房地产权属档案利用工作常见问题及对策

房地产权属档案利用工作常见问题及对策

韩亚兴

天津市市区不动产登记事务中心天津300140

摘要：随着房地产业的飞速发展，房地产权属档案的数量在猛增，人们对房地产权属档案的查询和管理也越来越来频繁，这对房地产档案部门的要求就提高了。近年来在房地产权属档案利用工作中存在着不少的问题，影响了人们正常工作生活，改进相关部门的服务工作已经成为了一个不可忽视的问题。本文分析房地产权属档案利用工作中常见的问题，并论述房地产权属档案利用的措施。

关键词：房地产权属；档案利用；工作；措施

1房地产权属档案的作用

档案管理部门应当充分利用现有的登记档案材料及时为房地产登记，房地产交易，房地产案件仲裁、物业管理、房屋拆迁和住房制度改革、城市规划和城市建设等各项工作提供服务。

1.1为房地产交易服务。随着房地产二、三级市场的全面放开，房地产交易日益活跃，而确认交易行为是否合法有效，需要房地产权属档案提供房屋产权依据，以维护交易双方的合法权益，保障房地产市场的健康发展。

1.2为房地产纠纷仲裁服务。在住房福利制向商品化、私有化转变的特定时期，房屋产权逐步多元化，房产抵押行为增多，房地产纠纷也呈上升趋势。房地产权属档案是司法部门对房地产纠纷进行仲裁的主要依据。

1.3为城市建设服务。城市规划、旧城改造、拆迁安置，采用传统的调查、丈量、测算的方法，投入大、周期长、可靠性差，利用馆藏的房地产权属档案和现代化的图形数据库可以较全面地反映公私房产的户数、面积、结构等，可以及时地为建设部门提供各类数据，既节省资金，又能较快地计算出成本，加快工程进度。

2房地产权属档案利用工作中常见的问题

2.1档案服务管理理念落后。在房地产权属档案的利用中，服务的范围很狭窄，主要是对于重要业主用户、司法部门以及房地产管理部门进行信息查找利用，信息利用率极低，服务范围很小，并不能完全展现房地产权属档案的用途，淹没了房地产权属档案的信息，虽然房地产权属档案具有一定的隐私性，但是其中依旧存在着大部分数据是可以对外公开的数据，这部分数据并没有完全体现其存在价值，这都是由于房地产权属档案利用的服务理念过于落后所造成的。并且在整个房地产权属档案的利用中，管理服务缺乏主动性，往往都是被动的进行信息的所求才能提取信息进行利用，这种服务理念已经不适用于信息化的社会，并不能适应时代的发展。

2.2房地产权属档案管理缺少时代性。随着经济进步，人们生活水平提高，城市化进程的加快，造成了近些年房地产行业的迅猛发展，房地产权属档案需要记录的数据也就成倍的开始增长。记录数据在不断增加，记录的手段却还很传统，已经不能适应大量数据的记录，不能保证数据记录的准确性和时效性，而且数据的查找也很不方便，许多档案并不能得到及时的整理，数据产生之后甚至丢失。很多档案在查找的过程中依旧应用手工查找，查找效率很低，并且准确度不高。在数据记录和变更的过程中，很容易造成信息记录失误。

2.3档案的信息质量管理不完善。由于我国的房地产信息管理工作是由不完善到完善的过程。在其过程中，造成目前的房地产信息管理存在一定的缺陷，严重影响到档案的质量。主要表现为登记信息不全面和不准确。例如已被拆除的房屋未得到及时的注销，以及已建成的房屋信息未进行登记管理，并且在档案信息管理中，也未对其进行记载：其次表现为所登记的身份信息不准确。或是不全面；再次表现为房屋的描述与实际情况不相符：最后表现为因为登记者的姓名中存在生僻字而导致的信息不完整，或是登记中的上下手信息缺乏关联性。

3房地产权属档案利用的措施

在房地产档案管理中为满足社会的发展需求的，应树立起档案管理的民生意识提高人们对档案需求的认识，采用主动服务的方式关注民生。

3.1促进档案管理人员专业素质的提升并适应社会的发展需求。为促进的档案管理人员综合素质的提升，需在实践学习的基础上，对其进行有效的培训，最终达到全面掌握档案管理知识的目的，主要内容包括档案保护技术、档案学基础理论知识和档案应用理论知识，保证档案管理人员能够做好档案的管理、收集和应用工作，并促进协调组织能力、归纳能力和编辑写作能力的提升。对于有条件的部门，还可聘请专门的档案管理人员，充分发挥其积极性、主动性和创造性，促进档案开发管理工作的提升。

3.2促进档案管理的信息化建设并转化档案管理的工作模式。促进房地产的信息化管理，主要包含两方面的内容：①档案原件的管理：②档案数据来源的管理。房地产的档案原件属于权属登记中的原始资料，具有无法取代的应用意义，为房地产权属中最具法律效力。以及档案数据的重要来源就房地产档案原件的管理而言，可对其进行数字化的处理，结合扫描技术或数码照相机实施每一份档案的处理，同时将其放置到具有有机联系的系统中，并应用图片的方式进行储存。在查询时，可通过计算机终端进行查询，并且可以对每一个原始档案的页面进行打印，同时通过对用户使用权限的设置，以满足不同用户的不同需求。这样不但能够促进房地产档案管理工作的高效运行。而且能够将管理成本降低。因为房地产的信息来自房地产的等级管理信息系统，经归档和入库等处理后，得到电子档案数据，其应用优势表现为查询快捷，并具备管理和统计等功能。

3.3促进服务方式的多样化。为促进档案服务工作的多样化，要求管理人员把人们的需求进行连接。并将其作为服务的导向，在严格遵守保密规范的前提下，将其服务应用于社会和经济的发展，并促使房地产档案的价值得到最大程度的发挥。1)促进信息的开发。在信息开发中，较为常用的方法为编研。即对档案信息进行提炼、加工和汇集等深层次的开发。实现原有信息的针对性、指导性、专题性和系统性，促进更大经济效益的产生。如对某一城市的商品房交易情况按照季度或月份进行统计，可对其走势和市场状况进行清晰的了解，在房地产开发投资和政府部门制定相关措施中，具有重要的应用价值。2)信息联网。为实现房地产档案信息管理的信息联网，可建立起市级、县区等信息网络系统。并逐步实现全省，甚至全国的房地产档案信息管理系统，并将其向社会公开，可提供公开服务的业务。同时，还需同规划、拆迁、建设和物业等实现联网。建立起房地产档案网络信息，或是网站，促进更大程度的信息共享。在确保档案信息安全的前提下，促进多元化、全方位网络信息服务模式的建立，促进房地产档案管理工作有效性的提升。

房地产权属档案在整个房地产的变动过程中都具有重要意义，关乎的是人们切身的利益，在房地产权属档案的管理工作中，依旧存在着各种问题，管理服务主动性较低，管理的方式较为落后，进行管理的人员素质普遍不高，这就造成了整个房地产权属档案管理的质量并不好，所以对房地产权属档案管理进行改革势在必行，是保障房地产企业和用户利益的有效手段。

参考文献：

[1]孟义军.城市房地产权属档案利用方式及途径研究[J].城市建设理论研究,2016(13)．

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