刍议社会保险业务档案管理方式的创新程秀丽

刍议社会保险业务档案管理方式的创新程秀丽

程秀丽

承德县社会保险事业管理局河北承德067000

摘要：在目前的发展中社会保险档案管理工作有着十分重要的意义，并且档案管理同各个单位合法权益、职工利益有着密切关系，因此，要求我们提升档案管理水平，推进档案管理服务水平的提升。

关键词：社会保险；档案；管理；形式

引言

随着我国不断发展进步，人们逐渐认识到社保的重要性，所以社保档案的管理也应更加精细，避免出现差池。社保局应该制定完善的管理制度，使社会保险充分发挥其利用价值。

1、社保档案管理的重要性

1.1、加强社会保险档案管理对社保事业发展具有重要意义

社保档案不仅记录着参保单位缴纳社保的情况，还直接反映出社会经济发展和参保企业经营状况，对于国家经济、民生方面的政策是一个良好的参考。目前，老百姓对于完善社会保障的需求和我国社保事业处在发展的初级阶段的矛盾，促使加速完善社会保障各个方面，因此做好社保档案管理工作对于建立和谐社会，提高群众满意度有着重要的意义。

1.2、社保档案的管理与参保人员的切身利益息息相关

从目前来说，一个人从出生即可参加居民医疗保险；工作后可参加城镇职工养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险；居民养老保险和居民医疗保险又为城乡居民提供保障。这些不仅涵盖不同类型的人群，而且涉及到一个人的方方面面，所产生的社保档案也包含了参保人员各方面的信息。例如参保人员退休年龄主要依靠档案里最早的对于出生日期的记载，而不是身份证上的。而很多地方的贷款、户籍转入、资格考试等都需要提供当事人的社会保险参保证明。一旦在社保档案管理上出现什么问题，有可能会影响到职工的就业、退休、医保报销等，是相当严重的。

1.3、有利于提高社会保险经办部门业务质量和办事效率

参保人员从参保到退休中间有失业、转移、参军、上学等等诸多情况。这些档案资料涉及到退管、就业等各个部门。各部门的业务经办往往是相互关联的，档案资料的共享大大提高信息的准确性及办事效率，也可以让参保人员少跑腿或不跑腿。

2、社保档案信息工作中存在的问题

社保档案工作作为党和国家档案事业的一部分，所拥有的信息资源应真实齐全丰富，能起到充分为人民服务的作用，但由于重视程度的差别，许多社保档案部门成为退休养老的“风水宝地”。

当前社保档案信息不断完善，同时也存在满足不了社会各方面的需求，特别是失业职工退休，特殊工种提前退休，会有年龄上的误差，会有年限上的短缺，因此更大规模的收集，更真实的记录和反映历史，是时代赋予我们的责任。随着时代的发展，对社保档案工作提出了个大视野，大基础，大信息的要求，今天的社保档案工作起到承前启后的崭新作用，档案工作要发挥主观能动性和积极性，更好的服务社会各界，已提出了新的挑战和要求。社保档案将以新的信息要求，对过去那种简单的，落后的社保档案管理手段，已经不能适应现代化新技术的要求；对传统的手工档案，纸质档案提出更加规范的高层次标准，将寻找工作的突破口，全方位拓展社保档案的社会功能，把档案工作的触角延伸到社会建设的各个角落。

3、做好企业社会保险业务档案管理的创新

3.1、提高全民的社保档案意识

做好社保档案管理工作，第一步便是要促进群众档案使用意识的增强。与基层档案工作人员相互配合补充档案内容，核实档案中的基础信息，及时整改不完善的内容，如此才会更加真实有效的开展档案管理工作。另外，还要提高工作人员的积极性，对档案管理职业予以明确。保障基础设施的完善，更换使用时间较长，存在严重老化问题的设施，将提升使用安全性为目标。定期检验档案管理情况，及时解决发现的问题，以得到群众的认可。档案管理在注重安全的同时，更应该将档案的使用价值发挥出来。

3.2、实现信息化档案管理

社保建档完成后，还需要不断进行材料补充，使其具有连续性，进一步发挥人事档案的作用。所以企业应加强档案管理，充分利用信息化技术，加强社保档案信息化建设，制定社保电子档案归档规范，使电子档案的收集、整理、存储有明确的依据，保障电子系统的安全性。同时，还应积极引进信息技术人才、采用良好的信息设备，促使社保档案管理更加规范、安全。

3.3、实现社会保险档案由纸质化向电子档案过度

各级社会保险经办部门应重视档案管理的重要性，加大投入，不仅要购置先进的电脑、扫描仪等设备，还要开发出适用的档案管理软件，将电子档案和条形码技术应用到社保档案管理工作中。同时为业务经办人员配备扫描仪，做到随办理随扫描存档，这样做可以有效解决纸制档案在收集过程中的遗失问题。通过网络建立内部信息共享系统，可以有效提高办事效率。

3.4、加强社会保险档案管理的制度保障

法规是基层单位工作的法律依据，它具有极强的原则性，在内容上侧重于宏观和共性，要将其落实到实处，基层单位必须根据自身工作性质和内容，在遵循法律法规的前提下，突出可操作性的档案管理和具体措施，社会保险档案工作关系到社会大局稳定和职工合法权益，重视和加强社会保险档案工作，强化其在社会中的地位和作用，是社保档案工作的一项重任，在社会生活中，社会保险档案工作，承担着化解社会压力和减轻包袱的重担，对当前社会转型中，势必对社会大局的稳定造成影响，包括强化和突出社保档案的地位和作用，社保的功能在不断健全，就必须加强和完善社保档案的管理体系，加强开展社保档案工作，势必为广大职工提供更好的服务，上了一个新台阶。社会保险工作是有一定的特殊性，社会保险改革也正在探索和实践中，有关政策，法规在不断充实完善。

3.5、加强服务，深化社会保险档案的开发利用

各级社会保险经办机构，应针对社保业务档案制定相关查阅利用制度，根据规定向群众提供档案查阅利用服务，并将查阅利用记录在册，以为有关人员提供准确、便捷的查询服务。作为一个服务窗口，社会保险是为广大人民群众服务的，每个保险档案人员的言行举止不但代表着自身素质，也代表着单位与社会保险部门。为此，社保档案管理人员必须进一步增强自身的服务意识，将文明礼貌用语用到平时的工作中，把服务承诺制与责任追究制落到实处。每位社会保险档案管理人员都要以热情的态度对待群众，针对确定不了或政策中没有做出明确规定的问题，切忌擅做决定，一定要在向主管部门请示后，再清楚的解释给利用者。只有为档案利用者提供有效的利用服务，才可将社会保险档案应有的作用发挥出来，服务利用者，让广大利用者满意。

3.6、搞好人员培训，提高社保档案管理队伍的业务技能

社会保险档案工作具有很强的政策性与业务性，作为档案管理人员不但要将相关的法律法规与业务知识做到了然于心，计算机实际操作能力也是不可缺少的。因而，社保部门应加强和档案行政管理部门的联系，积极组织社保档案管理人员参与相关业务培训，相互交流经验，并针对档案管理人员的思想、作风建设做进一步加强，稳定队伍，以使档案工作的连续性不受影响，打造一支作风优良、业务精湛的社会保险档案管理队伍。

3.7、优化成本

社保业务档案管理不但要做到高效率化，也要做到低成本化，因为传统应用系统开发与维护会花费相关管理部门大量的人力、物力与财力，这对当前信息处理量越来越大的社保部门而言显然不利。因此，要借助云存储、云计算技术来提高终端客户端服务质量及服务能力，借助优质服务提供商来提供维护软件，利用云存储技术来储存大量社保业务档案数据，并通过在线进行软硬件升级，最大限度降低社保业务档案管理对信息科技专业档案部门的依赖度，在做到节约信息技术及专业人才投入的同时，也与用户建立了近距离服务体系，随时在线帮助用户解决疑难问题，体现云计算、云存储技术优势。建立完善的、规范化的社会保险业务档案管理体系，是我国推进覆盖城乡居民一体化社会建设的根本，也是社保及相关部门的神圣职责。信息化社会，建立信息化社保档案管理体系已经成为必然。相关部门一定要抓住全民社保信息化这一工作发展契机，充分借助像云计算、大数据这样的先进信息化手段，加速完善社保档案信息化管理信息数据工作，提高社保档案信息化管理中的数据质量，真正做到善政于民，将规范化、信息化社保业务档案管理道路认真走下去。

3.8、建立档案交接制度，避免遗失

随着经济的发展，各地方在区划调整中，有的社保经办机构上划，有的分立，还有的合并。在这些机构及人员变动中，往往造成档案损坏遗失。建立规范的档案交接制度，对于在档案迁移、人员变动情况下保持档案完整，避免损毁是非常必要的。

4、结语

随着我国社会保障工作的深入推进，陈旧的管理模式逐渐被人性化管理、网络化管理以及规范化管理所取代，若要保证社会保险工作的发展更加健康、有序，使其充满生机与活力，社保档案工作就必须同时代发展保持一致，致力于改革创新。需知，社会保险档案管理的好坏与千百万人的利益以及社会的和谐稳定有着直接关系。社会保险档案有利于社会保险经办机构更好地开展社会保险工作，促进社会保障体系的建立进一步加快，让社会保障事业朝着健康、稳定的方向发展。

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