试论水文资料档案管理工作

试论水文资料档案管理工作

梁春旭

梁春旭

（天津市引滦工程于桥水库管理处，天津，301900）

【摘要】我国水文科技在科技创新的浪潮中，取得了飞速的发展，水文资料作为水文工作的理论指导有它无可替代的作用。水文资料凝聚着水文工作者的辛劳和勇气，是他们在无数次的实践中总结出的精华。水文资料可以指导防水防旱工作、水资源的开发利用工作、水利工程的建设工作等。因此，管理水文资料档案成为了一项很有意义的工作。本文对水文资料的档案管理工作做出了合理的分析，并提出有效归档的方法。

【关键词】水文资料；档案管理；归档工作

水文工作可以归类为基层工作，但它的专业性很强，涉及面广，而且应用价值大，关乎了社会的发展。水文资料主要记录的是水资源、水文、水环境测验、预报等工作中的数据、文字、声像等资源，还包括水文年鉴、统计值、调查资料等。对于水利工作来说，水文资料相当重要，它可以防水治旱、开发水资源、保护水环境等。由此可知，水文资料的档案管理工作具有很大的现实意义。

一、归档工作

档案归档是一件复杂且需要耐心的工作，它要求归档人员有很强的专业技能和责任心，丝毫不能马虎。水文资料的归档有明确的规定，要严格按照规定好的要求进行，对资料的收集、分类等都要合理、科学[1]。

（一）前期归档工作的要求

云南省的水文资料归档工作一直是一丝不苟的，并出台了相关的规定，要求历年的水文资料一定要用棉线采用五针双线的方式进行穿孔、加固、装订，重要档案的归档应该提倡这种方式，棉线不易被腐蚀，能够长久的保持档案的清晰度。封面和封底要用统一的牛皮纸封上，注明年份、流域、时间等基本信息。第二页注明每个工作流程的负责人，第三页注明每一个项目所对应的页码数，使档案资料保持完整。在资料的分类过程中，根据水文资料的规律或者内在联系等标准，按时间排序，进行编目登记，保证以后检索起来方便。

（二）水文资料的分类装订工作

不同类别的水文资料要分开装订，用专用的纸张等来完成封面和封底。装订好的档案资料要按规定的要求放在抗压性强的硬档案盒里，在档案盒上按要求贴上标签，规范、整齐的排列在档案柜里，做到一目了然。

（三）后期的归档工作

各单位对档案的移交有不同的要求，整理好的水文档案不要放置不管，要定期或者不定期的进行归档。原始资料以及整编成果在每年的省局复审和全国终审以后要将所有的档案进行整理归档。水文手册、专项资料等，在任务彻底结束以后，要不定期的进行归档。

二、保管工作

水文资料有很重要的实用价值，使我国的一笔财富，要在整理规范化、合理化的基础上达到长期保存的目的，档案管理人员需要对水文资料的管理格外细心。

（一）存放环境

存放档案的环境必须干燥、整洁，还要达到防火、防虫、防潮、防光等八防标准。档案室要保持每天通风、防止资料霉变、被虫侵蚀，保证水文资源要完整、安全[2]。

（二）档案出入库检查

档案资料的出库和入库都要进行严格的检查，及时做好登记。帐和物要完全一致，不可出现一点差错。档案库里的卫生必须要保持，管理人员要定期打扫、整理，控制好档案库里的温度和湿度。库房内只能放置档案，不可以摆放杂物，对于易燃物更是要远离档案库。

（三）对人员的管理

档案库房有严格的管理规定，即不管是档案的存放还是调阅都要有档案管理员亲自操作，其他人员不得进入档案库。在调阅档案用于服务时，调阅者必须做好登记，就地查阅，严格遵循档案管理规定。档案不外借，若出现特殊情况需要借阅的，要得到机关领导的直接批准，在规定时间归还档案。在涉密资料的借阅情况下，管理人员要严格把控，防止泄密。

三、利用服务工作

水文资料的归档及管理工作，最终的目的就是提供使用，档案管理人员要将水文资料的利用价值发挥到最大化。档案管理人员在紧跟时代步伐，为水利工作提供更好、更周到的服务。

（一）发挥水文资料的公益性质

水文工作本身是为人民服务，具有社会公益性。在水文资料作用于社会时在保证不违反相关规定的前提下，要尽量根据利用者的具体情况而定采用何种方式提供资料，在确保水文资料完整、安全的同时，也发挥水文资料的社会价值，加强公益性服务。

（二）水文资料为社会提供了水资源的调查评价成果、监测成果等服务，这些服务为我国的水利工作做出了巨大贡献。同时，在对外提供水文资料的有偿服务时，档案管理人员要遵循相关的管理规定，选择性的进行有偿服务，在提供资料之前，必须得到领导的签字批准，办理齐全相关的手续，并且保证项目服务的资料完全准确，负责任把关每一个环节[3]。

四、提高水文资料的档案管理水平

（一）加强档案管理意识

对全体的管理档案人员进行档案法律相关的宣传工作，开展培训课程，知识竞赛等，让管理人员的意识得到提升，对档案工作充分重视，并能当成自己的事业一样认真、负责。

（二）完善相关制度

制度是约束人的行为的最好方式，国家要依据我国的水文资料实情，制定一套合理、有效的法律制度，让档案管理人员有法可依，能够将管理档案的效率提升到更高的水平。

结束语：

水文资料作为我国水利科学的数据资源，有它不可估量的作用。水文资料不仅会对经济发展起到推动作用，还会对科技创新提供信息支持。水文资料的档案管理是以保护水文资料完整性为目的，最大限度的实现水文资料的实用价值。在归档中做到科学、合理，不仅可以方便水文资料的使用，也可以对水文工作的现代化建设做出贡献。

参考文献：

[1]段顺香.浅析水文资料档案管理工作[J].办公室业务,2015,4(11):57-57,62.

[2]赵蒙.如何推进水文档案管理服务信息化分析[J].卷宗,2015,5(10):91.

[3]赵蒙.试析水文档案管理中的问题与策略[J].办公室业务,2015,7(5):61-61.