城建档案数字化建设工作的思考

城建档案数字化建设工作的思考

赵颖

呼伦贝尔市城建档案馆内蒙古呼伦贝尔021008

摘要：当前信息技术在各个领域广泛应用，在大数据背景下，为城建档案的数字化建设提供了有利的时机。需要加快推动传统载体的城建档案向数字档案的转变，通过推动城建档案数字化发展，以此来提高城建档案管理效率和质量，实现城建档案的开发利用。当前城市建设工程项目不断增多，这也使城建档案数量急剧增长，在这种情况下，如果传统的档案管理模式，会对档案管理质量带来较大的影响，也不利于档案的开发利用。因此需要充分借助于计算机和信息网络技术平台，加快实现城建档案数字化的转化，并建立完整的城建档案信息系统，加快推动城建档案信息资源的共享，全面提升城建档案信息资源的利用率。

关键词：城建档案；数字化；管理制度；加工方式；数字化内容

1城建档案管理数字化建设的意义

1.1满足时代发展要求

随着城市现代化发展的加快，将数字化技术应用到城建档案管理工作中对传统管理模式进行创新，是提升城建档案管理效率、充分发挥出档案资料价值的重要手段。在计算机信息技术的支撑下，各城建部门打造了档案管理数字化平台，改变了分散式管理模式，有效提升了档案工作的效率，同时也有利于城建档案资料的有效共享。

1.2利于城建档案管理的规范化

提升城建档案管理数字化水平，在数字化管理体系中纳入所有城市建设工程项目，采取网络与数据操作技术等，根据统一标准管理城建档案。这样能够让城建档案更加高效、准确与安全，提升各环节工作的规范性与科学性，为城市建设提供优质可靠的服务。

1.3利于城建档案的开发

在城建档案管理数字化建设过程中，有利于推动城建档案开发的深入进行。通过城建档案管理数字化建设，便于用户快速、便捷地查找所需信息资料，即通过登录城市基础设施建设信息服务平台，能够收集相关信息，并提起业务申请，从而加强与社会其他行业领域的合作。这样能够实行集成化管理运行模式，有利于整合数字化资源。

2做好前期的全面规划

在城建档案数字化建设过程中，需要统筹规划、循序渐进地进行。因此在具体建设时，要做好前期的全面规划，政府要引导城建档案管理部门统一信息化建设目标，全面提升工作人员的信息化建设意识。在具体建设过程中，也要统筹规划城建档案各项工作，依托于先进的科学技术作为牵引，确保各项工作有条不紊地进行。即要深入对原来所存储的档案数量和类型进行了解，并针对档案信息的重要性及使用效率来制定数字化先后顺序。制定清晰的档案条目，并做好数字档案存储的分类工作。通过全面规划，可以有效保证城建档案数字化建设工作的顺利开展，有效减少失误的发生，全面提升城建档案数字化建设的效率。

3选择科学的档案数字化加工方式

通过开展城建档案数字化建设，其最终是为了实现档案的高效和安全利用。在城建档案数字化建设过程中，需要选择科学的档案数字化加工方式，以此来完成纸质档案向数字档案的转化。当前城建档案数字化加工处理通常会采用内包和外包的方法。内包方法更具安全性，由于内包工作都是由档案信息管理人员进行，这些人员对档案较为熟悉，能够有效避免档案信息泄露和丢失，对档案管理具有较强的可控性。但内包方法要投入大量的人力、物力和财务，对城建档案加工经济化目标的实现具有一定影响。外包可以有效提高数字化加工处理的效率，但由于人员素质参差不齐，加工可控性较低，而且不利于城建档案信息的安全。因此在实际城建档案数字化加工处理过程中，需要与实际情况有效结合，科学对数字化加工处理方式进行选择，在保证城建档案信息安全的基础上，尽可能提高城建档案数字化加工的速度。

4制定标准化的档案管理制度

在城建档案数字化建设过程中，对档案质量和效率具有更高的要求，因此要与实际情况有效结合来制定标准化的城建档案数字化管理制度，并保证制度的落实和执行。在具体管理制度中，要对人员工作责任和工作范围进行明确，对工作人员的工作任务和内容科学安排，做好工作人员行为的指导和更正工作，全面提升城建档案数字化工作质量。同时还要建立合理的奖惩制度，对于工作中表现优秀的人员给予适当的奖励，激发工作人员工作的积极性。另外，还要定期对档案管理人员进行信息化知识的培养，使其能够全面掌握各种先进的技术和数字化软件，确保城建档案数字化工作效率的提升，保证城建档案信息的安全。

5合理选择城建档案数字化内容

在城建档案数字化建设过程中，需要制定合理的计划，针对城建档案内容，分清主次和轻重缓急，合理选择城建档案数字化内容。由于城建档案内容较多，而且类型较为多样，每种类型档案的特点、管理和储存方式也不尽相同，管理难度较大。因此在数字化加工过程中，需要先对管理难度大及信息量大的档案进行处理，然后再对其他档案数字化加工进行科学布置，确保循序渐进地进行。

6重视档案信息的安全管理工作

对于已实现数字化的城建档案原件妥善保管，做好日常安全管理和信息维护。非公开的城建档案信息一律不得上网。在互联网上提供已公开档案目录查询服务时做好安全防护。对不同的用户给予不同的权限，重要数据严格进行备份，并应异地保存

7城建档案管理数字化建设的策略

7.1完善档案管理制度

档案管理具备服务性质，对此在城建档案管理数字化建设过程中，需要加大对城建档案信息的开发与挖掘力度，为之后利用创造良好的条件，这样能够充分发挥出档案信息利用功能，也让档案信息资源得到有效的共享。不过在实现资源共享以后，针对资源安全问题还需建立健全的安全管理制度。特别是对电子档案管理，应制定与之相应的安全措施，加强对各环节工作的管理，避免出现安全隐患。一方面，在制作电子文件的过程中，应将权责分开机制落到实处，避免这两者出现混淆。另一方面，要根据硬件管理规定，应尽快对电子文件和计算机设备保管设施与环境进行改善，加大温湿度控制力度，避免发生存储介质被磁化的情况。还要将防盗措施做到位，及时进行维护与完善，保证档案信息的安全。

7.2建设数字化档案信息数据库

在城建档案管理数字化建设过程中，要高度重视数据库的建设，这是提升城建档案管理信息化水平的关键，也是城建档案数字档案馆建设的基础内容。一是建设好城建档案信息资源数据库。通过减少数字化城建档案信息资源数据库，有利于提升数字化城建档案信息，主要包括检索型数据库与文件型数据库。就检索型数据库而言，对开发城建档案的范围、目录与网上检索方式进行介绍。而文件型数据库则载入所有档案文件，利用网络即可查询与利用。二是建设好电子文档管理系统。该系统的主要特征是网络化应用，采取了数字化的形式，这种软件应用系统可以实现对各类电子文档的录入、修改、查询、审批、签发及归档等操作。

结束语

城建档案数字化建设是一项系统性的工作，因此在实际工作中要进一步建立健全信息管理制度，强化城建档案信息的安全管理，重视人员的培训，全面提升档案人员的数字化工作能力，做好档案信息的质量控制，加快实现城建档案的数字化和网络化，为城建档案的开发利用奠定良好的基础。

参考文献：

[1]邹媛媛.城建档案数字化建设面临的问题及对策思考[J].黑龙江史志,2015(07).

[2]何国贤,王健.档案数字化建设问题的几点思考[J].沧州师范专科学校学报,2012(01).

[3]董春明.对档案数字化建设的探讨[J].中国新技术新产品,2013(13).