浅谈文书档案管理工作的创新

浅谈文书档案管理工作的创新

董伟

临沂市公路应急处置中心山东临沂276017

摘要：随着社会经济的发展，很多重大事件和新闻需要及时进行记录和保存，以便保存好历史供之后借鉴和参考，在这种情况下，文书档案便应运而生。无论是问题的产生解决，还是科学研发以及生产管理等，都需要通过文书档案进行记录。如此可见，文书档案管理工作有着极为重要的作用。文章立足于文书档案管理工作现状，主要分析了其中存在的主要问题，同时提出了促进文书档案管理工作效果得到进一步提升的几点策略。

关键词：文书；档案管理；创新

1.引言

文书档案记载着社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、科学决策、强化管理、生产经营、研究开发等方面的过程和成果。文书档案工作是档案工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。随着时代的发展，如何创新文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求及适应日趋发展的新形势，已成为文书档案工作面临的新课题。

2.文书档案管理的重要性

无论是对于机关单位，还是对于企事业单位，能否开展好文书档案工作，直接关系着企业能否健康发展。文书档案工作能够对过去单位历史情境进行真实反映和再现，能够促进工作效率和质量的提高。单位的科研成果和优秀事迹都保存在档案中，如果想要分析本单位整体营业水平或者制定后续发展策略，都能够第一时间参考文书档案相关内容。文书档案具有准确性和真实性等特点，单位高层领导能够在此基础上适当地对相关策略和规划进行调整，确保决策结果的科学性和合理性。所以，文书档案工作的不断改革和创新，对于单位后续的发展具有十分重要的积极作用，有助于提高企业的整体竞争力，充分发挥企业的无穷潜力。

3.目前文书档案管理工作中存在的问题

3.1文书档案管理不够规范

就我国目前各单位文化档案管理的现状来看，文书档案管理不规范已经成为了一个主要问题，其主要表现为档号不规范、案卷目录不规范、案卷标题不规范以及组卷混乱等几个方面。究其原因，主要是因为缺乏一套科学完善的管理制度作为约束，从而导致工作的开展无章可循，杂乱不堪。此外，缺乏相应的监督管理制度也是导致工作开展不规范的重要原因，如果在管理工作的开展中，有专门的监督人员对工作情况进行监督，那么就能够及时发现问题，从而采取有效的措施将其解决，这样就会在很大程度上提高文书档案管理的规范性。

3.2文书档案管理工作表现出的滞后性

不适应科学化管理的要求，缺乏制度创新。大部分事业单位和国企在新形势下进行了大力度的创新，分管领导主抓建设大制度，但是很少有人问津修编档案规制，对法制化、科学化和规范化档案管理造成了严重影响。文书档案管理工作带有明显的党政机关档案管理色彩，机制几十年不变，不能适应新的外部环境。“重藏轻用”的传统思想一直存在于实际工作中，档案人员集中了大部分精力在档案的整理保管、收集和鉴定等业务，把能够体现现实价值的服务和对其他工作的渗透都忽略了，在可持续发展的大环境下档案工作显得相对滞后，使文书档案工作在价值上大打折扣。

3.3文书档案检索效率低

我国各地的档案检索分为人工检索和计算机检索两种方式，虽然我国经济水平的提升带动了计算机-互联网的普及，但是就目前来看，人工检索仍然是我国大部分地区文书档案管理采用的主要检索手段。尤其是在农村地区经济水平低，信息化档案管理普及率低，文书档案检索主要靠人工检索。人工检索不仅花费的时间多，检索效率也不高。尽管很多地方引入了更多的检索方式和检索手段，但是人工检索的效率依然停滞不前，这其中最主要的原因是文书档案管理中管理人员只注重检索数量和检索工具的结合，却忽略了检索整个过程中质量的控制，也直接导致文书档案管理的检索效率难以提高。

3.4文书档案管理人员的专业素质不高

文书档案管理人员素质不高也是当前管理工作中的一个重要问题，管理人员的专业素质直接决定了其对文书档案管理的理念以及业务技能是否符合标准。如果管理人员的素质达不到要求，那么，必然会导致文书档案管理工作处于混乱的状态，从而不能有条理的进行文书管理。其次，管理人员专业素质不高还体现在对计算机的使用上，进入21世纪，社会信息化建设发展脚步不断加快，对计算机技术的掌握也成为了社会发展对人才的一个根本要求。如果管理人员不懂电脑，那么必然会严重影响文书档案管理的工作质量。

4.提高文书档案管理工作效率的主要路径

4.1建立健全文书档案管理制度

健全的制度是文书档案管理工作能够顺利开展的必要前提条件。要想构建一套健全的文书档案管理制度，并严格按照制度执行，企业相关人员最少需要做好两项准备。第一，企业需要对其目前的实际情况进行充分考察和了解，一旦发现制度不合理不规范的地方，需要及时对其进行清理和整理，以便进一步修改完善不能满足当代经济需求的落后制度，并且充分借鉴和吸收古今中外先进的管理策略和制度，制度决策者必须及时更新自身的管理观念，吸取听取来自各方面的意见，趋利避害，统一规划和完善文书档案管理制度，制定统一的标准和规定，以便能够为文书档案的实际操作提供制度依据并加以指导，使文书档案工作能够高效顺利开展。第二，除了构建完善的管理规章制度之外，还必须确保这些规章制度能够落到实处，进一步提高执行力度，在合理时间范围内评论和审判制度执行情况，并对实际操作中的种种案例进行深入分析，按照实际问题进行再次的修改，并在此基础上加以补充，逐渐完善文书档案管理制度系统。另外，需要做好员工的思想工作，使员工能够按照规章制度办事，提高文书档案管理的效率和水平。

4.2提高服务效率进行技术创新

档案管理要树立现代理念，以现代化的技术手段为媒介来进行档案管理工作、交流档案信息和档案业务工作，在现代化管理中对计算机及网络进行充分利用，使管理效率和水平不断提高。档案管理实现网络化，在企事业单位的信息化建设中纳入档案管理的计算机化。对历史问题要抓紧解决，排查之前档案部门运用新技术的情况，把技术接口与系统接口问题解决好。对历史档案的数据化问题也要进行解决，为了满足多层次、便捷高效和全方位的服务要求全信息逐步实现计算机检索。

4.3文书档案实现办公自动化

信息化时代的到来，促进了电子文档、现代化办公技术的普及。档案管理工作更加需要信息化、现代化。加强信息化在文书档案管理中的应用，是档案管理领域顺应时代发展的必然选择。在文书档案信息系统构建的基础上，还应该积极推进信息化管理应用到文书档案管理中，实现文书档案办公自动化。首先，应该规范文书档案管理的信息录入，统一专业用语，统一技术标准，实施科学管理。其次，建立档案数据库，规范数据转入、转出，接口标准化。再次，保证档案信息的安全性，对于文书档案电子信息进行监管，必要时实施内外网的隔离，确保文档信息的安全。最后，建立完善的管理体系，推动文书档案的办公自动化。

5.结束语

综上所述，在我国经济全面发展的历史背景下，创新文书档案工作，不断更新档案管理观念，积极探索和尝试新的档案管理手段，全面、真实地反映机关团体、企事业单位整体发展状况和经营成果，对于实现企事业单位经营战略、不断提高管理效率具有深远的影响。只有高度重视文书档案管理工作，不断创新工作方法，才能使之顺应新时期档案事业的发展需要，更有效地实现档案的价值，为社会提供优质的档案服务。

参考文献：

[1]韩宏.浅析文书档案的现代化管理[J].机电兵船档案,2010(04).

[2]杨宇红.对文书档案管理工作的创新思考[J].经济管理,2013,(4).

[3]徐艳艳.文书档案管理工作创新思想[J].华章,2014(1).