核电工程项目竣工文件质量控制研究

核电工程项目竣工文件质量控制研究

傅红维

关键词：核电项目；项目竣工文件；质量控制

核电工程项目具有专业性强、项目质量要求高、合同模式复杂、接口方多等项目特点，对于竣工文件的管理要求也比一般行业严格，为确保项目竣工文件质量，相关单位应制定竣工文件质量控制流程、控制方法及重点控制内容，才能有效地确保竣工文件满足项目验收及后期利用。

1竣工文件质量控制流程

核电工程项目是由许多个设计，设备材料供应，现场施工项目组成，要做好整个项目的竣工文件控制，必须对每个单独的项目进行管控，从项目立项开始至项目完成，每个项目均可按如下流程在不同的阶段对竣工文件进行控制：

策划项目竣工文件管理体系——选择合格承包商——合同条款中明确项目竣工文件管理要求——文件产生、收集、整理过程监督检查——竣工文件形成后检查、整改——竣工文件验收、归档

2竣工文件质量控制方法

根据工程项目的各实施阶段，可将实体制造或施工活动实施前、实施中和实施后同步将竣工文件质量控制分为前端控制、过程监督以及事后管理。有效地前端和过程控制能避免和减少文件发生较大的不符合，是确保项目档案质量的重要环节，事后管理便于发现文档规范性问题，提升竣工文件质量，便于后续提供利用。

2.1前端控制

竣工文件是承包商在设备制造或施工过程中形成的，非建设单位生产过程中产生。因此，在设备制造或工程施工前，建设单位要为后续管理工作进行策划，一方面要策划合适的管理体系、组建文档质量控制的优势资源，另一方面要选择合格承包商，通过有利的合同条款保证后续管理时，承包商才能积极响应建设单位的管理要求。

2.1.1策划竣工文件管理系体

为提高竣工文件质量，要根据法律法规、标准要求以及项目特点，策划完善的管理体系，明确文件收发控制、文件编码管理、文件通信管理、竣工文件整理、档案分类与编码管理、对承包商竣工文件管理要求、文件移交要求等内容，确保竣工文件管理体系与法规一致。

2.1.2成立文件专项检查组织

为加强竣工文件的规范化管理，充分利用项目的管理资源，针对不同的项目，在项目立项阶段，成立由工程、商务、采购、运行维护等各相关专业部门组成的竣工文件控制专项小组。小组人员根据文件的形成过程，制定不同的职责分工，实现文件全程管控，整体提高项目档案质量。

2.1.3选择合格承包商

承包商的技术和管理水平是影响竣工文件质量的重要因素，因此在招标阶段资格审查时，要将承包商的文档管理能力作为一项重要考核指标。

2.1.4合同文档条款要求

将文档条款纳入到合同中，要求承包商将合同要求延伸到管理体系中，将竣工文件的质量与工程进度款或质量保证金挂钩，保证文档管理要求能够有效落实。

2.2过程监督

竣工文件质量控制应加强过程管理，通过培训、指导、检查等方法，使各项工作受控，确保竣工文件质量。

2.2.1管理要求培训

建设单位可根据实体工作进展以及文件产生情况，安排有经验的文档管理人员对承包商进行培训，促使承包商文档管理人员掌握建设单位的竣工文件管理要求，确保竣工文件高质量形成。

2.2.2现场指导

对重要子项/重大设备的承包商除了电话、邮件、专项会议等方式控制外，还应加强现场指导，指导承包商文档人员按要求收集、整理竣工文件，对发现的问题当面沟通，及时解决，避免事后出现难以整改的问题。

2.2.3质保监查

通过定期、规范的质保监查，对承包商项目管理大纲中文档管理执行情况进行检查，针对存在的不足通过纠正行动项或者观察意见明确管理要求，保证项目文档控制体系有效运转。

2.2.4专项监督

对主要承包商采用“专项监督”的方式进行控制，检查承包商文档人员配备情况、过程文件管理情况、竣工文件收集/整理情况、文件管理各方参与协调情况、文档相关程序建设情况及竣工文件整改问题跟踪情况等具体内容，从文档角度对竣工文件管理进行专项监管。

2.3事后管理

竣工文件形成后，要加强对承包商竣工文件的检查和移交管理，确保承包商竣工文件的全面性、整理的规范性，并能按时移交。

2.3.1竣工文件检查

项目竣工文件检查应根据工程实体完工情况/设备到货情况制定文件检查计划，检查承包商竣工文件整理情况是否符合要求，确保竣工文件能够及时移交。

（1）检查计划的制定

为规范承包商竣工文件提交质量并能够按要求移交，根据实体完工/设备到货时间等实际情况编制竣工文件检查计划，通过检查计划对承包商竣工文件管理情况进行管控。

（2）检查问题的反馈及记录

在实施竣工文件检查过程中，对发现的问题及时反馈给承包商，要求其按时整改，并随时反馈问题整改进展。

（3）验证问题按时关闭

为确保竣工文件检查过程中提出的问题能够按要求整改，检查后跟踪提出问题的整改情况，将问题记录在表一问题跟踪单中，确保相关问题能够按时关闭。

2.3.2竣工文件验收

根据竣工文件检查、整改情况，联合各相关业务部门对承包商竣工文件进行验收，确保承包商竣工文件完整、准确、系统、规范、有效，同时确认提出的问题承包商已全部整改完毕，合格后，对承包商竣工文件予以验收。

2.3.3参与合同支付会签

文档人员参与合同支付会签，对承包商合同文档条款执行情况进行评价，对于未按合同要求执行的承包商予以扣款或建议解除合同关系等方式进行处理。

3竣工文件质量控制要点

根据核电项目实施各阶段的不同对竣工文件着重控制点也有所差异,其中，前端控制着重控制竣工文件程序体系建设情况及人员配备情况等事项的相关内容，过程监督着重控制竣工文件的收集、分类、排序、装订、编号等事项的相关内容，事后管理主要控制竣工文件档案号、案卷标识及归档要求等事项的相关内容。

4结束语

与工程项目同步对竣工文件进行质量控制，通过程序体系建设、合同条款约束、质保监查、专项监督、竣工文件检查/预验收、合同支付会签等具体方式进行全程管理，有效地促进竣工文件的科学管理，使项目文档管理工作满足“三纳入、四参加、四同步”的基本要求，从而提高项目竣工文件质量，为项目档案建设打下牢固的基础。

参考文献：

（1）GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求

（2）DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

（3）EJ/T-1225—2008核电文件档案管理要求

（4）机电工程管理与实务/全国一级建造师执业资格考试用书编写委员会编写.—4版.—北京：中国建筑工业出版社，2014.5