企业档案管理创新与服务模式研究

企业档案管理创新与服务模式研究

刘红雷

（中国能源建设集团北京电力建设公司北京100000）

摘要：随着社会的发展，我国企业不断发展。在当前信息化社会中，档案作为企业重要的信息源，其在社会发展过程中的重要性越来越体现出来。在当前企业发展过程中，企业档案工作越来越受到重视，为了能够使企业档案为企业持续发展提供重要的信息支持，则需要加快推动企业档案信息化和现代化的实现，创新企业档案管理模式和服务模式，努力提高档案服务水平，使其为企业的发展提供优质的服务。

关键词：企业档案；档案管理；创新；服务模式

引言

企业档案管理工作作为企业管理的重要组成部分，但由于一直以来企业档案管理方式较为落后，这对档案管理水平的提升带来了较大的影响。因此需要进一步实现企业档案管理的创新，完善企业档案服务模式，实现企业档案资源的有效开发利用，更好的促进企业的健康、稳定发展。

1注重企业档案管理模式与创新思维的结合

为了更好的加快企业档案管理的创新，需要将档案管理与创新思维进行有效结合，即在实际工作中加强对企业档案的分类管理，针对当前企业档案分散于各部门管理的特点，强化各部门档案管理职责，提高部门档案的管理水平。并在企业档案管理工作中要充分的运用先进的技术手段，实现对企业档案信息的有效保存，即将企业档案信息由企业进行总体保存一份，同时企业各个部门也要对手中的档案进行保存，实现档案信息的双重保险，有效的保证档案信息的安全。

2提供全方位的档案服务

针对于传统档案的实体保管方式，为了能够更好的挖掘档案信息的价值，则需要对档案服务模式进行创新，即充分的利用先进技术及新型的载体来加强对档案的管理，将针对当前企业档案管理工作中存在的一些新问题采取有效的途径加以解决，从而实现企业档案信息的开发利用。当前为了能够实现对企业档案的全方位管理，需要具有充足的物质和技术保障。利用互联网来搭建企业档案信息平台，加快推动企业档案的开发程度。针对当前企业纸质档案和电子档案并存的情况，构建完善的档案管理制度，确保实现企业档案信息的规范化管理。同时不断进一步挖掘档案信息的价值，从众多的档案信息中提取出对企业发展有价值的资源。因此需要加快档案资源的电子化，推进企业档案的信息货柜建设进程，充分的发挥电子档案的优势，实现档案信息的快速检索及科学编目，为档案全方位服务的实现奠定良好的基础。

3采用现代化管理手段实现档案的科学管理

科技企业档案管理的现代化创新是科技企业档案管理工作的必然趋势，开展科技体系现代化管理，针对档案管理目前的新情况、新问题，运用现代化技术设备，对各种类别的档案进行分析，根据特点及规律，探索电子环境下档案的安全管理技术及分类管理技术，完善档案类别与分级管理系统。对科技档案采用多种手段，对档案材料进行收集、整理、鉴定、开发和利用，运用电子信息技术，探讨新的档案管理方法，尤其在涉外档案的管理上，要保证归档电子文件的完整性与安全性。为了快速适应新形势的要求，科技企业要运用现代化技术，完善档案材料的管理与装备，而科技企业可以从软件与硬件两方面进行完善。在硬件方面主要是科技企业档案管理部门要加大人力、物力、财力的投入，完善激励机制，提高文秘人员的工作积极性，同时加强档案现代化建设与管理，为实现档案资源共享创造条件。

4基于大数据技术存储的档案管理创新工作模式

4.1档案管理信息化时代的云存储模式。大数据技术中的云存储模式能够很好地保障档案存储的完整性以及安全性，能够为用户提供更加快捷的多元化服务。做好以上相关的档案管理服务，需要加强电子档案的硬件基础设施建设，电子档案相关配套软件服务，建设多媒体数据库，将档案的视频、图片、声音等多媒体信息存储至云平台的系统中。加强与国家云档案管理中心的链接，从而实现电子档案的存储与备份的完整性与安全性。

4.2增加用户的数据分析服务。将大数据技术融入档案管理，新型的工作模式即是满足用户多元化需求，能够提供多种类型的数据分析服务。因此，基于大数据技术的档案管理要加强电子档案的数据分析能力，从而提高用户的工作效率以及满意度。随着互联网时代的到来，更多的用户选择在互联网上获取相关查询资料。档案管理服务，可以使用大数据分析技术来分析用户的需求，强化档案管理的数字化发展。另外，通过大数据技术，可以将多个档案管所的数据库相关联，进行范围更广的数据分析服务，切实提升用户对档案查询、使用的效率。

4.3通过大数据技术提高数字化档案的检索能力。智能化，多条件化查询能力是大数据技术融入档案管理领域的重要创新工作模式。通过数据分析，能够将大量的档案信息进行分类管理，从而能够有效提高用户，档案管理者的检索效率。另外，大数据技术中的可视化分析技术，能够以图表的方式更加直接的展示档案的宏观信息以及发展趋势。同时，大数据技术开发人员可以针对档案管理的特殊性，进行数据分析预测模型，提供更多的相关数据挖掘模型，提升数字化档案的精准度以及效率，从而达到高智能，高速度的档案检索能力。

5培养高质素人才，提升档案管理水平

人才是企业发展的动力，也是企业第一生产力，人才是科学的载体，所以企业间的竞争，集中反映在科学技术的竞争上，而科学技术的竞争，实际是以人为依托，因此人才的竞争对企业文秘人员提出了更高的要求。随着电子档案国际化的发展，涉外档案、外文档案、专业技术档案的数量与内容明显增多，科技企业档案的管理更需要一批综合素质高、综合能力强、即具备外语能力又懂计算机知识还能熟悉企业档案管理的知识复杂型人才。因此，科技企业要加强教育培训，提高文秘人员的综合素质，转变文秘人员的管理理念，解放思想，面对网络信息技术飞速发展的社会，令其要不断学习，提高其知识能力，改变知识结构，创新科技企业档案管理的手段，增强法律意识，努力提高外语能力，以适应瞬息万变的市场经济的发展。提高文秘人员的档案管理能力与综合素质，有效促进档案管理工作的进一步完善与提高。

6完善企业档案利用与服务模式

档案利用与服务是企业档案工作重要而关键的环节，做好档案利用与服务工作，是企业档案管理部门和档案工作者的重要职责。档案利用是利用者以查阅、借阅、复制等方式使用档案的活动。在建立企业档案利用制度时，是需要根据上文所提到的文件密级来确定档案审批的流程。档案服务则主要指企业档案管理部门以室藏档案信息资源为基础，以满足利用者某方面需求为目的，通过一定的方式和途径主动为利用者提供服务的工作。在档案的服务中，档案管理部门是主体因素。档案服务是由档案管理部门提出的一种与传统档案利用工作不同的新理念，需主动开展各种档案服务，从而提高企业文化水平和知名度，强化员工对企业的向心力。

结语

在当前企业档案管理工作中，需要针对企业的实际情况，深入发掘企业档案资源的重要价值，并积极探索企业档案管理的创新方法和服务模式，以此来提高企业档案的实用性，使企业档案能够真正成为企业持续发展的动力。因此在实地工作中，需要充分的运用现代化先进技术来努力提高档案管理水平和服务质量，为企业管理者提供重要的信息支持，使企业档案能够更好的服务于企业的发展和建设。

参考文献：

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[3]范淑清，江涛.信息时代企业档案管理服务模式创新[J].佳木斯教育学院学报，2010（6）：336336.