政工干部档案管理的功能分析及实践

政工干部档案管理的功能分析及实践

金玲

溧阳市住房和城乡建设委员会江苏溧阳213300

摘要：当前应重视政工干部的档案管理，通过强化政工干部档案信息的归集能力，以及增强对政工干部档案资源的挖掘绩效，为政工干部的岗位业绩考核提供坚实的数据支撑。档案管理的功能包括，政工干部的队伍建设追踪功能、政工干部的队伍结构优化功能、政工干部的工作业绩归集功能、政工干部的能力构件挖掘功能。实现功能的实践途径可围绕着：正式制度安排下提升政工干部职能地位、政工干部队伍建设目标下驱动档案管理、正负激励作用下增强双向信息交互质量、搭建线上通道降低档案管理的交易成本等四个方面来展开。

关键词：政工干部；档案管理；功能分析；实践

新时期需要正视政工干部的岗位职能优势，并应通过创新政工干部管理模式来提升岗位职能优势。之所以提出上述观点在于，长期以来政工干部在工作过程中面临着“两张皮”的尴尬局面，即他们不仅需要认真贯彻上级党委所交付的工作任务，同时又需要应对基层部门可能出现的消极状态。由此，这就使得部分政工干部在工作中存在着焦虑情绪，进而不利于日常工作的正常开展。笔者认为，当前应重视政工干部的档案管理，通过强化政工干部档案信息的归集能力，以及增强对政工干部档案资源的挖掘绩效，为政工干部的岗位业绩考核提供坚实的数据支撑。最终，为激励和规范政工干部的工作行为提供依据。随着终身学习时代的到来，档案管理还能为政工干部提供“自组织学习系统”形成的目标。基于以上所述，笔者将就文章主题展开讨论。

一、政工干部档案管理的功能分析

结合前面的论述，这里可以从以下四个方面来对档案管理的功能做出分析：

（一）政工干部的队伍建设追踪功能。政工干部队伍建设需要与时俱进，并能与所在单位的主营业务发展需要相契合。受到政工干部岗位职能内容和特征的决定，政工干部队伍在建设中需要聚焦“传帮带”实施效果，以及团队工作合作能力等两个方面。由此，通过政工干部档案管理便能对上述建设实效进行定期汇总和追踪。同时，在量化过程中来综合评价单位整体、部门局部政工干部队伍建设的绩效。

（二）政工干部的队伍结构优化功能。在政工干部队伍建设过程中，需要完善队伍中的年龄结构和岗位工龄结构。当前，对政工干部的工作能力提出了新的要求，如能够在自媒体平台完成舆情搜集和跟踪任务，以及建立起线上与线下共促的思政工作形态。实现上述要求，则需要在发挥不同结构下政工干部的比较优势来实现。因此，政工干部档案管理通过梳理人事信息，便能为队伍结构优化提供前置性的信息帮助。

（三）政工干部的工作业绩归集功能。作为政工干部个体而言，其仍然面临着职务晋升和薪酬激励的需要。正如上文所指出的那样，受到政工干部日常工作内容和形态的决定，其功能绩效难以在短时间内给予量化。但通过强化政工干部档案管理，提升政工干部工作业绩归集的时效性，则能首先在政工干部之间的横向比较中完成工作业绩的定性评价。同时，通过提升他们业绩归集的时效性，也能防止政工干部档案信息残缺现象的发生。

（四）政工干部的能力构件挖掘功能。政工干部队伍建设和个体工作能力建设永远在路上，但形成怎样的建设方向则可能因上级主管部门的“短视”而偏离正确的轨道。在解决工作中所存在问题的驱动下，通过对政工干部工作档案信息进行梳理与分析，则能够为政工干部弥补能力短板提供启示。

二、档案管理功能实现过程中的困境探究

以上档案管理功能在实现过程中，还需要直面以下三个方面的困境：

（一）组织生态环境所引致的困境。在生物学隐喻下可知，组织生态环境对政工干部档案管理功能的实现存在着一定的干扰。首先，这里的干扰来自于上级主管部门所习惯的政工干部管理模式，即以目标考核的方式来增强政工干部的工作执行力，而忽略了从政工干部的视角来看待工作中所面临的挑战。从而，弱化了对档案管理功能的认识。再者，受到单位主营业务的驱使，强化政工干部档案管理并不一定会受到组织内部舆论的支持，进而就难以使档案制度设计者引起足够的重视。

（二）组织激励常态所引致的困境。由上文所述，加强政工干部档案管理属于一项系统工程。而且，档案管理需要在时间维度上建立起不间断的信息归集模式。在单位科层结构下，政工干部依照不同的部门隶属关系而发挥着岗位职能。因此，这就为政工干部档案信息的归集与汇总带来了压力。在组织生态环境影响下，针对政工干部档案管理人员的岗位激励设计并未考虑到上述工作特点。同时，更未能适应档案管理的功能来创新激励模式。为此，这就可能使得档案管理质量难以持续提升。

（三）组织职能壁垒所引致的困境。在“互联网+”时代，针对政工干部档案同样需要建立起线上与线下同步的管理模式。正如上文所提到的那样，政工干部岗位职能隶属于不同的部门，这就为档案信息的及时归集形成了压力。再者，职能化组织架构所固有的封闭性，又以壁垒的形态可能制约政工干部岗位信息归集的时效性。

三、破除困境的着力点

针对以上困境，这里提出三个方面的着力点：

（一）着力于提升政工干部的职能地位。改善组织生态环境的目标，需要在较长的时间范围内在逐步实现。当前的着力点则需要放置在，提升政工干部的职能地位范畴。该着力点的提出笔者出于这样的考虑，即政工干部职能地位的提升基于组织内部的正式制度安排，而正式制度的落实又基于科层组织内部的权威式管理形态。因此，在组织内部的权威式管理形态下，便能为现有的组织生态环境下注入重视政工工作的“意识形态”。最终，为强化档案管理提供舆论和制度支持。

（二）着力于调适档案管理的激励结构。笔者认为，这里的激励形式属于“双边”结构。具体而言，针对政工干部的档案管理不仅需要激励他们及时反馈自身的档案信息，还需要激励档案管理人员切实履行工作常规和主动创新工作模式的意愿。由此，着力于调适档案管理的激励结构，则需要分别对政工干部和档案管理人员来展开。从激励机制设计内容来看，则需要在正激励范畴引入物质与精神激励要件，而在负激励范畴则应主要以岗位制度惩戒为主线。

（三）着力于创新信息归集的实施模式。在笔者的调研中感知到，政工干部因面对较为繁杂的日常工作，该工作常态便制约了他们及时提供最新档案信息的时效性。同时，在职能化结构壁垒的约束下，也抑制了各部门在配合档案管理部门的工作意愿。因此，这里的着力于创新信息归集的实施模式，其关键点应放置在降低双向信息交互的“交易成本”上。只有这样，才能破解现实困境。

四、政工干部档案管理的实践途径

根据以上所述，政工干部档案管理的实践途径可从以下四个方面来构建：

（一）正式制度安排下提升政工干部职能地位。在党风廉政建设背景下，需要充分发挥党建对单位主营业务的推动职能。落实党建工作成果则需要依赖政工干部不断发挥自身的主体意识，而这就为提升政工干部职能地位提出了现实要求。笔者建议，党委应在政工干部现行岗位职能边界基础上，以制度形式提升政工干部档案管理部门的权限，并在舆论引导下突出政工干部在思政工作领域的职能地位。这样一来，就在整体视域下形成了档案管理与政工干部岗位职责之间的辩证关系。

（二）政工干部队伍建设目标下驱动档案管理。为了使档案管理符合政工干部管理的需要，以及能够适应政工干部队伍建设的动态要求。笔者提出，应在政工干部队伍建设目标下驱动档案管理。根据“目标管理=目标分解+目标协同”的恒等式关系，单位党委应在合理授权的基础上，为档案管理部门优化信息平台建设提供帮助。就“目标协同”而言，则在党政联席会议的基础上，强化各职能部门与档案管理部门之间的合作，使得隶属于各部门的政工干部能及时反馈自身的档案信息。

（三）正负激励作用下增强双向信息交互质量。前面已经指出，需要针对双边优化现有的激励结构。笔者建议，应在年终绩效考核中，应将政工干部对自身新增档案信息的反馈时效纳入到工作业绩评价中，进而在薪酬体制范畴下来激励他们及时反馈个人信息。同时，在宣传上需要让政工干部明确，个人档案信息的完整性直接关系到他们的职务晋升，从而赋予他们精神激励。针对档案管理人员的激励设计，则需要从落实岗位职责和将部门蹲点制度的落实情况纳入到岗位绩效考核之中。

（四）搭建线上通道降低档案管理的交易成本。单位需要完善和提升内部的电子政务平台，其中需要为政工干部开辟专属个人信息传输通道，且该通道应能为政工干部个人档案信息的保密提供保障。为此，则需要在线上档案管理信息收集端采取专人专岗，进而能够将档案信息保密职责落实到人。这里还需指出，档案管理部门应在大数据分析技术的支持下，对政工干部电子档案信息进行梳理与分析，进而为队伍建设提供人员结构优化建议，以及为未来政工干部工作能力建设提供意见。最后强调，对于现有的政工干部档案归档工作来说，需要核实相关信息的真实性。因为，这直接关系到当事人的薪酬分配和岗位定级。笔者认为，关键工作在于需要当事人补充档案信息中的支撑材料，且档案管理部门应主要以电话采访的方式来核实支撑材料的有效性。综上所述，以上便是笔者对文章主题的讨论。

五、结语

新时期需要正视政工干部的岗位职能优势，并应通过创新政工干部管理模式来提升岗位职能优势。之所以提出上述观点在于，长期以来政工干部在工作过程中面临着“两张皮”的尴尬局面，即他们不仅需要认真贯彻上级党委所交付的工作任务，同时又需要应对基层部门可能出现的消极状态。本文认为，档案管理的功能包括，政工干部的队伍建设追踪功能、政工干部的队伍结构优化功能、政工干部的工作业绩归集功能、政工干部的能力构件挖掘功能。在此基础上，实现功能的实践途径可围绕着：正式制度安排下提升政工干部职能地位、政工干部队伍建设目标下驱动档案管理、正负激励作用下增强双向信息交互质量、搭建线上通道降低档案管理的交易成本等四个方面来展开。

参考文献：

[1]张洪江.关于高校档案归档管理现状及改进对策研究[J].,2016(12).

[2]褚继兰.对高校档案信息开发利用的几点思考[J].教育科学(全文版),2016(4).

[3]张媛.浅谈如何提高医院档案管理人员素质[J].经济研究导刊,2012(21).

[4]张毅.重视医院档案价值强化医院档案管理[J].决策探索,2012(10).

作者简介：金玲(1972.8—），女，汉族，江苏溧阳人，本科学历，江苏省溧阳市住房和城乡建设委员会，政工师。