浅析档案管理现代化张倩男

浅析档案管理现代化张倩男

张倩男

淄博市城乡规划研究和编制管理办公室山东淄博255000

摘要：档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。研究档案现代化管理的模式，进而更新档案管理的观念和手段，是档案部门面临的共同任务。本文就档案管理现代化的必要性及实现档案现代化过程中存在的问题和应该采取的措施展开论述。

关键词：档案现代化电子文件计算机技术

档案是历史的原始记录，是原生的、独有的信息资源。档案工作的主要任务是保护档案实体，开发利用档案信息，为社会提供服务。档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率、经济效率和社会效率。随着计算机技术的普遍应用，实现档案工作现代化成为我国档案工作者在当前和相当长时期面临的重大课题。

一档案管理现代化的必要性

1．档案工作要实现现代化首先是档案工作自身发展的需要。

随着社会经济的发展，传统的档案管理模式已经不能适应社会对档案的利用需求科学技术的发展使档案的载体、记录方式出现了多样化的趋势。越来越多的社会生活记录不再采取传统的纸张形态，而是以缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式存在。这些新型载体档案文件需要有特定的保管条件，保管技术和利用手段，而这些是传统的档案管理方式所不胜任的。此外，古老的历史档案则在逐步地自然老化，甚至形成“自毁”，这也急需采取先进的技术手段加以抢救。

2．信息社会的时效性和高效性，要求档案管理提高工作效率，实现管理的现代化。

当今社会是一个信息化的社会，各行各业，都在向管理的现代化迈进。档案管理也应该积极更新观念，以适应社会的发展。建立计算机检索系统，查找档案的速度将会大大提高，大大节约档案人员和利用者查找档案材料的时间，提高服务质量。利用计算机和各种现代化设备，对档案进行收集、整理、加工，将使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短。总之，档案管理现代化将会使档案工作人员的工作条件发生巨大变化。

3．档案管理现代化是社会和消费群体的需求。随着人们社会交往范围日益扩大，信息交流日趋广泛，人们需要获取大量的信息资源，本部门、本地区、本行业的档案资料已经不足以满足，档案部门及时提供具有知识含量、技术先进、富有前瞻性的信息，加速资源向数字化、网络化方向发展成为必然。

二档案管理现代化面临的挑战和实现途径

档案信息化是档案事业的一个必然的发展趋势，有着美好的发展前景，但是在档案信息发展过程中，我们还面临以下的问题需要解决：

1．思想观念的落后。

“坐等上门”的封闭工作管理模式经过几十年的时间，已经在档案工作者的头脑中根深蒂固。现在很多档案部门依旧沿袭着“重保管、轻服务”的思想，档案现代化的意识薄弱，缺乏时代感和紧迫感，沿袭旧的管理模式，安于现状。观念落后，现代化意识的薄弱是制约档案管理发展现代化的重要因素。

2．当前档案工作的基础工作差，信息技术的使用面狭窄。档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化、标准化。但是目前档案管理工作普遍存在一个问题：案卷质量较低，检索工具不完整，许多部门的立卷、整理等工作并不按照国家制定的标准执行。另外，多数档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，虽然档案工作已普遍配备了计算机，但使用的范围仍局限于文档目录录入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。

3．经费问题。这是影响档案工作的最棘手的问题。档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化已成为当前档案事业发展的方向，档案管理现代化的实现需要先进技术的引进和大量的信息化设备及对工作人员进行信息化培训。而档案部门直接创造的经济效益有限，对档案方面的投入又少，造成了无力购买先进设备及人才流失的局面。经费问题成为一个普遍存在的问题，成为制约档案现代化建设的重要因素。

4．档案工作人员的技术水平较低。近年来，档案界人才队伍建设有了长足进步，从业者的总体素质不断提高，但由于受到原有基础、总体环境、财政状况和工作条件的限制，与其他行业相比，档案信息化人才依然紧缺，人才形势十分严峻。在人类的社会实践活动中，人是最活跃也是最重要的因素，人员的素质是成就任何事业的关键这成为档案信息化的一个重要的制约瓶颈，影响着档案信息技术的应用和推广。

5．电子文件归档管理的问题。当前档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。另外，很多办公自动化系统设计时没有档案管理者参与，或者因档案管理者缺乏相关知识无法参与，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。

针对上述我国档案信息计算机管理中存在的不足之处，我们要相应地采取以下措施：

1．更新传统观念。面对信息时代对档案管理工作者提出的挑战，当务之急是更新传统的管理观念，树立档案现代化的管理意识，进行科学的管理。一方面可以通过开展丰富多彩、形式多样宣传教育活动，提高全民档案意识。另一方面，档案工作人员要变被动为主动，加强档案信息资源的开发和利用，积极为社会各界提供服务。

2．注意借鉴国外先进的管理技术，加速实现档案管理的信息化。美国是档案管理高度信息化的国家，主要表现在档案保存的信息化和档案管理的信息化两个方面。为了促进档案馆更好地为研究者服务，美国很早就开始进行了大规模的缩微复制工作。我们应该注意学习和借鉴它先进的技术，发掘档案的利用价值。

3．对于经费的问题，一方面要加强领导。管理的现代化需要大量的财力和物力，各级领导要大力支持，舍得投入才能调动协调方方面面的积极性，推动档案现代化的进程。另一方面要加强档案馆际的交流和合作。档案馆之间可以加强档案资源之间的交流，还可以互派人才，学习其它先进档案馆的先进管理技术，推动档案管理现代化的进程。

4．加强信息队伍的建设，重视高素质复合型人才的培养。

实现档案工作现代化，人才培养要先于设备，至关重要。档案管理技术手段越是先进，对档案工作人员的专业化素质要求越高。

在培养人才方面，一要强调提高质量，二要注意适用对路，要有计划有目的地培养出大批适应档案工作现代化需要的合格人才来。可以通过建立起激励机制，加强对人才的培养。使得这些人可以稳定的留在档案部门中发挥专长，建立起一支既掌握现代化科技知识与技能又具有专业热情档案人才队伍。

5．加强电子文件的运作和管理。首先，电子文件从形成、运作到归档要指定专人负责，及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量。已归档的电子文件，要制定严格的管理措施，以保证数据的原始性和完整性。如通过加盖电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理等。需要长期保管的电子文件，应与相同内容的纸质文件或硬件拷贝一同归档。

结束语：

总之，随着计算机及网络技术的深入，档案管理信息化必将成为档案事业发展的大趋势。档案管理者也会置身在一个全新的工作环境中，档案管理工作要随时更新观念，以适应不断变化的新形势的挑战，推动档案管理现代化的实现。

参考文献：

［1］王金环王金凤《论档案管理的现代化》信息化建设2008.3.

［2］刘晓芳《信息社会的现代化档案管理》兰台世界2008.8.

［3］石丽《试论档案管理现代化的必要性》山东档案2008.2.

［4］陈慧珠《浅谈档案管理现代化》中国科技信息2005年第16期.

［5］蒋澍《档案管理现代化面临的挑战和对策》天中学刊2004年10月..

［6］张照余吴品才《档案信息化建设》档案管理2007.6.