浅谈医院档案管理工作

浅谈医院档案管理工作

王艳峰

王艳峰

河北省邯郸市第一医院056002

【摘要】档案管理工作是医院经营发展中的基础性的工作，应该得到医院的重视。本文医院档案管理存在的问题进行了阐述，并对档案管理存在的问题提出相应的解决对策。

【关键词】档案管理；利用率；制度；素质

一、现行医院档案管理中存在的问题

（一）档案意识不强，档案利用率不高

由于受到传统观念的影响，很多医院的领导者和管理者在意识上还没有将医院的档案管理工作重视起来，还是将主要精力放在了医院的经营发展上。在这种意识背景下，档案的资源没有得到有效的开发，那么就很少会有人利用档案信息资源，造成了档案管理工作的落后。

（二）管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性

在医院的管理建设中，对于每个部门每个工作岗位都有具体的规章制度的制定，对其进行日常的规范管理，但是对于档案管理工作却没有完善的规章制度，无论是在人员管理上，资料管理上都没有一个统一的标准可以执行。这种状况就导致在对档案资源收集方面缺乏制度管理，无法统一收集，使得档案的信息不够完整全面，使得信息档案和档案管理之间出现了严重的脱节。档案的整理不能够适应时代的发展，信息总是滞后，为档案的管理带来了极大的不便。

（三）档案管理人员素质参差不齐

由于档案管理工作在医院不受到重视，所以从事档案管理的人员结构水平参差不齐，大多数都不具备专业的档案管理工作的水平。在很多医院当中，对于档案管理工作，只是象征性的设置了一个部门，对于从事档案管理的人员有些是临时的，有些是从别的部门抽调过来的，这些人员没有专业的档案管理知识，在思想意识上也没有重视档案管理工作。并且这个部门的人员流动性比较大，对于档案资料的保管交接不够严谨，使很多的资料丢失，为档案管理工作带来了很大的困难。

（四）重管轻用，档案开发利用率低

对于档案管理工作，不仅是要对信息资源的收集管理，更重要的是体现出档案资源利用的价值，通过对档案资源的有效利用，可以提供更多的信息资源，为经营决策和制度的制定等提供基础。但是很多的医院在档案资源的管理上，只是重视对于档案资源的收集管理，在对其保存后，没有对有利的信息资源有效的利用，失去了档案管理本身的意义，使这些档案变成了“死档案”，失去了其本事的价值。

（五）档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高

对于档案的管理，要有良好的环境对档案资料进行保存，但是在实际的状况中，有些医院由于受到其自身面积的限制，将大部分的空间都用于医院的其他科研项目的使用，而对于档案的收藏管理空间非常狭小，不利于档案的保存，使得有些档案受到严重的损坏。在信息发达的时代，在大多数的医院当中都已经实行了信息化的管理，计算机技术的应用也是非常的普遍，但是其中大多数都是将这种先进的管理手段应用到了经营项目中，对于档案管理工作还是停留在传统的手工收集上，效率低下，不利于档案的收集和利用。

二、加强医院档案管理的对策

（一）创新医院档案管理

要做到医院档案的管理创新，首选是观念的创新，医院的管理者、档案管理者要更新观念，逐步加大对档案管理工作的宣传力度，引起各级人员的重视。其次是档案管理专业人才素质培养的创新，将档案管理工作纳入议事日程，鼓励他们更新知识，进修学习以提高业务水平。再次是档案现代化管理手段的创新，充分利用现代化科学技术和工具实行医院档案的网络化管理，以适应现代化档案管理的形势需要。

（二）加强档案管理信息化

医院应大力宣传档案信息化管理意识，加强医院领导对档案信息管理工作的重视。档案管理存档时，可以对纸质的档案进行翻拍或者扫描。对于一些已经装订好的档案，可以拆开拍摄再重新进行装订，这样纸质和信息化的档案都将会保存。存放信息化档案时，共享的档案与封存的档案应分开，并经常的对原有档案进行复制保存，防止信息化档案保存过程中出现不可预知的丢失或损坏，这样可以有备无患。

（三）加强培训，增强实践能力

医院应坚持以人为本的思想，提高档案管理人员的专业技能与素质。档案管理人员的素质直接关乎档案的管理水平，医院应重视培养档案管理人员，应经常组织管理人员学习先进的管理技术，医院出资进行继续教育培训，让档案管理工作者具备应有的信息应用技术。另外，档案管理人员应深入一线，及时了解临床、医疗研究等对档案有哪些需求，不断总结档案管理经验，做好档案管理工作。

（四）加强医院档案管理人员的综合素质和专业水平

医院档案管理工作本身是一项系统性、专业性较强的技术型工作，尤其是在医院实现网络信息化管理以后，更要求管理人员必须有较高专业水平。因此，医院应采取相应的措施不断提高管理人员各方面的综合能力，以适应现代化档案管理的要求。首先，医院应将档案人员的培养工作归入到人才培养计划当中，通过再教育、专业培训、开展各类学习班更新知识等方式，建立一支高素质、高水平的档案管理队伍；其次，对在职的档案管理人员进行专业的岗位培训学习，提高其应用理论解决实际问题的能力，并不断熟悉和掌握各种科技含量较高的应用技术；再次，医院应鼓励员工通过自学来丰富自身的知识和专业能力，不断提高综合素质。

（五）解放思想，更新观念，提高档案开发利用率

我们要充分利用、服务为中心的业务指导思想，档案管理不能停滞不前，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，把被动改为主动，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，为医院整体发展提供借鉴和参考。

（六）强化档案室的硬件建设

为了更好的推动医院各项事业的发展，医院应根据医院的自身条件准备一些计算机、打印机、摄像机、扫描仪这些设备，要改变之前的那种传统的手工操作、信息量储存少、检索慢的情况，就必须采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作。有条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，进而发展医院的各项事业。

参考文献

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