对高速公路建设项目档案“金册奖”实施方案的总结

对高速公路建设项目档案“金册奖”实施方案的总结

陈开清

广东省南粤交通河惠莞高速公路管理中心512599

摘要：“广东省重大建设项目档案金册奖”（下称“金册奖”）是广东省重大建设项目档案管理的最高荣誉，是由广东省档案局、广东省发展改革委根据国家档案局、国家发展和改革委员会印发的《重大建设项目档案验收办法》有关规定于2006年8月30日创立。本文由作者参与或负责两个建设项目档案荣获“金册奖”经历，总结“金册奖”实施方案的过程，以及所采取的措施及方案、档案管理工作的难点分析。

关键词：项目档案；金册奖；总结

一、关于“广东省重大建设项目档案金册奖”

2006年8月，广东省档案局与省发改委联合转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知，创立了"广东省重大建设项目档案金册奖"，是全省档案管理的最高荣誉。获得“金册奖”荣誉证书，需要两个必要条件：①项目档案验收综合评分达到优秀（≥95分）；②“案卷质量”单项总分≥57分。《关于加强广东省重大建设项目档案工作监管的通知》（粤档发〔2015〕61号）同时对于申报“金册奖”提出三个条件：

1、重大建设项目档案工作与项目建设同步开展。以项目建设单位在重大建设项目档案验收时提供的《广东省重大建设项目档案管理登记表》、《重大建设项目档案工作规划》、档案机构建立文件、档案人员配备文件和档案制度的制发时间，以及项目建设期间的各种会议文件为依据。项目开工后6个月内建设单位没有对项目档案工作提出过要求的不能申报“金册奖”。

2、重大建设项目档案专项验收在项目试运行之后两年内完成。以项目建设单位给项目档案验收组织单位的申报材料为依据。

3、重大建设项目档案信息化能达到实际应用程度。以项目档案验收组现场检查以及验收评分记录为依据。

二、工作目标

1、质量目标

需要按交通运输部、广东省档案局、广东省交通运输厅有关要求整理，按建设单位公司的相关档案管理要求对竣工文件进行编制整理归档。按现行“粤档发〔2006〕32号”文的规定，项目档案（包括纸质和电子档案）专项验收评定达到优秀（≥95分）。

2、进度目标

项目建设过程中，项目形成文件生成、整理与现场施工基本同步；工程交工验收后3个月内完成施工文件、监理文件竣工资料的编制，在工程变更及时批复的前提下项目交工验收后11个月内完成全部竣工文件，并通过上级档案主管部门的档案专项验收；专项验收后1个月内完成全部项目档案移交工作。

3、档案管理规范化目标

3.1根据项目文件、档案管理的依据，规范和统一工程项目档案纸质和电子版的管理流程和标准、业务流程和标准及模板，全面、系统、准确及时完成项目档案编制工作。

3.2通过有效的组织与技术管理，实现项目档案专项验收时提交优质的纸质项目档案及电子版。

3.3业主、施工、监理文件材料和图表齐全、真实和系统。所有分项工程有完整的施工记录、试验数据和质量检测等质量保证资料。

3.4档案电子版完整、准确、系统且与纸质档案一一对应。

3.5业主及各施工、监理单位均设立符合档案管理要求的档案库房。

4、竣工图绘制质量目标

编制竣工图时如有电子版直接在上面修改。提出由设计院提供施工图电子版（CAD）文件和工程变更设计图的电子版。建设单位可按竣工图编制前业务指导、编制过程中答疑、编制完成后审核。

5、加强竣工资料数字信息一体化工作的管理

项目档案信息化工作要与工程建设同步进行，按照建设单位对竣工资料数字信息一体化系统的有关要求，把档案数字信息化的的质量进度作为业务培训和检查指导的一个重要内容，使每一个分项工程的施工记录电子文件能准确和及时的归入系统。与项目公司的办公自动化软件开发公司协调，将竣工文档的电子文件，与办公自动化连接，使得管理公司的领导层，业务部门可以通过办公自动化软件与电子文档终端连接功能，迅速，有效地了解有关竣工文档的相关资料，为营运期间的养护，大中修，防洪抢险等提供准确，详实的资料。

三、工作阶段划分及工作重点

1、第一阶段：施工建设阶段

根据《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》中的要求，交工验收时，“竣工文件按公路工程档案管理的有关要求，完成“公路工程项目文件归档范围”第三、四、五部分内容的收集、整理及归档工作。”

2、第二阶段：交工验收后至档案达到预验收要求

针对项目档案预验收、验收的的要求，对已有的各类档案进行完善，包括交工验收时没有要求、但档案验收有要求的文件的补充；电子文件的上传、挂接。

3、第三阶段：项目档案专项验收

预验收是专项验收的一次演练，总结分析档案工作中还存在的问题，在计划的时间内完成各项问题的整改。档案预验收后就可以根据项目情况向相关单位提交档案专项验收申请，开始验收材料的准备，汇报材料或总结报告中应将项目档案开展的情况简洁明了、全面阐述，还要突出亮点。档案管理系统是快速查询档案的工具，纸质档案是抽检检查，竣工图是检查重点，应安排既熟悉现场有熟悉竣工图编制要求的人员负责。

四、工作关键难点分析

1、各单位档案人员的技术水平和人员稳定

在施工阶段，也就是档案的形成阶段，应保证各参建单位的档案工作人员的稳定性和业务水平，以确保档案工作的进度与质量。

2、档案工作的进度和质量的落实力度及协调

为了档案工作与工程进度同步，资料填写完整、真实，建议建设单位采取工程计量支付和档案资料组卷同步来约束，档案工作没有完成，对应的计量支付就不予支付，保证档案进度工作落实力度，使档案工作从质量、进度上符合要求。

3、变更审批和对应资料、图纸的组卷的进度

建设单位加强合同管理和工程变更管理，指定专人跟踪及时办理变更手续，使资料组卷和绘制竣工图的工作能正常开展。

4、竣工图的绘制进度和内在质量

项目必须从早、从严的去配合监理抓竣工图的编制工作。除根据项目进度，进行必要的培训外，还应将编制要求细化、标准化，利用竣工图样板标的方式来规范编制工作，保证内在质量。

五、质量保证措施

为保证档案编制管理的质量，建设单位可采取“事前控制、过程监控、事后整改”的三阶段质量控制管理体系。

1、事前控制

通过制定“建设项目档案管理办法”，撰写“项目竣工文件编制实施细则”，利用这些管理文件和对监理和承包人档案管理员的培训，考核，在竣工文档编制工作开始前，就将有关竣工文档编制中各有关参建单位可能出现的偏差、错误，在事前进行预防控制，减少甚至杜绝其出现。

2、过程监控

在监理公司和承包人在资料收集，分类整理，预立卷等各阶段进行层层把关，采取严格的检查、核对制度，所有收集的文档资料，必须进行检查，符合编制要求才能进入下一阶段。发现问题及时纠正，不让问题累积。

3、事后整改：

3.1业主文件

业主的科技文档和文书文档在预立卷后，建设单位的专职档案员、技术员将其收集整理的文档进行全面的交叉复核，发现差、错、漏、缺后及时改正处理。

3.2监理文件

监理公司的监理文件在移交验收前，在建设单位档案室指导下，监理公司的专职资料员进行全面逐册，逐页检查，发现问题及时处理改正。

3.3施工文件

在承包人的竣工文档进行预立卷阶段，建议由建设单位竣工文档管理小组领导组织，安排承包人的资料员进行交叉检查评分，发现差、错、漏、缺后，督促其及时改正，对质量好的编制单位进行表彰奖励，对表现差的进行批评处罚。

3.4制订进度、质量评比办法

通过评比对于资料收集、整理、立卷三同步，质量符合档案编制办法要求，好单位给予奖励，差的予以处罚。

结语

综上所述，作为广东省重大建设项目档案管理的最高荣誉，“广东省重大建设项目档案金册奖”有着相对严格的申报要求和评比机制，只有严格按照相关要求做好项目管理的各项工作，才有希望斩获这一项荣誉，同时也证明了所涉及的项目是实至名归的金牌项目。

参考文献

[1]钟伦清.一个与众不同的奖项——广东省重大建设项目档案金册奖[J].中国档案，2010（1）.