探讨财务会计档案信息化管理建设

探讨财务会计档案信息化管理建设

杨婷郭明玉李晓翠

杨婷郭明玉李晓翠

河北省石津灌区管理局河北邢台晋县453000

摘要：当今十大，我国信息化水平不断提高，为各个行业的发展提供了很大帮助。财务会计档案管理是企业管理工作中重要的一部分。企业财务会计档案对企业经营都有着十分重要的意义。企业档案进行信息化建设，能够提高企业工作的效率，有利于企业工作的开展。

关键词：财务会计；档案信息化；管理

引言

随着信息化程度的提高，信息化技术越来越多地运用于日常办公与管理，档案的信息化也逐步渗透到各行各业。作为企业，工程资金投入量的增加、投入主体的多元、项目建设的复杂程度等，都对企业的财务会计档案信息化管理提出了更高的要求。

1财务会计档案信息化建设的重要作用

现阶段，我国的经济正处于高速发展的阶段。档案信息化建设的进度，在一定程度上决定了企业网络化的进程。基于此，相关的财务会计人员需要充分把握档案信息建设的机会，对各方面分散信息进行集中的收集整理，从中提取出相对重要的信息，为企业服务的发展提供支持。企业档案进行信息化的建设，虽然短期内投入相对较大，但是能够长期应用。

财务会计档案是企业档案的最为重要的一个部分，也是对企业进行评估的最重要的依据。与其他档案管理工作不同，财务会计档案工作是对企业财务工作进行记录，是有非常高的实用价值。财务会计档案的信息化管理，有利于挖掘财务会计档案中的有效信息。可以指导企业的日常工作。有利于企业的生产，而且保证了企业的工作效率。

2财务会计档案信息化管理建设

2.1加强财务会计档案管理基础设施建设

由于财务会计档案特殊性要求，办公自动化软件的配置需求相对较低，而档案管理信息化建设的基础设施相对较高，单位仍需要进一步提升硬件配置。档案管理信息化基础设施建设应达到安全、稳定、保密三个方面。因此，软硬件基础设施在信息化建设中至关重要。另外，在财务软件方面，应与有关设计单位签署保密协议，着重是为了考虑安全、保密方面的问题。

2.2建立科学的信息化检索体系

使用管理软件收集档案信息只是档案管理工作的第一步。而管理软件需要应用在档案管理的各个方面，这样才能有效提高工作效率。信息化管理的第二部，就是建立起有效的检索工具系统，提供多种不同检索方式，保证检索工具的准确度和覆盖面。然后，要充分利用互联网检索，档案部门所使用的互联网带宽越来越宽，保存档案信息局域网，企业人员可以更快速地检索所需信息，最大限度地实现资源共享。

2.3完善信息化制度

逐步建立、健全和完善财务会计档案信息化管理制度，这就包括健全财务报告分析制度，财务会计报告综合反映单位的经济运行状况，质量的高低关系到单位的运行，报告的关键是要做到数据真实、内容完整、核算准确、报送及时；规范会计档案管理，制定并遵循管理规定，严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁，确保档案信息的安全性和规范化；健全财务管理监督制度，监督内容应包括预算的编制、物资的采购、资金的结算、财产的管理等诸多方面，贯穿事前、事中、事后全过程。

2.4会计凭证、账簿、报表等档案的电子化建设

财务会计档案信息化管理的工作内容主要体现在电子化，相对应的其他工作内容也是围绕着电子化为核心展开。与传统方法采用的纸质档案相比，会计档案的电子化建设有如下几点优势：①电子档案（如图1）易于修改粘贴复制，同时易于传递、发现错误；②电子化档案有多种存储方式，便于保存打印，另外，电子档案中的数据易于计算和分享，从而提高工作效率以及工作质量。总体来说，各项会计核算的专业资料正逐渐从纸质档过渡到数字化载体的过程。

2.5充分利用网络资源

在档案信息化进程中，需要对资源配置进行相应的优化，同时要充分利用网络上的资源。在长时间的企业工作中，产生了许多的病历档案。企业档案作为企业的无形财富，值得进行深入的研究。通过档案信息化，能够大幅提高档案管理的工作效率。所有必要利用网络技术，对会计凭证，会计账簿和财务报告进行扫描，保存为电子文档，再上传到企业档案管理的系统中。这样可以节省出一定的空间，也不会对原有文件有损害对于企业来说，不仅将这些保存的资料数据能够物尽其用，而且对还有利于生产的开展。

2.6建立完备的数据库

信息化程度较高的财务会计档案室就是财务会计档案的数据采集源头，是数据存储、管理、查询、检索、传递的中枢。数据库的建立、数据的录入和管理、数据库的完备。财务会计档案信息内容须分类建立子库，如固定资产管理、预算及核算、债务管理等若干基本数据库，还可根据性质的不同，建立各系列问题的解决方案，引导数据库建立的优化。

2.7财务会计档案管理策略部署、预期效果

通过加强对财务会计档案的信息化管理，可有效运行财务会计档案信息化的工作。单位负责人以及管理人员是财务会计档案信息化管理的决策者和推进者。因此，加强单位负责人和管理人员的信息化意识至关重要。单位负责人应统筹兼备，充分认识到信息技术和网络科技在财务会计档案管理中的重要地位。并给予充分的人力、物力、财力支持，将财务会计档案信息化管理作为单位发展的重要内容之一，努力实现信息程度最大化。最后，管理人员也应具备信息化建设管理能力，努力提高自身水平，单位内部上下齐心，努力打造信息化环境下单位财务会计档案管理的创新模式。

2.8开展财务会计档案管理人员信息化培训

在企业的实际工作中，经常重视生产工作，忽视了档案管理工作，也导致档案管理人员的水平参差不齐，还存在有兼职的档案管理人员，非常不利于企业档案管理水平的提升。而且档案工作者都没有经过正规的培训和再教育，企业档案管理人员没有时间去学习新方法和新知识，导致档案工作者工作缺乏创新性，没有掌握新的档案管理技术和方法，以至于档案管理工作无法高效运转。企业档案管理在很大程度上和管理人员的人才素质有着密不可分的关系。所以在进行档案信息化建设的同时，要注重档案管理人员的能力素质提高，企业需要给予管理人员学习新知识和技术的机会，组织起档案信息化管理的培训，让大家能够互相交流互相学习，对档案数据信息结合计算机、网络技术的管理有较为深刻的认识，使其更好地应用于企业档案管理，提高企业档案信息水平，创造高水平、高质量、专业的档案管理人才。

结语

进入21世纪，我国国民经济不断发展，经济的发展不断推动企业的发展。在企业规模不断发展的今天，企业不单单进行生产营业，还需要对自己的财务会计档案进行管理。档案信息化建设直设直接影响到企业（或单位）的档案管理，档案管理的技术起着非常重要的作用。企业财务会计档案在企业的生产中发挥着非常重要的作用。对企业档案实现信息化管理，能有效发挥企业档案的作用，有利于企业工作的开展。本文就对财务会计档案信息化管理建设进行简述，希望能促进行业发展。

参考文献：

［1］汤志星.信息化环境下单位财务会计档案管理的创新［J］.办公室业务，2013（5）.

［2］安丰梅.关于高校会计档案信息化建设的探讨［J］.天津市工会管理干部学院学报，2013（4）.

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［4］刘盛洁，卢林纲.会计信息化对科学事业单位的内部财务控制的影响[J].财经界（学术版），2016，24（14）：179-313.

［5］彭翔鹰.基于信息化环境的会计档案管理探析[J].经营管理者，2015，17（08）：135.