独家供应商的5R管理

独家供应商的5R管理

刘宝红

企业采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？采购专家提出应用5R原则指导企业采购活动，也就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量物品的活动。5R

即：适时（Righttime）、适质(Rightquality)、适量(Rightquantity)、适价(Rightprice)、(Rightplace)。神州采购与供应链管理俱乐部（PSPC）送来一篇文章，讲的是对独家或客户指定供应商（以下统称独家供应商），如何达到5R管理，即适时、适地、适量、适价、适质。在这里，我简单地谈一谈。适时：交期问题。独家供应商大多我行我素，不一定按客户的要求安排交期，致使采购方非常被动。交期不确定，进口报关不可控，碰到问题时就更是雪上加霜，对客户的响应速度和服务质量就大受影响。适地：很多企业使用JIT或VMI策略，这点大多供应商都能满足。不过独家供应商在放什么料、放多少上往往灵活度不够。适量：独家供应商大多是一些大品牌供应商，灵活度小不说，而且采购方的量在供应方眼里是“鸡肋”，多了不多，少了不少。适价：供应商是独家情况，采购人员已经失去最大的谈判筹码。这类谈判可考虑由公司高层决定，如果由一线采购人员直接操作，给采购人员带来的一定是“心”与“身”的双重考验。适质：国外一些企业做事很认真，在货物质量方面通常不会有大的瑕疵，但交货速度却很慢，两难情形，如何抉择？此外独家供应商或客户指定的供应商通常牵涉到安规认证，一旦客户随机认证，就无法再更换或增加代用物料，一般只能等到来年新品开发时再考虑更换，这点对企业也是有相当的风险的。那么，作为职业采购人，我们应该如何管理独家供应商呢？下面从公司内部管理面、供应商面、客户面等四个方面与大家一起分析。从公司内部管理面来说：首先要加强公司内部的管理与沟通，从制度和体系上先行完善。——合同要完备。合同要素如品质、价格、数量、交货期、其他浮动影响因素要考虑齐全有效，如有必要，可以设定一些惩罚性条款，以供双方以出现极端情况的时候严格遵循。——定期评估供应商绩效。定期评估，同时将评估记录结果发给供应商，敦促其对不良事项进行改善。对于成长型的供应商，可考虑成立供应链管理小组，派工程师驻厂辅导，多方协助供应商改善绩效。——资金允许的情况下适当备库存，以更快响应或满足客户需求。——如果采购项非常关键，基层采购应定期向主管、高层汇报，并邀请公司高层亲自参与供应商协调，还应考虑与客户一起拜访供应商高层，引起供应商高层的足够重视。——努力寻求后备供应商。要知道市场总在变动，供求关系可能改变。供应商无论如何独大，总有竞争对手。普通销售人员或主管可能感觉不到危机，高层的压力却往往比较大。采购方关注其竞争对手，会给独家供应商起到战略震慑作用。另外，还需考虑企业自身的发展、采购战略是否清晰。如果企业本身没有清晰的目标和战略，采购的战略不清晰，供应商开发和管理可能就没有明晰的短、中、长期计划，在具体管理和实施上就会显得不得要领。从客户面来说：——“磨刀不误砍柴工”，要多花点时间、精力研究客户的需求，关注客户的经营动态，争取对客户经营走势有大致了解。同时，公司内部要做好对独家供应商采购的计划，准确性提高，采购作业提前，这点很重要。——多做功课，搜集替代品的相关资料，然后咨询客户，在同等条件下，是否允许选择代替品？如果允许，可以寻找国内供货商；如果认定了品牌公司的产品，而且不得不按照人家的交货期的话，应该尽量早地提前告知客户，以便客户对自身的各方面的计划与工作进行提前的协调与处理。从供应商面来说：——要求供应商适当备库存，为供需双方提供缓冲。——避免仅采购与销售单线联系，同供应商各层紧密联系，这样出现问题可以有多种沟通渠道。——如果不可能更换，那就好好配合，本着互惠互利原则，以长期合作为导向，与供应商建立良好关系来缓解被动局面。从采购人员自身来说：——通过个人关系来弥补供求关系的不平衡，像对客户那样去对待供应商，保持定期联系，节假日送上真诚问候等，都有助于和供应商保持良好的关系。——提升自身采购专业性及个人素养，用人格、自身素养等影响供应商的销售人员，让他们感觉到你是一个优秀、专业的人，这样会对开展工作有一定帮助。如果以上策略都行不通，采购方还可以考虑：——寻找核心的贸易商或有实力的代理商，如总代理等，利用贸易商或代理商的杠杆作用，在尽量少增加成本的情况下来保障供应。——如果不是定制件，不涉及企业核心产品，也可以考虑联合采购。