浅谈建设工程档案管理

浅谈建设工程档案管理

金花

金花

巴里坤县建设工程质量安全监督站新疆哈密839200

“档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。按照《城市建设档案管理规定》，项目竣工验收后将工程档案移交城建档案馆是住宅小区建设的最后一环，它将建设工程档案纳入城市建设法规体系，对加强建设工程的管理起到了积极的保障作用。本文以位于主城区即将交付的某商品住宅小区工程为例，该工程总建筑面积约二十万平方米，分标段施工，日常工程资料各标段分开整理。

一、本工程档案收集过程中产生的问题

建设工程档案主要包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等。工程准备阶段文件、竣工验收文件由建设单位准备；监理文件由监理单位制作；施工文件、竣工图由施工单位制作。建设工程验收合格后，由建设单位统一收集并移交市城建档案馆。

建设单位在向监理单位、施工单位收集工程档案时发现了诸多问题，严重影响了工程档案质量，给档案报送移交工作带来了诸多困难。具体包括：

1.监理单位没有准备建设工程档案备案所需的一份监理文件原件。本工程现场项目监理部档案管理混乱，在监理文件的产生过程中，竟然没有为建设工程档案备案准备一份监理文件原件。

2.施工单位没有按建设工程档案移交书目录的顺序编制施工文件和竣工图。施工单位分别按各自的整理思路对施工文件和竣工图进行了整理，并移交建设单位。考虑到施工单位的实际整理能力，建设单位无奈接受了该部分资料，但是建设单位必须按照建设工程档案移交书目录的顺序重新编制，无形中增加了很多工作量。

3.施工单位工程材料（设备）质量保证资料不齐全。工程建设过程中，材料（设备）陆续进场的质量保证资料由施工单位保管。质量保证资料的收集是一个日积月累的过程，管理不严、不够重视或施工单位的资料员调动等情况，都有可能造成原始资料的遗失。

4.施工文件的编制不严谨、不规范。一是施工单位的原始工程质量验收记录中，出现工程名称、楼号、验收项目与实际施工情况不符的情况；二是存在签字笔迹潦草和随意涂改等现象，影响了竣工资料的使用价值；三是施工验收签证资料的书面材料不符合要求，存在使用纯蓝墨水、圆珠笔等易褪色书写材料的现象，这给后期档案编制工作带来了极大困难。

5.竣工图编制不统一、不规范。本工程在施工图的基础上编制竣工图，目前档案馆对竣工图的编制方法只有原则的标准规定，缺乏针对性细则。竣工图的更改符合原则规定，但更改方式不一，如同样的问题，其中一个标段用图表示，而另一个标段可能仅仅描述一下；另外，这两个标段都存在设计变更时间不注明、变更图示不符合图例、引出线覆盖原图线条等不规范情况。

二、建设工程档案管理失控的原因

1.长期以来存在的“重建设、轻档案”思想。使各参建单位普遍对建设工程挡案管理工作重视不够，缺乏有力的管理办法和措施。

2.建设单位与监理单位、施工单位签订合同时，或未提及对建设工程档案整理、审核的要求，或没有明确各自的整编责任、内容、深度。

3.监理单位为节约成本通常不配备专业档案管理人员，一般采取工程技术人员兼职的方式，在上岗前没有参加过档案管理培训，缺乏必要的档案管理知识。有些现场监理工程师，缺乏档案管理经验，特别是对签证资料质量把关不严。

4.施工单位普遍实行项目经理负责制，项目的现场资料员由项目经理自行招聘，招聘的人员是否专业，很大程度上决定了档案的质量。

5.参建单位人员流动频繁，特别是档案管理人员流动频繁，也是影响建设工程档案管理的重要原因。

三、做好建设工程档案管理的措施和方法

1.统一思想，明确职责。一项建设工程，需要各参建单位的共同协作，要采取切实措施转变由于存在“重建设、轻档案”思想，而造成建设工程档案不准确、不齐全、不规范的状况。工程档案由建设单位进行收集整理并报送，因此，建设单位首先要对建设工程档案管理引起足够重视，并在项目开工前，按有关的法律法规规定对参建单位提出明确具体的档案管理职责，要求监理单位、施工单位将档案管理工作落实到人，并对档案管理人员进行再教育和培训。

2.运用合同手段。施工合同中必须有独立的有关档案管理的条款。在与施工单位签订合同时，把竣工档案的编制列入施工合同，并在合同条款中明确归档要求、时间以及惩罚措施。让施工单位明白工程档案是建设工程的一个重要组成部分。同样，在监理合同中明确监理单位对施工单位档案编制的监理职责，将竣工资料的审核、验收纳入监理工程师的技术管理范围。

3.工程档案必须规范化、标准化。工程档案是建设工程的直接记录,是工程维修、改扩建的依据。建议档案馆编制可操作性强的规范性文件，让所有参建单位，特别是施工单位知道如何去做，避免档案收集工作的盲目性，克服档案整理的随意性，达到熟悉工作程序，掌握工作标准，自觉做好每一个环节的目的。

4.过程控制。在施工单位提请中间结构验收和竣工验收时，建设单位要把完整的竣工资料作为可以验收的凭证。要求监理单位严格把好审查关，资料不准确、不齐全不得提请验收。同时，完整的竣工资料也为工程决算提供可以信赖的依据。

四、结语

通过对本工程建设工程档案的整理，作者认为，建设工程档案是一项系统性的工程，要依靠各参建单位的团结协作和平时的日积月累。作为建设单位，首先自身要重视档案管理工作，建立健全的建设工程档案管理制度；其次是运用合同的手段明确各参建单位的档案管理职责，充分发挥监理单位的监督职能；第三是将建设工程档案的完整性、规范性作为中间结构验收、竣工验收的凭证，以保证建设工程档案能够顺利送档，尽快领出建设工程档案认可意见书，并使建设工程档案能为工程决算提供可以信赖的依据。

更正证明

杨赟15年4期题目：公路隧道病害的综合检测与治理作者单位：甘肃省交通科学研究院有限公司（4期上面错误的单位为：肃省交通科学研究院有限公司）