试述提升办公室行政管理人员综合能力的思考

试述提升办公室行政管理人员综合能力的思考

王梦瑶

中国建筑第七工程局有限公司华北公司天健湖壹号项目部河南省郑州454000

摘要：加强对企业行政管理工作人员的系统管理，不仅有助于提升他们的具体工作能力和科学文化素养，还可以在很大程度上促进企业核心竞争力的增强，帮助企业在复杂的社会环境中取得自身发展的一席之地。提升现代企业行政管理工作人员综合能力，也有助于企业真正实现可持续发展，为企业的创新提供人才方面的保障。

关键词：办公室；行政管理人员；综合能力；思考

1导言

我国在发展的过程中市场竞争相对激烈，很多企业为了在激烈竞争的大环境中谋得发展的一席之地，都在不断地改革并完善自身发展能力，以增强企业的核心竞争能力和企业管理能力。办公室做为一个企业的“管家”，既是中枢，又是后勤，履行着“参与政务、管理事务、协调公务、搞好服务”四大职能，发挥着上传下达、内外沟通的重要作用，具有千头万绪、纷繁复杂的主要特点，所以这就要求办公室行政管理人员在工作上要善于抓住主要矛盾，在思想上要紧扣新形势，具有敏感的政治意识和大局意识，能够自觉同企业在思想上、行动上保持高度一致，紧紧围绕大局开展工作。

2办公室管理人员具有的能力

随着当今社会发展的越来越快，企业的发展速度也十分迅猛，所以，办公室的行政管理工作也受到了重视。因为办公室行政管理工作对企业发展有着重要的作用，所以对办公室人员也就有着严格的要求。良好的人际沟通能力，是办公室工作人员最重要的素质，拥有良好的沟通能力，能够在工作中和其他员工保持良好的状态，以免出现员工不配合造成工作难以进展的场面发生。沟通能力也是每个人在日常生活中必不可少的能力之一，可以是每个人受益匪浅。协调能力是办公室人员需要具备的另一个素质，上传下达领导的决策和任务是办公室人员工作中另一项重要的任务，领会好领导的决策，并对工作人员进行相应的协调，是工作能够进行，任务按时完成。一旦出现协调失误，会似的工作出现停摆，难以为继。所以协调能力在工作起到了至关重要的作用。关照同事，也是办公室员工所做的工作之一，在越来越多的生子女投入到工作中去的形式下，虽然在家里收到父母呵护关怀，但在工作中往往无人依靠。如果办公室人员可以对这些刚刚步入社会，又想要在自己的岗位上走出一条道路的员工给予一定的关照，感受到冰冷的社会的温情，那么他们一定有动力去工作，有热情去奉献自己的青春。

3如何提高办公室管理效率

由于没有绩效业绩等指标的考核，让评定办公室行政管理工作变的难以客观公正。而提高效率的方法也是花样繁多，而笔者认为有效的几项措施如下：首先，定期对办公室行政管理人员培训，从高校和社会上聘请有关经验的学者教授先进的经验，在学习过程中，员工认识到自己的不足，在工作中实践，吸取教训，举一反三。对存在的问题，要积极应对，不能得过且过，所谓千里之堤毁于蚁穴，任何危小的错误都可能造成重大的是失误。其次，企业需要建立完善的管理结构，而不是混乱一团，行政无序，领导和决策层也要注重办公室管理在企业发展中的重要性，如同安全于工厂不可或缺。不完善的管理结构如同大厦框架不稳，容易倾覆。最后，企业管理需要科学管理，遵循科学发展观，不能盲目跟风，根据企业的性质进行管理工作，小型企业精细化管理，大型企业结构化管理。学习先进企业的管理经验，梳理管理结构，完善管理体系。

4提高企业办公室行政管理质量的作用

4.1策划作用

企业办公室的行政管理工作，一定程度上也承担了企业经营发展的策划职能，为企业领导者出谋划策，提供建议，以保障企业运营与管理的秩序性与条理性。企业办公室的行政管理人员是企业基层与领导层之间的沟通与交流媒介，通过行政管理人员对企业发展的各种信息进行收集与整理，并呈报给企业管理层，在这个过程中，办公室的行政管理人员会结合自己的理解与所见所闻，综合部门方案提出建议与意见，在某种程度上，办公室行政管理人员是现代企业的参谋。同时，企业办公室的行政管理人员也是企业经营与管理决策的监督者与执行者，是保障企业正常运转的重要推动力。

4.2辅助作用

现代企业中，办公室行政管理工作人员承担着辅助决策层与领导层工作的重要职能，同时也是企业各职能部门的桥梁与纽带。以建筑企业为例，在生产经营的过程中，建筑企业需要收集国家相关政策、上级来文、员工意见等各类信息数据，并以之为基础，结合建筑企业实际，配合办公室负责人，研究制定符合企业实际的工作方案及计划，并报企业高管进行整体决策部署。而在这个过程中，行政管理工作人员要第一时间搜集掌握国家和当地有关建筑企业的方针政策，并根据政策内容及来文要求，结合企业内部各职能部门职责，就责任分工、所需材料等内容，梳理整理出初步意见，逐级上报办公室负责人及公司高管。同时，办公室行政人员要深入了解基层员工的实际需求与真实情况，辅助上级领导筛选建设性的策略与意见。另外，企业办公室行政管理人员承担着承上启下的作用，需要将企业的政策与制度向职能部门与基层员工进行传达，并收集基层反馈，以帮助企业决策层与领导层了解基层想法。

4.3协调作用

企业办公室行政管理可以发挥其协调作用。企业内部有诸多职能部门，而这些部门之间具有不同的职能与作用，在工作制度方面也自成体系，企业政策变动也会对不同职能部门的内容与工作质量造成影响，这种情况下，企业办公室行政管理人员需要做的就是安抚人心，稳定相关人员的情绪，并且对可能存在的矛盾因素加以协调。除了协调部门关系之外，企业办公室行政管理人员还需要协调领导层面与基层之间的关系，帮助基层员工更好地理解企业领导者在经营发展方面制定的政策与策略，提高企业整体的协调性。

4.4组织作用

办公室行政管理工作也发挥着营造良好工作氛围的作用，企业办公室会通过各种方式方法，加强各方联系与沟通，建立良好的工作关系与工作氛围。比如，建筑企业的办公室行政管理过程中，为了提高企业内部的凝聚力，营造更加和谐、团结的工作氛围，组织集体活动与团队建设是较为常见的方式。建筑企业通过组织团建活动，培养员工的团队精神与集体意识，通过团建活动调动员工在实践工作中形成的工作习惯、发展意识与兴趣爱好等意识因素，沟通员工之间的思想意识，引导员工对企业产生共同的使命感与归属感，进一步提高团队精神，形成团队凝聚力。比如团建活动中常见的“爬毕业墙”项目中，需要一部分人作为人梯的“塔基”，其余人沿着这些“塔基”攀援而上。在这个过程中，有努力，有付出，也有对同事的依赖与依靠，员工们相互帮助、相互扶持，其间的团队意识凝聚力自然得到了提升。

5结语

在当前社会中，办公室管理人存在如管理混乱，人员素质不高等诸多问题，但对着社会发展，办公室行政管理在企业发展过程中的作用越来于受到重视，完善企业管理架构，提高管理人员素质，从根本上发挥作用，才能使得办公室行政管理在企业发展过程中至关重要。总之，要使办公室行政管理工作得到较大的提升，必须处理好服务领导与日常事务的关系，协调好行政工作与单位各级组织的关系以及不断提升自身的综合素质。

参考文献：

[1]张同.提升企业办公室行政管理质量的重要作用[J].中外企业家，2017（32）：68-69.

[2]龚超.企业办公室行政管理的思考与对策[J].现代商贸工业，2017（32）：90-91.

[3]陈琳.新形势下办公室行政管理工作初探[J].才智，2014（35）：367.