杨国祥.档案管理学[M].机械工业出版社，2018.

[2]于晓庆.也谈档案信息资源概念[J].档案建设，2018(3).

[3]檀竹茂.档案信息资源开发的有效途径-协同合作[J].档案学研究，2017(2).

[4]侯卫真.试论政府综合信息资源库建设[J].档案学研究，2018(3).