浅谈干部人事档案信息化建设

浅谈干部人事档案信息化建设

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档案是一个无形资产，人事档案是各类人才在社会和社会实践活动过程中形成的原始记录，是个人经历、德才技能、工作表现的全面的体现。随着现代化信息技术的不断进步，如何才能快捷的对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总、查询和存储，先进的信息技术给档案管理工作也提出了更高的要求。

人事档案是人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。在信息技术飞速发展的今天，如何快捷地对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总、查询和检索，确保人事档案管理工作高效运行，是当前加强人事档案信息化管理的紧迫任务。

近期，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》和全国干部人事档案工作会议新精神新要求，明确增加了档案信息化建设和信息资源开发。目前，大多数的人事档案管理工作都是将纸质档案进行存储，一部分材料字迹已模糊，纸制发黄变质，改变干部人事档案管理方式已经迫在眉睫。

一是各部门需高度重视人事档案管理的信息化建设。实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，这项工作的顺利进行，必须得到各有关部门的高度重视。树立加强人事档案信息化管理的紧迫意识，从意识形态上重视，从物质形态上支持，认真总结人事档案管理工作的陈旧的管理手段和方式，创新完善适应现代发展要求的人事档案管理新机制、新内容，推进人事档案信息化发展的速度，逐步建立与现代化发展相适应的人事档案信息化管理工作机制。使人事档案信息化管理工作切实促进发展，使人才培养和使用上更趋合理、更有针对性和方向性。这样不仅提升了人才合理调配的实效性，更达到了人尽其才的目的，调动了职工的工作积极性和主动性。

二是培养人事档案管理人员的信息化意识。应树立人事档案管理的效率意识，帮助员工认清信息化管理的效率优势；应增强人事档案管理人员的学习意识，不断提高员工文化素质、改善知识结构；应普及与时俱进意识，保证员工与时代接轨，加强竞争力。总之，要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上規范、标准、高效、高质地工作。

三是健全人事档案信息化管理的规范指导体系。在信息技术飞速发展的今天，人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现人事档案的信息化管理还是一句口号。很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。这种管理方式的封闭、管理制度的陈旧、管理手段的落后势必影响发展与用人机制，所以，健全完善一套加强人事档案信息化管理工作的规范指导体系也是迫在眉睫。另外，人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利地解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。还有，人事档案的信息化建设是档案资源科学、有效整合的手段，建立人事档案的数据库就是最好的整合。建立电子档案，在保管好实体档案的基础上，实现人事档案的电子化，将有关信息全部录入计算机，利用人事档案信息对人员队伍进行综合分析，使得档案的检索和查询更加迅速和快捷。

四是干部人事数字档案是按照国家相关技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的数字图像和数字文本。在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。干部人事档案数字化要充分利用利用技术手段加强安全保密管理，对数字化工作人员、工作环节和工作区域等采取切实可行的安全保密措施，保证数字档案安全保密。禁止接入低于人事档案保密级别的网络。

总之，人事档案信息化建设能够动态化的管理每个干部的人事档案信息，保证其时效性、真实性和准确性，能够及时、准确、迅速的人才管理、资源配置提供信息和数据，进一步提高人事档案管理工作的效率。人事档案管理工作的信息化建设需要投入大量的人力、财力和精力来做，要采取有效的方法途径全面推进人事档案信息化建设，使人事档案信息化的优势发挥出来。