新形势下城建档案管理之变化探究李团结

新形势下城建档案管理之变化探究李团结

李团结

身份证号码：41031119750817XXXX河南省同宇建筑工程有限公司

摘要：城建档案工作走过30多年的发展历程，由无到有，由小到大，由弱到强，在城市建设和社会发展中发挥着越来越重要的作用。新时期背景下的城建档案管理内涵也在不断的发生着变化。文章针对新形势下城建档案管理之变化探究进行了详细的阐述，内容仅供参考。

关键词：新形势；城建档案；管理；探究

1．新时期背景下城建档案管理的新特点

1.1管理方式更加灵活。传统的城建档案主要是以纸质文件、音像资料为主。但是随着档案数量的增加和多元化的载体，使得其在管理方式更加多元，既有实体档案的管理，也有电子档案的管理，所以对管理人员提出了更高的要求。

1.2管理内容更加广泛。城建档案包括的内容较多，例如在基础设施方面，有市政基础设施工程和交通、公用基础设施工程，以及园林建设工程、风景名胜工程、市容环境卫生设施工程、城市防洪抗震工程、人防工程、军事工程档案资料（注，不包括军事禁区、军事管理）中从市区穿越的地下管线工程以及隐蔽工程的位置图。而在工民建工程方面，所有的市级以上与特批的重大建设项目。除此之外，还有地下管线档案、城市勘察成果档案、城市规划编制成果档案、城市建设科研档案、城市规划和建设与管理的政策法规、城市历史自然经济方面的基础资料等。所以在管理内容上较多，同时在形成、整理、审核、移交需要工程的参建单位共同完成，最终由建设单位汇总、归档、验收和上报，任何一个环节的缺失均会对其完整性带来影响。

1.3专业性更强。现代城市建设工程项目中的专业技术更多，所涉及学科也较广，加上归档时间较长，所以在管理过程中，对管理人员的专业性要求更强。尤其是作为主管档案的政府行政主管部门的城建档案管理人员，必须切实做好参建各方的协调工作，加强与各方的沟通和交流，尽可能地加强对其的指导，才能更好地促进其专业技术水平的提升和优化。而这对现代城建档案管理人员提出了更高的要求。

2．城建档案管理之变化探究

2.1管理思路变化

2.1.1由封闭型向开放型转变。随着城建档案管理的与时俱进，城建档案馆不再受制于传统的闭门自封、坐等档案的模式，而是转变思路，在档案收集工作中变被动接收为主动上门。针对馆藏中的稀缺薄弱门类，主动向建设系统相关部门及社会组织个人征集接收，以改善馆藏结构，健全档案门类。在城建档案保管利用方面，变强调档案保密性为推进档案信息公开，加强档案网站建设和电子文件数据库建设，提供现场查阅及互联网查阅等手段；定期对馆藏档案开展鉴定，进行解密降密工作，并适时公布开放档案目录；利用建设信息中心职能不断整合建设信息资源，实现信息共享。

2.1.2由间断型向持续型转变。在工程档案管理工作中，改变过去的仅仅前期一张《档案报送责任书》、后期一张《档案验收意见书》的模式，由首尾断点监管变为全程跟踪控制，将业务指导贯穿工程建设的全过程。在工程开工前建设单位与城建档案馆签订《工程竣工档案报送责任书》时就及早介入，到工地召集参建单位进行工程档案技术交底，对施工中和竣工后的所有关键节点都紧紧跟进，进行密集型指导，确保工程档案编制归档质量。

2.1.3由单一型向多元化转变。如城建档案开发利用方面，与过去单一的开展调档利用和编写城建大事记、重点工程选介等简单的档案编研相比，档案开发利用方式和手段更加丰富多样。积极打造新的服务平台，做好档案信息资源共享建设，强化档案信息资源的深加工，将城建档案馆从文献资料的收藏者转变为信息产品的生产开发者。同时档案开发利用更加重视、更加突出文化功能。城建档案本身承载着城市建设的历史和文化，是社会发展的组成部分。目前以“城市记忆”“乡愁”为主题的城市文化活动在各地纷纷开展，这是利用城建档案资源挖掘城市历史文化内涵、弘扬城市历史文化特色的一条蹊径。

2.2管理重心变化

2.2.1从单一房屋建筑档案为主变为房建、市政工程档案并重。市政重点工程档案作为工程档案收集的难点，在早期一直难以接收进馆，馆藏工程档案几乎全是房屋建筑类。随着时代的进步，城建档案工作力度的加大，城建档案价值的日益显现，市政工程的门类空白逐渐填补。市政工程档案的接收保管成为城建档案管理的一项重要内容。

2.2.2地下管线档案工作作为新的重点方向稳步推进。城市地下管线档案因管理体制等原因，多年来一直是城建档案管理的盲区。2004年《城市地下管线工程档案管理办法》出台，各地城建档案馆乘势而行，努力寻求地下管线档案工作的突破。将之纳入建设工程管理程序，明确规定管线工程竣工后管线档案移交要求；积极开展城市地下管线普查与建档工作，建立完善城市地下管线信息系统，并将其融入“智慧城市”建设平台。

2.2.3由纸质档案管理向电子档案管理转移。目前的城建档案工作增加了电子文件归档、电子档案管理的环节，纸质档案与电子档案并存的现状，必然使得城建档案管理的重心不再完全放在纸质实物档案上面，而是向电子档案管理偏移，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全。

2.3管理程序变化

2.3.1电子文件接收和电子档案管理。按照相关标准，明确建设电子文件的收集范围、要求、程序等，做好电子档案的保管、存储、迁移、鉴定、利用、销毁、统计等管理，确保其质量与安全。

2.3.2档案数据库建立维护。建立城建档案目录数据库和专题数据库，加强设备及网络维护，定期对数据进行多重备份和异地存放，确保信息安全。

2.3.3城建档案数字化扫描。制定馆藏数字化计划，对馆藏档案开展数字化扫描工作，将现有的实体档案资源转变成数字信息资源。

2.4管理手段变化

2.4.1城建档案管理系统。各地城建档案馆均开发或采用了适合的城建档案管理系统，执行各类城建档案的数字化管理与利用，包括工程项目跟踪指导，城建档案接收登记，档案整理著录、审核入库、保管统计、查询利用等主要业务流程悉数纳入系统管理，并且融入GIS（地理信息系统）技术，将孤立的档案资料与城市的地理要素相互关联，使城建档案信息与其空间地理位置对应，实现城建档案信息的可视化管理。

2.4.2建设行业综合监管系统。将工程档案管理纳入建设行业综合监管系统，强化城建档案馆对工程文件编制归档的监管力度，实现在建工程档案资料同步上传，以改变部分档案资料滞后工程进度、存在抄袭伪造的不良现象，确保工程文件归档的及时性、真实性、准确性。

2.4.3互联网系统。城建档案馆建立档案网站，借助互联网实现城建档案信息的远程服务与利用。网站具有宣传与公开信息功能、信息导航（搜索与查询、链接引导）功能、公众反馈信息功能、网上办事功能、学术研究功能等，为全社会提供了畅通的城建档案工作宣传、在线服务和档案资源利用平台。

2.5管理队伍变化

城建档案管理作为一门边缘学科，涉及到档案管理、工程建设、声像技术、信息管理、学术编研等诸多专业领域，需要具备相应专业知识的技术人员，才能保障各项工作的顺利开展。城建档案工作开展初期，管理队伍多由建设系统相关单位抽调人员组成，也客观存在凭关系进人的现象，时有年龄偏大、学历不高、专业不对口照顾进来解决待遇的，因此年龄、知识、专业结构均不理想。如今的城建档案机构，开始注重从城建档案事业长远发展需要统筹考虑人员结构规划，不断吸纳各类专业人才，大学以上学历占比不断增加，专业涵盖档案、工民建、摄影、计算机、地理信息、中文等城建档案业务涉及领域，同时加强在岗培训教育，形成了一支知识化、专业化、年轻化、高素质复合型的相对稳定的城建档案专业队伍。

3.结束语

综上所述，现状的分析是对目前工作的反思，对策的提出是对未来工作的规划和展望。所以为了更好地促进城建档案管理工作的开展，我们必须必须掌握新时期背景下城建档案管理的新特点，并结合其现状，切实加强对其的优化与完善。

参考文献：

[1]赵彤新时期城建档案管理工作的现状及对策[J].城建档案，2016，03：38-39.

[2]刘彩静.城建档案管理的现状及对策分析[J].城建档案，2016，07：56-57.