企业综合档案室建设初探

企业综合档案室建设初探

赵洁瑶

九冶建设有限公司陕西咸阳712042

摘要：综合档案室是统一管理企业全部档案的管理机构，它的建工不仅能书实行统一集中管理档案，防止政出多门，还能书通过成立档案工作管理网络，使档案工作延伸到各部门，通过各档案员对各类别档案进行收集、整理并移交综合档案室管理，能书为企业提供利用服务工作，真正发挥档案应有的价值和作用。本文从组建企业综合档案室的管理现状及必要性入手，提出切实可行的建设目标及管理体制，从而探讨企业综合档案室的建设方案。

关键词：企业；综合档案室；建设

一、要正确认识建企业综合档案室实行档案集中管理的重要意义和作用

所谓综合档案室，即是国家各机关、企业事业单位，统一保管和管理本单位各种门类档案的独立实体。建立综合档案室，就是将一个企业里的行政管理工作类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、科技档案、基本建设档案、人事档案、声像档案、设备仪器档案、会计档案及其它门类、载体档案集中起来统一保管和管理，并提供利用为企业服务。与传统的档案管理方法相比，有以下几个优点：

1、综合档案室有利于企业管理层对整个企业档案工作的协调、决策、综合治理，有利于对档案工作的组织领导。随着企业搞活开放，企业档案内容结构也发生了变化，从客观上要求变革档案组织管理方式。而企业通过建立综合档案室、实行档案集中统一管理，使企业领导准确地把握企业档案信息的传递和处理过程，有利于对整个企业生产经营活动全局的控制和协调，便于企业管理层及时决策和综合治理。

建综合档案室有利于档案的收集，使整个企业档案齐全完整。收集的档案齐全与否和质量如何，直接影响到整理、编目、鉴定、保管、利用、统计等一系列环节工作的进行。在没有成立综合档案室前，档案没有实行集中统一管理的，各部门形成的档案各业务部门的主管管理，责任心强的部门收集齐全些，否则差些，有的个别单位文件资料损失严重，形成的东西不少，保存下来的却是寥寥无几。档案实行集中统一管理后，收集工作成为档案人员的首要任务，它就会经常对收集工作的各环节进行督促、指导，改变了过去那种似乎有人管，实际又无人管的局面，使生产中形成的档案及时收集、归档。

2、建综合档案室为实现档案的规范化、标准化、制度化，创造了条件，能充分发挥档案部门的职能作用。首先从组织机构上有了保证，档案人员可以研究开展档案工作的计划措施，按照统一的规章制度和管理办法，对各类文件材料的形成、收集、整理、归档进行科学管理和系统分类整理，确保归档案卷质量。如果分散管理，没有一个统一固定的组织机构，更没有相应的管理制度，使档案工作无章可循。即使定了制度，也是纸上谈兵，不能认真监督执行。

3、建综合档案室有利于档案人员的稳定与业务素质的提高。实行集中统一管理，建立综合档案室，档案数量和工作量急剧增加，设立专职档案干部已成必然。这样，就改变了档案人员兼职过多，无时间顾及档案工作的被动局面。档案人员可以有充分的时间进行案卷整理和管理工作，有精力钻研档案业务，不断提高业务水平，也便于落实专业人员的岗位责任制，实现档案工作人员专业化。

4、建综合档案室有利于企业档案事业发展。企业的全部档案是企业赖以生存和发展的信息中心和知识宝库，建立综合档案室实行集中统一管理后，可以使领导能够集中财力、物力解决档案室的设备、配备档案室人员，制定档案管理规章制度，有利于对档案的保护、延长档案寿命。精减了人员、节省了设备、资金，这些都是分散保存不能比拟的优越性。

5、建综合档案室有利于档案信息的开发利用。随着企业管理和改革的深化，档案信息的开发利用已经成为企业档案工作的重点，建立企业综合档案室，集中统一管理全场的全部档案，首先方便了利用者，各种情况信息都可以从档案室获得，再也不用东奔西找，走遍全场的各个科室去找文件材料；不论是上级领导的更替，还是中层领导或是工作人员的调动，使档案材料不会发生丢失，对新上任的领导及工作人员造成工作被动的局面，可顺利适应工作，查找任何需要的档案资料；另外档案人员也熟悉了全场档案情况，可以主动向利用者介绍情况提供服务。还可以利用自己所保管的档案资料，系统地编制各种检索工具和各种参考资料，方便利用者从不同范围、不同角度利用档案，有利于提高档案利用的查全率和查准率。此外，在档案的利用过程中还可以发现档案的收集、整理方面的不足之处，改善和提高档案室的管理水平，进一步完善整个档案工作。同时档案的综合管理在档案工作的标准、制度和方法上易于统一，和分散管理相比，更易于使各个单位互相沟通，有利于档案利用扩大档案工作的影响。

二、企业综合档案室建设的具体途径

1、明确综合档案室的建设目标。结合企业实际，制订建设规范化综合档案室建设目标，一是以“组织机构到位、制度建设到位、硬件配置到位、档案业务正常开展”为标志，2017年完成公司综合档案室建设，2018年建成规范化综合档案室。二是建设示范化数字档案室，2017年完成档案管理软件的开发，2018年企业数字档案室通过验收：2018年企业示范数字档案室通过验收。

2、完善档案管理体制和管理制度。明确综合档案室的机构定位、隶属关系、部门职责。综合档案室负责统筹全公司档案管理工作，包括制度建设、加工整理、档案日常管理、数字档案室建设，负责对内协调，对外联系。各部门负责根据归档范围将文件移交给综合档案室。建议综合档案室设负责人及档案管理员网络，明确岗位职责。完善档案管理制度，合理设计档案管理工作流程，出台档案管理的主要制度，根据实际分批出台档案管理的标准规范类制度。包括吸企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，档案全宗、分类大纲及编目原则、归档范围及保管期限、档案质量标准、各专业工程档案的编制办法、档案与资料范围及内容划分标准、声像档案的管理办法、档案室日常管理制度等。

3、加强档案室的基础设施建设和现代化管理。综合档案室建设工作应有一定物质条件作保证，企业需要考虑档案室的库房建设，合理划分功能区域，完善配置，达到标准。档案库房在防盗、防潮方面需要完善，防盗方面要更换库房防盗门及锁，安装红外线摄像监控系统。防潮方面，根据库房面积，需要增加库房除湿设备，建议采购自动除湿机，安装恒温恒湿管理系统。电子计算机具高效的信息处理功能，能以极快的速度读人、存储和输出数据。因此，档案工作的档案统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。结合企业信息化建设，对数字档案室进行整体规划，从网络环境、技术条件、软硬件设施设备，到信息系统使用、应用系统开发及业务流程设计等方面，制订数字档案室建设总体方案及档案软件开发。档案工作者应当认真贯彻执行国家有关电子文件归档和电子档案管理的规定与标准，探索一项符合本单位实际情况的电子文件和电子档案管理办法，加快档案信息化进程。

结束语

档案工作是企业的一项基础性、服务性工作，这项工作做的如何，直接影响到企业其它工作的开展，综合档案室的建设是完成档案本身发挥的一个重要前提一是能否有效地利用档案的前提和必要条件。也是企业在经济建设和科学技术管理工作的重要组织部分，是关系到一个企业能否科学管理的重要条件。是推动企业档案工作持续不断地向前发展为企作发挥其应有的作用。

参考文献：

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