谈博物馆业务档案的建设

谈博物馆业务档案的建设

常乐

常乐沈阳新乐遗址博物馆辽宁沈阳110034

摘要：博物馆档案管理工作，是博物馆各项工作的重要组成部分，它所包含的内容广泛，涉及到博物馆的各项工作资料的汇集与整理，而博物馆的业务档案是博物馆档案建设的重中之重，这其中包括博物馆的藏品档案、保管档案、宣教档案、陈列档案等，它对开展业务建设，提高博物馆业务研究水平起到依据作用，然而目前一些博物馆的业务档案建设缺乏重视，管理工作存在许多有待于改进地方，本文就博物馆的业务档案的建设，及如何管理提出自己的见解。

关键词：博物馆；业务档案；建设

博物馆是通过实物、照片、资料，向人们传播历史文化知识进行爱国主义教育的场所。近年来，随着经济的发展，文化生活的活跃，博物馆日渐成为人们接受文化教育娱乐的主要场所。博物馆为发展文化事业，不断加强博物馆基础建设，更是推出各种陈列展览，尤其精品展览更是层出不穷，因而在博物馆各项建设中加强博物馆业务档案的建设，做好博物馆业务档案记录工作尤为重要。博物馆的业务档案是围绕博物馆的藏品、保管、文物保护、讲解、陈列展览和考古研究等相关材料而进行收集、整理、建档的过程。对提高业务人员的水平，促进学术研究、加强文物保护、历史信息留存等业务工作发挥着重要的作用。近年来，沈阳新乐遗址博物馆重视业务档案的积累与建设，笔者在业务部门工作多年，又接触业务资料较多，在实际工作中偶有一些心得，因而尝试撰写此文，对博物馆业务档案建设与管理提出自己的见解与看法，若有不妥之处，敬请斧正。

博物馆的业务档案包含了藏品状况、曾经举办的展览、开展的科学研究和宣传教育等业务活动，而这些档案资料越是早期，图片和文字等相关资料就越不完整，留下有保存价值的历史信息就越少，而这些历史信息却真实记载着博物馆的发展历程和历史沿革。博物馆在开展各项业务建设的同时，需要借助已有的档案资源，制定计划、进行相关学科的研究。因而博物馆应妥善的建设和保管业务档案，并有效的进行实施与管理，才能更加有效的促进博物馆事业的进一步发展。

博物馆的业务档案建设应从以下几个方面着手。

第一、建立陈列展览档案。博物馆的陈列展览是博物馆科学研究成果的体现，是博物馆进行宣传教育的主要手段。每个博物馆在举办展览时，无论是常设展览还是临时展览，都要经历选题、策划、实施等步骤，从拟定展览主题到布展实施，这个过程常常汇聚了业务人员心血，摸索和创造了许多有益的工作经验。当新展览开展后，往往忽视了新陈列展览资料的搜集、归纳与整理。一份完整的陈列档案，动态跟踪记录博物馆的陈列动态，他不仅肯定陈列展览的工作，又为新展览的设计工作中可以扬长避短，通过总结和借鉴，促使整体展览水平的提高。因此建立陈列档案非常重要，应引起博物馆的领导者和业务人员的重视。

博物馆的陈列展览档案，应在陈列展览布展工作结束后，认真搜集整理相关

资料，包括展览报请审批文件、展览修订的会议纪要、展板信息、文字大纲、说明稿、宣传册页，宣传方案、观众意见、设计图、平面图，上展文物明细、辅助展品明细、展品位置图、展览影像资料等档案的收录工作，以及开幕式场景、领导讲话内容、观众参观图片信息、展览意见薄等各种资料、图片的搜集整理，以及相关的电视、网络、报纸等相关媒体给予的报道。如果是博物馆推出临时展览或者引进展览，还应做好借展文物详单图录、展板信息、点交手续、借展协议、新闻通稿、媒体宣传报道的收录工作。博物馆的流动展览也应纳入博物馆的陈列档案。流动展览不仅丰富了群众的文化生活，活跃了博物馆教育阵地，是博物馆举办的陈列活动之一，其陈列档案也应参考常设展览的形式，将其专门建档给予信息留存。陈列档案不仅为以后的陈列展览工作打下基础，也有利于本馆相关业务工作的研究，有助于提高博物馆陈列水平。在人员和设备齐备的情况下，还应做好电子陈列档案，更大程度发挥陈列档案资源的作用。

第二、建立完备的藏品档案。藏品是博物馆进行各项业务活动的物质基础，藏品档案包括了藏品的收集、入库、登记造册的过程。在文物入馆开始，将藏品的来源、时代、尺寸、质地完好程度等基本情况逐一记录，并建立账册、制作文物卡片、建立藏品档案以及编目信息。文物档案中除记录以上信息外，还应纳入文物入馆的各种凭证和资料，如征集和收购的各种藏品的单据，调拨和借展的收据或清单，出土文物还应附上相关的发掘报告信息；专家对藏品的鉴定与定级的意见，藏品的照片、拓片和图纸，以及与藏品相关的著作资料等等。在做好以上藏品档案同时，还应相应辅助做好文物藏品的保管档案、修复档案、出入库使用档案、征集档案、借展档案、保护档案、研究档案等。这些档案分类建档，系统记录文物藏品充实丰富了藏品档案，也为以后开展藏品工作有据可查。同时应建立藏品的分类账和总账，把不同年代、不同种类、不同等级的藏品分门别类的进行登记造册，为以后方便、快捷、有效的开展业务工作打下坚实基础。

第三、建立系统的宣教档案。宣教部门属于博物馆的业务工作范畴，宣传教育工作是陈列展览、业务研究成果直接体现。建立宣传教育档案即肯定了宣传教育、陈列展览、业务研究等相关业务工作，又为完善博物馆陈列展览内容和形式，提高各项业务管理工作提供第一手材料。宣教档案包括统计博物馆举办历次展览的参观人数和购票人数，这其中包括成年人、未成人、老年人及其他免票人群，相应在博物馆观众人群所占比重。同时开展观众调查，注意收集观众留言和参观后的意见反馈。宣教部举办宣传教育活动时，无论是走出去还是请进来的宣教活动，都应记录好相应活动的图片影像信息。例如根据不同展览、针对不同人群编写讲解词；博物馆举办的各种知识讲座，讲座的内容、题目、举办日期、现场照片和影像；博物馆的宣传教育活动如模拟考古实践活动、志愿者讲解服务、培训活动等均应纳入博物馆宣教档案中。

第四、建立博物馆的影像资料档案。博物馆除文字资料档案外，还有许多与博物馆业务工作息息相关的影相资料，这些资料涉及到博物馆的藏品、展览现场、开幕式、座谈会、学术会、观众参观和讲解、考古与发掘等场面。影像资料的载体通常由底片、照片、视频、录像带、录音资料、光盘资料等组成。对于这类无法装订的档案，可以在档案注明清单和内容简介。图像资料往往因保管时间长、保管方式不妥善而出现霉变、划痕、损坏、老化、褪色、严重时造成丢失等情况。因而博物馆在资料管理岗位设置上，更应该设置有责任心的同志来精心保管这些资料，同时利用现代科学的手段，或扫描、或转录、或刻盘等备份手段，使这些材料可以最大限度延长使用寿命。

第五、建立系统的博物馆研究资料档案。科学研究是博物馆重要的工作内容，不仅能体现博物馆整体的业务素质和研究造诣，同时也是博物馆发展的重要保证。博物馆业务人员在进行文物藏品保护与研究、陈列展览、博物馆研究、宣传教育等相关学术研究时，即广泛采集了一系列与博物馆业务相关的文献资料、藏品的历史信息、考古资料调查、保护技术等资料，也形成一批有价值的业务研究材料如学术著作、论文、声像资料等，这些材料由于发表途径不同，发表时间不定，经常散见于作者个人手中，博物馆不能够随时了解和掌握业务人员的学术动态。做好这部分研究资料的搜集、整理，建立博物馆科研档案，即掌握业务人员的个人学术研究员动态，也丰富、充实藏品档案内容，有力促进全馆业务研究工作的进步。

第六、注重其他业务活动档案的搜集，保证档案的系统性和完整性。在收集档案时还应注意搜集能够反映本馆业务活动和发展建设情况的档案，例如博物馆举办的学术会议、开展的文物保护项目等。对于学术会议，应当做好搜集会议策划方案、筹备会议记录、会议手册、会议论文集、会议签到、会议影像归档。文保项目的上级批示、文件等材料都应集结归档。在立卷过程中应按照档案规范立卷，对于收集整理的各项材料，应详细甄别分类，确保档案资料的系统性、准确性。

由于一些历史原因及客观因素的影响，在实际工作中许多博物馆的业务档案工作停留在搜集与整理浅层次利用上，其核心地位没有得到彰显，功能没有充分得到发挥，业务也不能深层次地展开，究其原因，认为应从转变观念、改善机制入手，加强博物馆业务档案的科学管理和建设，以充分发挥业务档案的各项功能。

一、应加强博物馆业务档案管理，提升业务档案人员的业务能力。博物馆

档案资料完整、规范取决于管理者业务水平的高低。目前许多博物馆的档案人员通常由一些没有系统学习档案整理知识或经过培训的人员担当，因而工作起来专业性不强，对档案资料的重视度不够，对分类整理、保管利用均缺乏熟练度，档案管理工作也不规范，以致造成博物馆档案资料缺失和不完整。

“工欲善其事，必先利其器”，加强博物馆的业务档案资料建设，必须借助于外力和内力。所谓外力是为提高档案管理者的业务能力，博物馆应给予各种学习培训机会，给他们学习提高自身能力的平台，通过学习是使资料管理人员对业务档案的收集、编目、使用、贮存、修补等专业知识有更深层次的理解和更高度的责任感、使命感。内力为档案资料管理者应从自身出发，不断学习，熟悉档案管理工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理原则和方法，提高工作效率和档案质量，为不断发展的文博事业提供有力保障。

二、制定档案管理制度、定期补充业务档案。业务档案管理需要管理者制定一套行之有效的管理制度，制定年度计划、规定收集和整理时间、责任到人完成档案的登记编目、上架入柜。新的一年的开始是收集、整理上一年度业务档案的最佳时机。博物馆的各业务部室应积极配合，及时将年度积累的全部资料补充到博物馆业务档案中，以确保博物馆业务档案的完整性、延续性和有效性。博物馆还应建立健全业务档案管理人员的责任制度，对他们的工作质量给予督促、定期检查，对他们的业务能力给予考核等办法，最终的目的是保证博物馆业务档案的完整性、延续性。

三、博物馆业务档案资料的信息化建设。随着文博事业的发展，业务档案在博物馆的建设中发挥着越来越重要的作用。它是社会教育、科学研究、博物馆建设的基石，重视档案建设，加强档案管理，可以让博物馆的信息资源更加丰富。如何更好的发挥业务档案的作用，服务于相关人员，我认为加强档案的信息化、数字化、网络化是博物馆发展的大方向，只有实现档案资料的信息化，数字化、网络化才能与博物馆的发展相协调，适应不断变化的外部环境。

档案资料由管理人员手工收集整编归档后，在提供博物馆相关人员使用和借阅时，不仅工作量大、费事费力，而且效率不高。档案资料实施信息化后，检索查询更为方便，只需通过电脑和网络就可以实现即时查询，简洁方便。信息化的档案资料具备它自身优势，一是检索迅速、查找方便，使用者可以随时通过电脑及时有效的对博物馆以往的业务活动进行查找。二是电子档案相应与纸质档案的优势在于其使用寿命长、储存信息量大、更利于纸质文档的保护。厚厚的纸质文档在电脑的文件夹中化为一个个罗列清晰、一目了然的子目录。建立电子档案时，针对归档后纸质档案建立相应文件夹，在文件夹的子目录下可以通过扫描等技术手段逐页进行扫描，形成电子档案。每当博物馆有新的活动或进展，可以随时进行补充完善。当然纸质档案是所有工作的基础，电子文档是建立在纸质档案之上的。因此做好资料整理工作、规范档案制作流程、提高档案制作水平，才能更好的提高档案的利用效率和利用质量。三是更为有效的为科学研究服务。档案资料的信息化管理后，相关人员可以在局域网络中或自己的职权范围内查阅档案资料，提高工作效率，实现档案资料的资源共享。

四、要加强档案资料的保存环境建设。改善档案资料的保管条件，防止因保管条件恶劣、温度、湿度、光线、污染、灰尘等因素造成档案资料的损坏。远离水源火源，确保通风状况良好，定期对库房进行温湿度调节，做到档案室干净整洁，档案摆放整齐有序，精心维护档案，最大限度地延长档案的使用寿命。

总之，业务档案在博物馆有着举足轻重的地位，是博物馆进行业务建设不可缺少的一部分。只有科学有效的实施管理，才能更好提供和使用，才能为博物馆的建设和发展发挥其应有的作用。因此，我们应该自觉加强业务档案意识，不断摸索工作的方式和方法，总结以往经验和不足，使业务档案发挥作用最大化。

作者简介：常乐，女，沈阳新乐遗址博物馆业务室主任，职称副研究馆员，现主要从事的工作和研究方向是博物馆学研究和史前文化研究。

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