房地产权属档案数字化管理的思考

房地产权属档案数字化管理的思考

韩亚兴

天津市市区不动产登记事务中心天津300140

摘要：房地产档案是房地产管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房地产权属工作中直接形成的有保存价值的图表、声像等不同历史时期所形成的历史记载，是城市房地产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。所谓房产档案信息化，就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。本文阐述数字化管理的必要性，论述房地产权属档案数字化管理的内容。

关键词：房地产权属档案；数字化；管理

随着科学技术的不断发展，房地产档案的管理正在渐渐深入到高科技领域以计算机为核心的现代信息处理技术。档案数字管理化，房产档案的相关内容的录入整理是现阶段的主要手段，它进行一体化管理在档案信息管理系统中采用编排目录，通过编排的目录进行全文检索，把全部文字信息、图像信息及其他相关登记信息全部编写于目录数据中进行统一管理，从而实现查询方便、安全、快捷、保存期限长、内容完整性好、档案利用不受时间、空间的限制等优势。使档案图文信息的全方位查阅、管理得到了更进一步的效果。

一、数字化管理的必要性

传统的房产档案管理模式越来越不能适应社会的发展需求，对房产档案的数字化管理已迫在眉睫。这可以通过以下方面证实：

1、房产档案的大量存储需求。当前，全国各城市的房屋权属档案、房屋证书都以纸质档案为主。随着城市建设的飞速发展，房地产业呈现出强劲势头。特别由于诸如城市规划、道路的扩宽、拆迁重建、房地产开发事业的迅猛发展以及人们消费增长趋旺等因素，房产档案的数量急剧增加，档案的利用率也大幅度提高，这使得传统的以手工处理为主的房产档案管理方式越来越暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题，庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。因此，利用现代化的电子技术，对房屋权属档案进行数字化管理已显得越来越必要。

2、数字化管理可产生新的优势功能。通过数字化管理，建立准确的房地产档案数据分析系统，具有新的优势功能：一是预警预报功能，即通过对房地产交易信息的分析，在宏观层面上对房地产市场的现状和发展趋势做出准确地判断，以便政府职能部门能够及时运用相关调控手段，使市场需求保持基本平衡、结构基本合理，确保房地产市场能够健康有序地发展；二是市场分析功能，即通过建立分析模型，对房产交易信息进行综合分析，从而在微观层面上寻找房地产市场各项业务的现状及发展前景，并及时向社会发布市场供求信息，引导房地产开发企业进行理性投资，达到科学决策、回避风险的目的。为了更好的为社会主义现代化建设服务，为当今划时代迅猛发展的房产事业服务，方便权利人的查阅，为权利人在生产、生活中保驾护航，有必要与时俱进尽快进行房产档案的数字化管理，并发挥其新的迅捷优势功能。

二、房地产权属档案数字化管理的优点

1、房地产权属档案的数字化的现实意义。我们的时代已经进入了信息时代，计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，档案工作不可能游离于社会发展之外，实现房地产权属档案的数字化不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与建设国家信息高速公路的具体体现，是在信息时代我国参与国际竞争的坚实文化保障系统的一个组成部分，也是建设我国技术创新体系中信息流通渠道的一个组成部分。

2、档案整理的现代化。电子档案数据库的建立会给档案收集、整理、装订、上架工作带来本质的改变。由于档案利用方式改为电脑查阅，不用再调阅档案原件，档案可以只入库，不出库，仅作为备查参考作用，因此整理工作可以大大缩减；上架时可按流水号次序直接排列，节省了以往由产权证号决定档号再投档的大量手工劳动，甚至可参照大型超市的物流条码管理系统，在档案袋上打上条形码，标注档案所在物理位置，而与之相对应的电子档案的逻辑排列次序、相互间的联系则在电脑中自动完成，充分发挥数字化管理的优越性。

三、房地产权属档案数字化管理的内容

房地产权属档案数字化是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料，数字化房地产权属档案的建立是对登记发证所产生的产权产籍信息库的重要完善，登记发证所产生的信息只是数字化权属档案库的检索条目，即电子目录，通过该检索条目，可以不接触档案而查阅各种原始资料，全面了解房屋的产权状况。数字化房地产权属档案管理应包括以下内容：

1、目录管理。指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行分类编目、划分密级、编制检索工具的工作。由于采用计算机进行发证，房地产权属档案的目录管理已基本实现了从簿式目录、卡式目录向电子目录的转变，产权登记中的房屋所有权人、丘（地）号、房屋坐落（街道名称、幢号、房号）、房屋平面图号、他项权登记中的权利人，公、检、法查封登记中的被执行人、查封冻结标的地址，合同备案登记的合同号、买受人、房屋坐落等条目均可自动生成电子目录，作为查询检索条件，只要定义好电子目录与图象库的数据库记录的连接条件，即可根据要求检索到要求的资料。

2、档案数字化。根据城市房地产权属档案管理办法，属于建档范围的文件材料主要有：一是房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明文件；--是房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；三是房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。这些文件材料页面大小、纸张厚薄、纸质均不一致，扫描建档中应有人工辅助过程，辅助工作融合到实物档案的人工整理归档的过程中；对于超大页面，可以采用工程扫描仪扫描，或低成本的数字照相方式；分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图已实现计算机制图的，可以直接转换为位图格式存储。如直接存储矢量图，查阅时还需要安装专门的工具软件，不利于档案的方便利用，并且归档后的资料已不能修改，保留矢量图已元必要。

3、档案管理网络化。网络化应用是房地产权属档案的利用的主要形式，只有实现档案管理网络化，才能真正体现档案数字化的各种优势，及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务。实现档案管理网络化解决了以前利用档案的种种不便，可以使档案利用不受时间和空间的限制，多人同时查询档案，不发生冲突。这些功能的实现，让使用单位提高了工作效率和信息的共享程度，优化了社会资源的配置。

房产档案的重要性需要我们慎之又慎，在完善数字化管理的同时，对传统的纸质档案管理方式绝不能完全抛弃。由于数字化档案管理是一项跨学科、实践性较强的工作，当前档案管理中迫切需要理智做法，将纸质档案与电子档案管理结合起来，共同为房产事业服务。

参考文献：

[1]陈华彬．现代房地产权属档案网络化制度研究[J]．北京：法律出版社，2014，（23）．

[2]王泽鉴，肖永平．浅谈房地产权属档案网络化研究[J]．北京：政法大学出版社2015.（09）．

[3]邹海林，钱明星．房地产数字化权属档案实体制度研究[J]．北京：法律出版社，2016，（06）．