浅谈如何做好高校人事档案管理工作

浅谈如何做好高校人事档案管理工作

杨丹

杨丹（武汉工业职业技术学院，湖北武汉430064）

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1003-2738（2012）03-0000-01

摘要：随着我国高校事业的不断发展，人事档案在高校日常工作的作用越来越明显。但是，我国高校档案管理却存在许多问题。本文指出了高校档案在管理过程中存在的问题并提出了几点建议。

关键词：高校；人事档案管理；问题；建议

一、我国高校人事档案管理存在的问题

1.档案管理人员素质普遍偏低。在我国，高校人事档案管理人员很多都是转业过来的，在某些方面可能有专长，但是在另一方面却是一窍不通，管理人员的知识结构没有很好的与自己的工作进行结合。另外，档案管理人员的年龄相对偏大，很难适应新的技术变革，思想上形成了固定思维，往往对高校档案管理制度的改进产生一定的反作用，年轻人员所占的比例太小，领导者对年轻人的经验的缺乏往往很担心，担心年轻者行为对高校产生不可挽回的后果，同时，在年轻人思想里总是认为管理档案没什么“出息”，致使很少的年轻者愿意从事档案管理工作，而更愿意从事直接的教学工作。

2.档案材料收集不够齐全，归档不够规范。学院职工档案信息前后不一致，如出生日期前后不一致，出现了多个年龄，参加工作时间不准确，同一事件出现了不同的时间，更改名字没有正规的手续，也没有加以说明的现象，严重影响了档案质量，给人事部门办理离休、调资晋级、职称评聘等工作带来了许多困难。年龄、工龄、学历、待遇、职称、职务必须以档案为准，以历史材料为依据，对照政策认真核对，不能由本人随意填写。需入档材料太多，档案用纸规格很不统一，虽然规定档案材料要统一使用16K办公用纸，但现行的公文材料大多是A4纸，高等院校的学历材料、职称评聘材料用纸大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格（文字）超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理人员的工作量。对收集来的应归档的材料没有按照规定及时整理归档，导致所查阅材料不完整，失去了时效性。

3.档案管理技术不高。近几年，高校人才引进不断增加，接收的人事档案数量也随之增加，档案管理人员的工作量也相应地增加。而传统的档案管理方式已经不适应高校现代化建设和档案管理的需要。一是档案资料收集的手段明显落后。依照传统的呈报程序，档案材料没有及时更新和补充，信息不信、数据不准，影响了干部工作效率和质量。二是管理方式落后。还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式，只注重收集，不注重信息的开发和分析。

二、高校人事档案管理工作的建议

1.大力引进人才，合理调配人员。首先是领导者必须转变思想观念，充分认识到档案管理在现在信息社会条件下的作用与意义，加强档案管理意识，重视档案管理人员在高校中的作用，避免出现档案管理人员被边缘化的可能；其次，加大对高校档案管理人员的支出力度，适当提高档案管理人员的工资待遇，使其在外部市场的竞争中处于优势地位，有利于为高校留住人才，同事也利于人才的引进。再次，进行高校档案管理人员的组织变动，加强人才队伍的匹配（包括高校档案管理人员中的比例协调和知识结构匹配），是管理人员的只是形成互补，实现良性循环。

2.加大宣传力度，增强人事档案管理意识。人事档案管理是高校人事档案制度改革的重要组成部分，人事档案中所记录的各项信息是制定全员聘用相关政策的重要依据，因此，高校档案部门要加大宣传力度。一是要提高高校领导对人事档案工作重要性的认识，使其充分重视人事档案管理工作，并将其纳入高校整体计划中，给予足够的支持，扩大人力、物力和财力的投入。领导的档案意识提高了，档案工作就会有发展。二是要加大对高校教职工的宣传力度，提高全体教职员工的档案意识，使教职工能积极主动向档案部门送交归档资料，保证人事档案的完整性、真实性、可靠性。三十要增强专职档案管理人员的档案意识，档案管理人员的意识进一步增强了，可增强其工作责任心，提高工作积极性，变被动为主动，变等材料上门为主动收集材料，在思维方式、工作作风和行为上有一个较大的转变，是工作上一个新台阶。

3.做好人事档案的收集、鉴别、归档工作。不断规范和充实档案内容，严格按照干部人事档案材料的归档制度，及时收集与档案有关的各种材料，按照《干部人事档案整理规范》规定，认真细致地鉴别、审核、整理加工，保证归档材料的真实可靠。人事档案管理要把好入口关，及时分类装订档案材料，对不符合归档要求的档案材料要及时处理，手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。对大小不规范、破旧的档案材料进行加边、剪裁、裱糊，及时补打档案目录，使整理后的档案“完整、真实、条理、精炼、实用”。将能反映教师工作实绩、培训、访学、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录等材料充实到人事档案中去，不断丰富和创新档案管理内容，提高人事档案的利用效能，变刻板的资料为动态的资料，客观全面地反映干部职工的全貌。

4.利用先进科技手段提高档案管理水平，实现人事档案管理现代化。加快实现从传统办公方式向现代化办公方式转变，充分利用电脑外部设备，实现人事档案电子化管理。人事部门所有联网的电脑共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备，各自负责自己的分工，文件输入、打印，不再全部交打字员负责，这样既节约了设备投资，节省了人力和时间，减少档案资料“流通”环节，同时也锻炼了队伍，提高工作效率。运用网络资源，建立局域网信息库，实现网上资源共享。例如，可设立1台性能较好的电脑为服务器，建立1个局域网共享信息库目录查找使用，将极大地方便工作，提高整体工作效率。至于日常维护工作可由单位制定专人负责。每个地区的人事部门都能建立这样一个信息库，把他们连起来就是一个较大的人才数据库，人事调动、招聘人才的程序将大大减少，将在很大程度上节省人力物力。

总之，做好高校人事档案管理工作应该从高校和员工自身出发，形成两者之间的合作共赢，促进我国高校档案管理的前进。

参考文献：

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[3]龙明坤.如何做好干部人事档案目标管理工作[J].贵州档案，2002，（6）。

[4]赵晓利.新时期高校人事档案管理工作的问题及对策[J].太原城市职业技术学院学报，2010（8）。

[5]高忠平，许蕴莹.浅谈人事档案管理电子化[J].信息化建设，2007（4）。

作者简介：杨丹：（1982.11—），女，汉族，湖北咸宁人，武汉工业职业技术学院助教，研究方向：档案管理。