试析如何提高企业办公室档案管理工作效率

试析如何提高企业办公室档案管理工作效率

陈汉芬

陈汉芬

滨州泰达燃气有限公司山东滨州256600

摘要：当前，由于信息时代的飞速发展，使得各个领域中也逐渐渗透了网络信息化，这样，单位对办公管理的严密性和高效性有了更高的要求，而办公室中的一个关键性职责就是档案管理工作，直接关系到单位内部工作的质量。为此，本文详细论述了提高办公室档案管理工作效率的思考，旨在为业界人士提供参考。

关键词：办公室档案管理；工作效率；思考

引言

对于事业单位来说，通过档案资料可以查阅到事业单位内部的各类信息资源，这对于事业单位而言有着非常重要的现实意义。档案管理工作可以对事业单位在未来一段时间的发展产生较大的影响，因此，必须要对档案管理工作进行不断的发展和创新，从而为事业单位的发展提供良好的助力。档案管理的创新，除了需要先进管理思想的支持外，还需要应用新型管理技术，这样才可以保障档案管理工作高质高效的完成，促使事业单位向着良性方向不断发展。

1企业办公室档案管理工作中的问题

1.1对管理工作认识不足

我国办公室档案管理工作长期存在的一个问题就是缺乏对档案管理工作的认识，并没有重视档案管理工作的有效性和重要性。所以，使得我国档案管理工作较为混乱，这样在一定程度上不利于单位对相关资料和工作的核查和总结，并由于档案的不科学管理，使得企业单位的损失较为严重。多数档案管理者都缺乏一定的管理观念，导致相关专业管理水平低，加之多数单位会选择兼职人员对档案进行管理，由于兼职人员工作量多、杂，并且专业的管理能力缺乏，加之没有明确的档案价值，最终导致档案管理工作无法有效进行。

1.2缺乏信息化管理理念

当前，我国所实现的办公室档案管理系统，更像是珍宝被企业所收藏，无法发挥其实际使用价值。但是在信息化时代背景下，将各项档案资源及信息统一调动与规划是必须的。然而，在信息化档案管理系统实际应用过程中，工作人员缺乏服务意识，导致信息化管理系统流于形式，局限于纸上谈兵，无法发挥信息化管理系统的效果。

1.3档案管理人员配置需要加强

从数量来看，受企业重视程度的影响，办公室档案管理工作人员的数量还难以满足庞大复杂的档案管理工作开展需要，在一定程度上来说急需选优配齐办公室档案管理工作人员。从质量上来看，非档案管理专业背景出身的档案管理工作人员占了较大的比例，缺乏专业档案管理知识和水平的档案管理工作人员难以适应业务工作开展要求，实习人员与兼职人员难以准确把握档案管理工作的重要性，也缺乏现代科技网络信息技术应用能力来解决档案管理工作问题。因此，要提高档案管理工作效率就必须在档案管理工作人员方面下功夫，档案管理工作人员良好的信息化知识、档案管理水平是提高档案管理工作效率的重要保证。

1.4管理制度有待健全

为了提高办公室管理工作效率，第一步就是要对各方面的管理制度进行建立和完善，档案管理也如此。档案管理制度具体包含：查阅借阅规定、归整规范、介质区分、保管期限、档案分类等，它涵盖了从新材料的生成到生命周期结束的整个过程。然而，由于一些单位的领导人工作较忙，所以很多时候忽视了对办公室的管理，没有单独的管理档案资料室，并缺乏一定相关的档案管理系统。所以，致使档案管理者在工作时很松散，进而影响其对档案的处理。

2提高办公室档案管理工作效率的措施

2.1创新档案管理思维

促进办公室档案信息化管理进步，首先需要转变管理思想。虽然档案管理资料参考价值及收藏价值较大，但是工作人员的服务意识落后，工作内容还是局限于资料的收集、整理与归档，无法发挥档案应用价值。为此，想要真正实现信息化档案管理工作，就需要转变传统的档案管理思想，包括企业管理人员及档案管理工作人员，都需要转变传统的档案管理思维，广泛接收最先进的档案管理理念，以此为基础建立档案管理系统，实现档案管理的信息化。

2.2加强对信息化技术的有效应用

近年来，我国科技水平一直保持着良好的发展趋势，信息化技术也开始有效的应用不同的领域，而在档案管理工作中应用信息化技术，则可以更好的满足新形势下事业单位的发展需求。在当前时期，我国事业单位对于信息传递的效率有着较高的要求，信息化档案管理是时代发展的必然趋势。通过信息化技术和相关设备，除了可以完成图文转化、信息修改等工作，还可以利用打印技术将纸质档案和电子文档一起进行保存。另外，档案管理人员之间也能够利用信息化设备实现资料共享，增进决策的有效性。

2.3构建现代化档案管理工作体系

要构建现代化档案管理工作体系，就必须树立现代化的档案管理工作观念，以现代办公室档案管理要求出发，正确处理和把握档案管理和文件管理的关系，结合管理是现代化档案管理工作体系的根本要求。档案管理工作人员要全过程全环节参与到资料收集、整理和记录中来，在熟悉和了解档案资料信息的基础上，建立完善办公室档案管理系统。同时，结合实际情况要建立科学的档案管理制度，明确档案管理的具体操作程序。

2.4树立创新化的档案管理工作观念

要多措并举提高企业以及档案管理工作人员对档案管理工作重要性的认识，就必须树立创新化的档案管理工作观念。从单位企业出发，规范办公室档案管理，建立相应的制度管理来提升其规范化和重要性认识；从办公室内部管理出发，引导工作人员准确把握办公室档案管理与其他业务工作的关系，制定明确的档案管理工作目标，引导办公室内部工作人员树立现代化档案管理理念；从档案管理工作人员出发，实施强制化岗位责任制，提升档案管理工作人员的工作意识；从档案收集出发，做好档案收集、整理、分类、编排和保管的规范性工作，以文字编号、正文提料、主题词提取、附件处理、目录编号和文件检索为核心做好档案管理工作。

2.5提高档案管理人员服务意识及专业性

办公室档案管理工作人员要加强服务意识，以服务为工作原则。首先，建立网络服务平台，突破传统管理方式的局限性，节省人力、物力及财力，提高工作效率；其次加强对信息化档案系统的维护，避免使用过程中出现障碍，影响档案管理工作的正常开展，并且制定一套科学的档案管理方式，最终将档案信息制作成电子版本，方便下载查看，实现信息化档案管理价值；另外，加强对档案管理人员的培养，企业首先要吸引高水平的人才，与高校建立合作关系，为高校档案管理专业毕业生提供实习机会，正确留下其中较为满意的学生成为正式员工。在办公室档案管理工作中，针对信息化管理系统，加强对员工的培训，使员工能够追随时代步伐，学习到最为先进的应用技术，在提高员工专业水平的同时，也能够实现档案管理系统的进一步优化。

结语

综上所述，对于我国事业单位而言，办公室档案管理会对其未来发展产生较大的影响，事业单位为了实现积极良性的发展，必须要对传统档案管理工作进行不断的发展和革新。在新时期，为了更好的满足社会发展要求，促使事业单位各方面工作质量的提升，档案管理需要加强对信息化技术的有效应用，同时还应该切实提高工作人员的专业水平，对档案管理制度进行科学合理的调整和完善，保障管理工作的顺利落实。

参考文献：

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