试论文书档案管理中存在的问题与对策

试论文书档案管理中存在的问题与对策

蔡淑珠

广东省东莞市长安文化站523850

摘要：近年来，随着人们对信息的重视和决策质量要求的提高，文书档案管理在单位越来越得到重视。本文首先探讨了当前文书档案管理中存在的问题，接着就如何加强和改进文书档案管理工作提出了切实可行的对策和进行了纵深的思考，希望对文书档案管理工作的改善有参考和借鉴意义。

关键词：文书；档案管理；问题

0前言

文书档案在各个单位中具有重要的价值，对单位的各项活动能够客观地反映，也是单位管理水平的直接体现，方便单位的管理层对企业的管理水平进行评价，从而找出管理工作中存在的弊端，进行科学的整改。在计算机信息技术迅猛发展的现代，文书档案管理也具备信息化的特点，而文书档案管理工作中存在的一些问题仍然需要管理人员加以重视。

1文书档案管理的特点

1.1文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”

文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体（主要是纸质或实质）记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上；同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。

1.2与文书档案直接产生联系的主要是文书工作

文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。

1.3文书档案内容丰富，载体多样

文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。

2文书档案管理工作中的不足

2.1事业单位对文书档案管理缺乏一定的认识。

目前，在很多企业和单位中，文书档案管理人员对档案管理的认识并不充分，缺乏科学的认知，以至于在管理工作中没有加以重视，使得文书档案管理工作难以做到有序开展。造成这样的情况主要是因为档案管理人员认为该工作对单位的直接效益没有太大的关系，因此，在文书档案管理中过于懈怠。然而事实上，文书档案的管理对单位的良好发展是有着一定关系的。就是因为单位对文书档案管理没有充分的认识，所以在实施管理制度时就会受到各种因素的限制，阻碍了事业的可持续发展。总之，如果单位的领导仅仅注重眼前利益而忽视文书档案管理，管理人员也没有形成文书档案管理的意识，那么就会造成文书档案管理工作的低效率，对档案管理的质量造成严重的影响，管理工作就会出现各种不该出现的错误。

2.2文书工作和档案管理工作相混淆。

文书工作和档案管理工作是两种不同的内容，但档案管理需要在文书工作顺利开展的前提下才能够有效进行。当前很多单位对这两个工作相混淆，并且没有做好这两个工作的协调管理，文书档案管理人员没有重视与文秘的工作衔接，以至于文书档案管理与文书工作相脱节，使得档案管理工作难以有序地开展，同时也一定程度上影响了文秘的文书工作。所以在对文书工作和档案管理工作的问题上，两者是相互联系的，档案管理人员只有正确认识到这点，才能保证工作质量。

2.3人员培训不足。

人手不足是文书档案管理工作中普遍存在的问题，究其原因，主要是因为对这一工作重视不足导致的。为了解决人手不足的问题，临时补缺文书工作人员是大部分单位所采取的措施，但这些补缺人员缺乏系统性的培训经历，其上岗资格也未经考核，因为缺少专业的管理知识和基本的文书档案管理能力，并不能很好完成岗位工作，不能熟练进行分类、立卷等档案管理。而现有的工作人员也同样存在培训不足的问题，虽然这些工作人员在职时间较长，积累了一定的文书档案管理经验，但却缺少知识的更新与培训，一直沿用旧的工作方法，而一些方法已不能很好地适应新时期文书档案管理的工作要求。在信息技术时代，文书档案管理工作能够借助现代化的技术实施便利化管理，这就要求工作人员及时了解和掌握新的技术与方法，并将之应用于实际工作中，与自身的专业知识相结合更好地完成各项工作任务。但接受新的知识与技术对于部分老员工来说具有一定的难度，其思维方式与工作方法都不能快速地跟进时代要求，这就制约了文书档案工作的发展与进步。

2.4文书检索效率问题。

手工检索与计算机检索是现阶段文书档案检索的主要方式，但大多数的情况下仍是以传统的检索方式为主，对文书检索效率造成了极大的影响。不少工作人员存在着认识上的错误，认为提升文书档案服务质量需要进行更多检索工具的编制。总而言之，没有能够很好地在工作中运用现代信息技术是影响检索效率的主要原因。

3提高文书档案管理工作水平的对策

3.1建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。

无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。如果出现修改文件内容的情况，也应跟之前一样进行严格的复审程序。公文用纸要满足装订要求、排布规则、字体字号、负面尺寸、纸张类型等标准。

3.2搞好文书工作和档案工作的规范衔接。

档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。另外，对于文件材料要做到有效的收集，在处理文件上要准确、及时，并且，在收发文件材料时，工作人员要做到及时的记录，在发现文件材料缺少时，可以及时的对应查找。尤其是在帐外材料上，一般的领导外出开会都会带一些所需的材料，对于这部分材料，工作人员要做到及时的整理等。

3.3加强文书档案的收集工作。

文书档案管理的收集工作是一定要做好的，而且，还要在此基础上加强文书档案管理的收集工作。在文书档案的收集中，要把收集范围明确，收集的分类、文书档案载体的字迹要统一规范，利用立卷管理有规范，文书档案的整理、案卷、组卷等都要保证其质量。审核收集过程要严格把关资料是否达到标准。对于标题制作、正文提炼、附件、印发科室、文件选用、发文范围、文号编发、标题字形等都要制作详细的规范流程，工作人员要严格执行相应的规定。除了基本的信息收集工作外，还要借助于计算机网络等扩大搜集材料范围，使其尽早地跨入网络系统化，尽可能收集更多的有效信息，进而来丰富扩充文书档案管理的经验。

4总结

文书档案管理工作不是一蹴而就的工作，其需要一个长期的整理和规范的过程，在这个过程中单位各部门要相互配合、精诚合作，单位在制度上也要不断完善，增进文书档案管理的工作效率，只有企业全体总动员，才能够在文书档案管理工作上有所进步，从而提升企业形象，为单位的进一步发展提供动力。

参考文献：

[1]张聪.试论文书档案管理中存在的问题及对策[J].现代交际，2015（07）：109.

[2]李亚男.浅析新形势下文书档案管理问题及对策[J].办公室业务，2015（15）：78.

[3]柯慧.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].长江丛刊，2015（19）：122.

[4]陈振环.试论新时期文书档案管理中存在的问题及对策[J].经营管理者，2014，03：299.

[5]何小飞.探讨文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].东方企业文化，2014，14：97，100.