浅议如何创新档案管理理念实现档案管理科学化

浅议如何创新档案管理理念实现档案管理科学化

陈喆

广州市荔湾区人才服务管理办公室510150

摘要：作为个人信息的全面真实记录，人事档案涵盖个人政治、学习以及工作等方方面面的内容，是我国人力资源的重要查阅信息数据。进入信息化时代以来，如何改革人事档案管理制度，使其与时俱进，在发挥我国人才资源优势这一进程中发挥其参考作用，是档案管理工作者必须思考的问题。本文将探讨相关措施，变革管理理念，提升科学化水平。

关键词：档案管理；理念；创新；科学

引言：随着市场经济体制的改革和加入了世贸组织，这为我国经济的发展带来了机遇，同时也使市场的竞争更加激烈，而在这种时代背景下，企业或者单位如果想要在激烈的市场竞争中得到长足的发展，就必须要做好企业运营中的各个环节，从而才能够确保企业不会被激烈的市场竞争所湮没。档案管理是当前企业和单位运营过程中不可或缺的部分，档案管理能够有效地提高企业的人力资源管理水平，从而才能够为企业打造出一个高素质核心团队奠定基础，对档案进行科学合理的管理直接影响到企业的发展情况。本文从人事档案现状及存在的问题出发，对档案管理进行了深入的分析研究，然后对如何更新档案管理理念实现档案管理科学化进行了详细阐述。

一、档案管理现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，很多人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案管理工作是简单的记录和抄写、以保管为主要内容的事务性工作，不能给单位创造经济效益，更不会实现任何社会效益，只要不丢失、不泄密、能应付外调、查档就行了。所以他们从不重视档案管理工作，以至于出现了诸多档案管理方面的问题。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.档案管理制度不尽完善。就我国目前档案管理发展现状而言，其中仍旧存在很多的不足，由于档案管理体系的不完善，使档案管理工作面临着巨大的困难，造成档案管理工作出现混乱的现象，严重阻碍了档案事业的快速发展。现阶段的档案管理工作还没有一个较为健全的规章制度，导致很多细节问题无法得到解决，尤其是一些基层单位在档案管理工作中存在的问题最多，档案管理工作缺乏统一管理，无法保证档案管理工作的效率与质量，再加之档案数据量的庞大，该单位又没有较为健全的档案管理工作体系，从而导致档案资源发生混乱，甚至还会丢失档案，造成其经济效益的损失。因此，这些问题发生的主要原因都是由于缺乏完善的档案管理工作体系和明确的规章制度，从而造成了电子归档中频繁出现错误，很容易受到人为的破坏和更改，无法确保档案管理工作的顺利开展。

3.负责管理的职工业务水平达不到要求。大多数的档案管理职员没有参加过正规的职业训练，有的人还仅仅是兼职做档案管理，在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清，完全忽略了档案资料的重要性，不清楚且不知道档案管理的要求、指标以及一些有关的业务，没有很强的保护信息资料的观点，这使得档案管理迟迟不能前进。并且现在社会上也特别的欠缺能够真正的了解、研究并且可以设计档案信息的高科技管理优秀人员。

4.档案管理的理念相对落后。一直以来，大多人对于档案管理工作的认知存在很多的偏见，其并不理解档案管理工作与经济效益相挂钩，他们普遍认为，只要将档案进行收集、归类和整理等程序工作就可以了，缺乏对档案管理工作的意识和重视，而这种对档案管理工作错误的认识，常常会导致档案管理工作质量较低，甚至敷衍了事的带过。这也是档案管理工作一直停滞不前的主要原因，从而导致档案管理工作无法适应现代社会发展的需求。

二、创新档案管理理念，实现档案管理科学化

1.加强宣传，提高相关人员的积极性和责任感

积极地做好宣传，仔细的检查采集来的有关的资料，将里面最真实、最有用而且最靠得住的资料纳入到人事档案中，一定要保证质量。开展档案鉴别的时候，相关的职员必须认真、仔细、负责，确保档案资料的正确性及完整性，真正的了解档案管理的重要性及有用性，逐渐的提升自己的工作能力，改变自己的方法，尽力使自己可以判断正确与否，一定要把不正确的档案信息判断出来，保证人事档案的正确性、可靠性以及完备性。

2.建立健全档案管理体系

完善有效的人事档案的管理工作必须置于完善的管理制度体系框架。通过一系列与具体实际相适应的管理制度原则，辅之下级单位制定的具体的管理措施，使得档案的管理工作有章可循，做到标准化与规范化。为建立健全这样的管理体系，需做到以下两点：

（1）形成完备管理章程，实现有章可依。在现有的相关法律法规基础上，进一步在信息时代健全必要的档案的工作制度，落实好责任制，使得档案管理工作的流程标准化，充分做好人事档案的完整性、安全性和保密性工作。

（2）强化管理要求，做到有章必依。档案管理部门应该定期举办相关培训，通过再学习提高管理人员的管理水平、强化管理人员的职业责任意识以及完善操作规范。

3.加强档案管理人员的事业心，责任感

要认真核实所收集的材料，把好材料收入质量关。在档案鉴别过程中，要认真负责，确保档案真实完整。要不断改进工作方式和方法，提高工作效率和业务素质。在鉴别过程中，要明辨是非，杜绝虚假资料的存在，维护人事档案的真实性，可靠性，完整性。

4.运用计算机和网络，实现科学化管理

随着网络信息以及科学技术更深层次化的改革与推进，档案管理思路的不断创新，档案管理方法的进一步丰富，各领域都逐渐采取各种先进的相关的技术设备，将档案管理人员从过去纯手工的管理方式中转变为依靠先进的科学技术，将电子信息化的管理模式列为了档案管理工作中重要的管理模式，在档案管理中进一步提高了档案管理人员的工作效率，推动了各领域档案管理工作水平更深层次的提高。

采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案管理的信息化水平，实现科学化管理。因为档案管理工作的技术手段和设备条件是提高档案工作效率，确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性，同时也提高了工作效率。

虽然电子文件使用普遍且方便查询，但纸质的文件绝对不能少，在一些特殊的法律用途上纸质文件还是很重要，电子文件无法替代。因此，归档的时候，不仅要有纸质的文件，还要有电子文件。

三、结束语

随着我国档案管理现代化水平的不断提高，档案工作要紧紧联系时代发展的要求，不断更新旧的观念，不断的加强档案管理，提升档案工作人员的业务素质和技能，积极探索运用现代科学化管理，提高档案管理的效率和质量，充分的发挥出档案管理的资源优势，提高档案管理现代化水平，促进社会主义的和谐社会建设。

参考文献：

[1]刘艺凯.对档案管理工作创新的思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2014（02）；

[2]胡劲涛.当前如何做好档案管理工作[J].China’sForeignTrade.2011（08）；

[3]付立红.更新档案管理理念，实现档案管理科学化[J].华章.2012（27）；

[4]孟丕然.更新档案管理理念，实现档案管理科学化[J].管理科学.2015（03）。