信息化建设下员工学历档案管理

信息化建设下员工学历档案管理

何代函

(国网西藏电力有限公司直孔发电公司西藏拉萨市850000)

摘要：员工学历档案管理是公司员工档案管理的重要组成部分，是公司新员工录用、员工职称评选、干部任命选拔等事项的重要依据。在信息化建设的新时期，我国员工学历档案信息化建设正如火如荼进行着，取得显著成就的同时也显现出一些新情况。

关键词：信息化；学历档案；纸质档案；电子档案

1、信息化建设下员工电子学历档案与纸质学历档案

员工学历档案是单位员工在各级各类教育机构中接受科学文化知识训练的经历证明，是员工学习历程中德、能、勤、绩等基本情况的真实历史记录，体现着员工的学识水平，主要包括两部分：一是学历证书；二是毕业档案。信息化建设下电子档案和传统的纸质档案之间的关系，多数人认为二者会在较长时间内互补并存。与相对传统的纸质档案相比，电子档案具有信息化的特点和更为强大的服务功能。

1.1档案信息的原始性、真实性

电子档案信息在现阶段仍然是纸质档案的复印件，人们的原始证明材料基本是纸质资料，所以纸质档案在现阶段是电子档案的来源和依据，电子档案必须保持和纸质档案的一致性，否则就不真实。但是随着原始资料的多样化、信息化下电子信息的发展和电子材料真实性保障的提升，纸质材料的原始性并不是不可撼动的。

1.2档案载体形式与容量

电子档案可以通过数据库对员工档案信息以文档、扫描图表、音频、视频等形式保存。纸质档案的存储形式局限在纸质的文字和图表等证明材料；由于电子档案通过数字化信息形式存储，随着信息技术发展，存储空间容量高密度、体积小、可以大大节省原始档案以外的库房存储空间。

1.3档案信息的安全性

电子档案信息容易被窃听、泄密、篡改和伪造成为大家担忧的重点，并且在数据、信息的录入过程中的失误也常有发生。现在通过分级授权管理，大大提高了电子档案的保密程度。而纸质档案信息原件在正当的流转途径下，其安全性是毋庸置疑的，但人为有目的的篡改纸质档案信息的事情也时有发生。

1.4档案信息的可控性

电子档案信息可以直接通过计算机进行处理，对档案中的信息进行分类、统计、汇总、打印，进行选择、分析、加工利用，将这些信息转换成自己需要的形式。纸质信息的相关处理需逐本对个人档案统计、分析数据，比较繁琐，管理效率相对较低。

1.5档案信息的检索、共享服务功能

电子档案方便员工信息的检索查询，能有效的实现信息共享，在利用上更加方便和快捷，此外电子档案信息可以通过授权实现远程服务功能，这些是纸质档案所难以匹敌的。

2、信息化建设下员工学历档案信息

随着社会的进步和发展，人们对学历的要求也越来越高。员工通过国家承认学历的全日制教育、自考、成人高考、网络教育等各种渠道提高自己的文化水平和学历层次，由于学习方式的多样性和缺乏统一的学历管理明细规定，各种机构对学历档案管理的要求不一致，造成了员工学历档案的良莠不齐。学历档案信息包括的内容较多，如学生登记表、学年鉴定、奖惩、材料、学习成绩表、授予学位材料、毕业生登记表、招生、入学、毕业、体检表、学籍管理卡等必要的档案材料不够齐全，哪些学历信息需要进入学历档案？

2.1学生登记表

学生登记表，是学校在员工入学阶段为每位员工建立的学籍档案，也是员工在校学习经历的第一个重要原始信息，涉及员工入学时的姓名、性别、出生日期、身份证号等一些个人基本情况。既是对以往个人信息的回顾也是对员工学历教育信息的延续，在信息化建设时期，由于信息的共享，能更好的维护员工个人学历档案信息的连续性和一致性，也能更好的保障信息的真实性。

2.2学年鉴定

学年鉴定是对学习经历中一年各个方面的综合总结，既包括自我鉴定，对个人学年成绩、思想道德和心理素质的汇报，阶段目标总结，个人学习总结，以及课外素质拓展，文明宿舍建设等，也包括组织对员工学习、生活的鉴定，班级和辅导员对该学生的意见。学年鉴定是员工取得学历的学习经历阶段每年各个方面的汇总，是学历学习重要过程的佐证。

2.3学习成绩单

成绩单是员工在学校的基础课、专业课课程、实习等教学活动中取得的成绩，是员工学历档案的核心材料。成绩的高低，能较好的说明员工的学习能力，是员工学历档案的核心资料。现在的纸质档案是学校打印盖章确认，信息化建设的电子档案应当是员工学习成绩直接从教务处转入个人电子档案。

2.4毕业生登记表

毕业生登记表是员工接受学历教育毕业前进行个人信息登记的重要毕业材料和学历档案。它包括员工毕业时的基本情况、学习经历、社会关系、自我鉴定、班级组织鉴定、院系意见及学校意见等内容，并对完成全日制国家高等教育的情况作出总结，如“准予毕业”或“准予结业”等，是员工学历教育的重要凭证，不可或缺。

2.5学历、学位认证

员工经过在高等学校或科学研究部门学习和研究，考试合格后，授予国家和社会承认的专业知识学习资历。由于学历和员工的薪金、升职等诸多问题密切相关，社会对学历的真实性有较高的要求，在纸质学历档案时代，社会上存在较多学历失真。教育部自2000年开始学历档案信息化建设，建立高等教育学历证书电子注册制度，电子档案建设可以与教育部学历电子信息等对接实现资源共享。在学历资料中还有学籍管理卡、体检材料、准考证、考生信息表等资料，都能从某些方面或者某个角度更加全面的反映员工的学历资料，但是相对也就没有列示的那么重要。

3、信息化下学历电子档案建设

3.1正确定位信息化时代下的电子档案建设

信息化时代的电子学历档案建设，首先要明晰电子学历档案和纸质学历档案的关系，明确电子学历档案的定位。我们大多数人甚至档案管理人员还是习惯纸质学历档案管理。因为电子学历档案建设中存在部分问题而对电子学历档案抱怀疑态度，认为电子学历档案可靠性较低。我们应当从电子学历档案是纸质学历档案附庸的观念转变到纸质学历档案是电子学历档案支撑的观念中来，实现学历档案管理主体的转变，从根本上重视电子学历档案建设。

3.2电子信息传递、共享

现阶段我国大部分员工电子学历档案建设还停留在局域内根据纸质档案建立电子档案，未能形成电子档案调动、传承。如学校内部学历档案相关的众多电子资料都在员工毕业时终止，未能传递到员工供职单位，一方面带来纸质信息传递过程的风险，另一方面增加员工单位电子档案的重复建设劳动。如果实现纸质和电子学历档案的同步调动，能够减少重复建设电子档案的人力物力投入和减少重复输入档案信息造成的人为失误。

3.3相关网络信息支撑

电子学历档案建设不但可以保持和传统纸质档案的一致性和具备远端信息查询、共享，还可以借助相关部门的网络信息资源，更好保障学历、学位信息的真实性。如通过教育部高等教育学历证书电子注册制度核实员工学历信息更加容易，对学历信息的学位证、学历证进行核对。此外，对学校学历电子档案信息与员工学历档案信息通过网络平台核对，可以更好的保障员工学历信息的纯洁性。

结语：我国员工电子学历档案管理尚处在起步阶段，有待进一步改进和完善，信息化建设是我国员工学历档案规范化管理，提升档案管理水平的重要途径，将有效的保护和利用员工的学历档案信息。

参考文献：

[1]毕伟.浅谈新形势下高校档案管理事业发展的战略选择[J].黑龙江史志，2010，（10）.

[2]李静.高职院校信息化建设发展研究刍议[J].价值工程，2013，（32）.