大数据时代背景下的档案管理策略

大数据时代背景下的档案管理策略

宁洁文

清远市档案学会广东清远511500

摘要:档案管理是关系到我国现代化建设的一项重要工作，对大数据时代背景下档案管理策略的探讨具有十分重要的意义。本文对大数据时代背景下的档案管理工作展开了探讨，对其档案管理策略进行了介绍，并分析了大数据技术应用于档案管理中应注意的事项。

关键词:大数据；档案管理；策略

0引言

随着互联网技术以及信息技术的快速发展，数据急剧增加，大数据时代已经来临，这对档案管理工作也提出了新的要求和挑战。在大数据时代背景下，档案管理工作者面临着海量的数据资源，如何有效地进行数据收集、储存及处理是当前档案管理工作者面临的一个重要问题。鉴于此，笔者对大数据时代背景下的档案管理进行了分析和介绍。

1大数据技术引入档案管理中的必要性

1.1在智慧城市中融入档案管理需要利用大数据技术

档案馆是档案的永久保存地，它是能有效为社会提供服务的社会科学文化机构，里面存储了海量的信息数据，是社会各类信息资源的汇集地。但是其管理的方式相对落后，同时缺乏相应的人才,尚未形成很强的社会档案管理意识，对这些强大的档案信息资源没有进行很好地开发和利用。建设智慧城市是开发和利用档案信息资源的重要契机，是将档案馆彻底融入城市并提高城市形象的重要机会。依赖于信息的使用，智慧城市要想让档案馆真正融入其建设中，需要将档案馆里所保存的信息进行盘活，同时让智慧城市中能融入这些信息，使之为公众所使用。档案馆的海量数据单纯依靠人力是无法完成其保存和利用的，需要借助科学技术，大数据处理技术就是最好的选择。

1.2电子文件的管理需要使用大数据技术

电子文件在大数据时代每天以指数级的速度增长，这也给电子文件的管理带来了巨大的困难，这些海量的电子文件中蕴藏着巨大的财富，但是从这些电子文件中获取有用的数据却是困难重重。在对这些海量文件进行处理时，我国一直倡导使用直接鉴定法来进行鉴定，文件由专业的鉴定人员进行逐一核对，但是如此海量的电子文件导致工作量太过庞大。此后得到认同的方法是宏观鉴定法，即从总体上判断电子文件的价值。这样在确定好电子文件的管理对象后，需要对产生电子文件的机构进行文件收集工作，但是对这些电子文件的检索又是很困难的事情，同时面临如何进行分类、如何进行监督、如何进行利用等问题。大数据技术能很好地解决这些问题，通过将大数据转发器安装在一般的硬件上，对数据进行收集并形成相关的数据系统，这个量级是很庞大的。同时，大数据还能为机器生成的海量数据进行检索，并将其整理成能进行搜索的链接。同时，还能有效挖掘数据，具有很强的数据分析能力。大数据的应用除了具有很强的数据规模外，还拥有数量庞大的文件。那么，如何对这些文件系统层累积进行管理，并且在处理的过程中保证系统的性能和拓展能力不受影响？档案工作人员面对增长速度极快的非结构化文件，管理时困难重重，这时可以利用基于大数据技术的数据库比如SQL的使用，既可以做关系数据，又能进行非结构化数据处理。档案工作人员使用大数据技术能有效处理非结构化电子文件。

1.3大数据技术可以有效让档案馆加入到政府2.0的建设中

政府2.0是政府的电子政务根本性转变的重要标志，是政府与民众的直接沟通与互动，是政府真正向服务型政府转变的重要标志。通过政府2.0可以整合相关的电子政务信息系统，实现政府信息资源的跨部门共享和协同。作为科学文化的重要事业机构，档案馆能提供有效的档案服务职能。政府2.0的建设需要档案馆的参与，当前的档案馆所用的档案信息管理系统都不相同，在不同的档案部门有着不同的档案信息，政府部门和档案部门间存在着较大的鸿沟。大数据技术能让档案跨越平台、跨越信息在政府2.0上流动，从而将档案管理的能力提高，满足社会的需求。

2大数据时代背景下档案管理的策略

2.1运用大数据能统一对档案管理进行备份或是管理

大数据技术能支持海量的数据处理和存储，使得统一管理和备份档案资源成为了可能。在国内很多地区已经开始兴建大数据产业园。这些大数据产业园在建成后，能实现数据的规模化集中处理，并进行深层次的整合分析，能有效保证高效益增值，是国家的重要政务资源后台处理和备份中心。在这些大数据产业园内，国家可以成立一个区域或者全国性的档案备份中心，这一举措在经过科学的规划和验证后证明是切实可行的。集中全国的档案数据资源，能有效对档案资源进行大数据的开发和管理。

2.2和大数据开发公司合作，将适合档案行业发展的大数据分析工具开发出来

对于大数据技术来说，其宽泛而又复杂，在一个行业中引入大数据，需要首先打破专业的限制，找到适合合作的大数据开发公司。例如，一家电力公司，其专长是电力，而IBM研究院却是精通于大数据的分析，所以即使IBM的研究员很有热情，但由于对电力行业不是完全熟悉，所以还需要聘请既懂电力又精通数据研究的专家进行多方合作。如果没有创新的协同和开发思想，就很难达到这样的合作效果。对于不同的行业来说，需要不同的大数据开发环境和分析工具，对于档案行业来说也是如此。只有对档案行业相当熟悉的档案工作人员与专业的大数据开发人员和公司合作，才能开发出适合档案行业应用的大数据分析工具。

3大数据应用到档案管理中需要注意的问题

3.1要有明确的标准和目标

在运用大数据时，档案管理人员首先要弄明白需要从大数据中得到什么，否则会浪费很多分析数据的时间。如果档案管理的资源过于丰富，加上目标不明确，在使用中会缺少方向。因此，需要将大数据的标准和目标首先明确好，然后再使用相应的大数据工具。

3.2注意潜在的风险

在开发和利用档案信息资源的过程中，可能会出现档案信息的泄露、丢失和篡改等问题，这些问题需要在大数据技术使用的过程中尽量避免。通过分析潜在的风险，并制定相关的法规，避免这些潜在风险的发生。

4结语

综上所述，大数据时代背景下，档案管理工作日益复杂，任务量日益增加，档案管理工作面临着新的机遇和挑战。因此，在大数据时代背景下，档案管理工作者加强对大数据的认识，合理利用大数据技术，对海量的电子信息档案及资源进行科学的处理，从而提高档案管理水平，促进档案资源的有效开发与利用。

参考文献

[1]刘泓,刘冰欣.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设.2016(05)

[2]李运荣.大数据时代背景下的档案管理策略研究[J].企业改革与管理.2016(10)