对新形势下如何做好企业电子档案管理的思考

对新形势下如何做好企业电子档案管理的思考

赵磊

赵磊

（内蒙古电力勘测设计院内蒙呼和浩特010020）

摘要：随着信息化建设的不断深入，计算机被广泛应用于企业的各个方面，大量电子文件的涌现使得档案管理工作由传统转向现代化成为必然。此文从对电子文件和电子档案含义的诠释入手，分析了电子档案对传统档案管理模式的影响，通过对电子档案的管理现状及存在问题的讨论，引发如何做好企业电子档案管理工作的思考，提对策，以期通过有效措施的实施，达到提升电子档案管理水平，更好地服务企业、造福社会的目的。

关键词：新形势;企业电子档案管理;思考

随着社会步入电子信息时代，信息化在为企业创造巨大利益的同时，也给传统的企业档案管理工作带来巨大挑战，最直接、最严峻的冲击就是电子文件的大量涌现。在这种形势下，电子文件如何归档？电子档案如何管理也就成了档案部门面临的新任务、新课题。思考和研究新形势下做好电子档案管理的对策，使企业的真实历史记录在电子时代得以传承和完善，是每位档案工作者责无旁贷地任务。

1电子文件和电子档案的含义

电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。其区别于纸质档案的明显特征有：数字化、非直读性、共享性、易改性，以及对设备的依赖性和非实体归档等。具有保存价值的电子文件，必须要归档保护，由此产生电子档案。

2电子文件和档案对传统档案管理模式的影响

电子文件的产生和广泛使用对档案工作产生了很大的影响，使档案管理工作实现了数字化、网络化和全息化，对传统的管理模式产生深远的影响。

首先，是档案载体的转变。电子文件以体积小且信息存储量大的磁性、光学材料为载体。与传统纸质档案的载体和信息的“二位一体”不同，电子档案的信息与载体之间脱离了原有的一一对应关系。不仅可独立选择不同载体，而且还能脱离原载体实现数据传递和处理。

其次，是档案分类的变化。旧有的纸质档案关于文书、科技、产品、基建、会计、人事等传统分类方案被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置，一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。

第三，是归档方式的改变。电子档案可以在文件办理结案后随时归档。这不仅可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

第四，是档案保管方式的不同。不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的电子档案信息将存入“虚拟库房”。

3电子档案的管理现状

可以说，电子档案在世界范围内也是历时不长的新鲜事物，国际上对电子文件及其归档后形成电子档案的管理非常重视。如美国学者提出虚拟档案的设想：认为在今后的十年内，社会所建立的几乎所有机构的档案，都将采用电子制作和传递。澳大利亚采用分布式管理方针，不主张电子档案集中保存，要求存放在各形成单位，但要受档案馆指导、监督。挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发，以解决电子文件对设备的依赖性问题。加拿大等国，采取“提前介入”措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。而我国的电子档案管理尚属探索阶段。2004年国家颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》虽然对电子档案管理工作有一定的指导意义，但较为粗略，实践中还有许多技术和安全性的问题有待解决。

4电子档案管理中存在的问题

4.1对电子文件归档问题重视程度不够

由于受传统理念的影响，一些企业偏重或者说习惯于纸质档案的收集和管理，面对电子文件的涌现，固守传统的档案实体管理模式，任由电子文件自生自灭，造成大量档案资源流失。

4.2电子文件产生方式各异，管理软件不配套

由于企业各部门的文件都在自己的系统里运行，且各个系统的数据标准、结构等都不尽相同，所产生的电子文件存储格式、著录内容千差万别，很难做到信息和知识资源的自动交换、共享，形成大量“信息孤岛”。

4.3档案管理人员素质有待提高

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理。

5如何做好企业电子档案管理工作

针对电子档案管理工作中存在的实际问题，笔者认为应该从理念、技术、制度、人员四方面入手，有的放矢，才能有效提升电子档案管理水平。

5.1以创新理念为指引

思想是行动的先导，理念问题是实施档案有效管理的首要问题。创新理念，不仅指档案工作人员，还包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等。首先通过观念创新，使企业从上之下摆脱传统管理理念的束缚，真正认清电子档案管理的重要意义。其次，重点从电子文件的收集、积累等基础工作入手，对电子文件管理“提前介入”，从源头做起，从而保证电子文件的归档质量、有效保存和开发利用。

5.2以先进技术为支撑

电子档案的管理离不开技术的支持，紧跟时代步伐利用先进的设备技术，是实现电子文件有效管理的关键措施。一是加强电子档案软、硬件设施建设。积极开辟电子档案存储的新途径。在硬件管理上，要确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全、稳定。二是全方位提升管理手段和技术。为防止电子文件在形成、传送、保存过程中发生信息失真、缺失甚至泄密。另外，电子签名技术、加密技术、身份认证技术等都是电子文件管理过程中不可缺少的技术手段。

5.3以完善制度为保障

电子档案管理仅有理念引导和技术支持是不够的，还需要有完备的管理制度作保障，才能解决电子档案管理的终极问题，也就是原始性、真实性、完整性问题。由于电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。所以实施电子文件的全程管理尤为重要。在全程管理过程中，一要确定责任领导和直接责任人。建立与各个工作环节相对应的措施、办法、程序、规范，并在工作中严格执行、有效监督。二要严格归档管理制度。从归档时间、数量和格式上统一标准，在对电子文件进行归档的同时，注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明。三要健全档案管理检查审核制度。为便于规范处理和控制。对各种来源的档案采用通用的文件格式。

5.4以专业人员为依托

电子档案管理是一项需要多学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的工作，要求档案工作者不仅具档案学基础理论知识及专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机及现代通信设备来操作网络化管理信息系统。为此我们要以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案管理专人员队伍建设，加大在职档案人员的岗位培训力度，同时重视引进相关的专业人才，以适应新时期电子档案管理工作的需要。

综上所述，新形势下，要做好企业电子档案管理，就要顺应信息化特征，结合企业自身发展规律，针对实际存在问题，创新理念，完善制度，依靠先进的技术和过硬的队伍，运用科学的管理模式与方法，实现电子档案管理工作与时代发展的同步，最大限度地为企业提供信息，为公众服务。

参考文献：

[1]季艳电子文件对档案工作的影响及对策《现代企业文化》2008年5月

[2]赵艳萍电子信息技术与企业档案管理《兰台世界》2006年08期

[3]电子文件管理研究课题组电子档案管理理论方法的创立《中国档案报》1999年6月24日

[4]本刊评论员做好电子文件管理工作责无旁贷《中国档案》2007年04期

[5]朱俊档案管理现代化的重要性中华现代医院管理杂志2004年5月第2卷第5期

[6]张华论电子文件管理中的“提前介入”《档案学研究》2001年4期

[7]李淑华理念技术制度:电子文件管理的三大要素《电子通讯》2008