浅谈数据化在人事档案管理的应用

浅谈数据化在人事档案管理的应用

万东萍

吴忠供电公司，宁夏吴忠751100

摘要：在当前大数据的时代，在便捷人们生活和工作的同时也给人们带来新的发展机遇。大数据的处理模式给新时期人事档案管理工作的优化提供了全新的发展路径。但是在我国，大数据处理模式在人事档案管理中的应用还具有明显的滞后性。运用新时期的发展元素改革人事档案管理方式是未来规范人事档案管理工作的必要途径。文中对数据化在人事档案管理的应用进行了分析。

关键词：数据化；人事档案管理；应用

1大数据时代的人事档案的分析

1.1大数据时代的人事档案管理特征

1.1.1数据量庞大

人事档案记录着一个人的身份、经历、品德作风、资历等信息，它与个人工资待遇、社保、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。提供人事档案管理的机构主要为各县、市的人才市场及街道办等。我国人口众多，各行各业的人每时每刻都在产生着数据信息，这些数据信息都属于人事档案收集的内容。在大数据时代，这些庞大的数据信息可以说是数量惊人。

1.1.2数据复杂多样

人事档案涉及个人的众多信息，这些信息直接导致产生的数据是复杂多样的。在复杂多样的数据中，结构化数据、非结构化数据与半结构化数据并存，而且这些数据之间的关联各不相同。

1.1.3数据需求增加

在传统人事档案管理工作模式下，人事档案普遍存在“数据孤岛”问题，很多需要这些信息方能开展工作的部门（如政府、高校、企业等）必须通过复杂的申报程序才能接触到这些信息，花费了太多的人力、物力与财力成本。虽然这些部门都对人事档案有很大的需求，但信息获取的高成本让它们降低了对信息的需求。在大数据时代，人事档案信息被上传到网络上。政府、高校、企业可以直接利用大数据技术查阅所调查对象的个人档案，成本大大降低，需求大大增加。

1.2大数据时代的人事档案管理优势分析

1.2.1实现了人事档案的大数据化管理

大数据技术的蓬勃发展为人事档案管理工作提供了极大的便利。在大数据时代，人事档案管理人员可以运用大数据技术将人事档案信息采集、交互、处理、应用等集成在一起，实现人事档案信息全部线上传输、汇总、反馈和确认。利用大数据技术，工作人员可以实现人事档案信息实时归档、实时更新，无须进行人工收集与整理，实现了人事档案信息存储、备份与共享的自动化。同时，还可以利用数据挖掘、数据分析、数据共享等功能实现对人事档案信息的监测、反馈、趋势预警与展示等目的，提高人事档案管理人员的工作质量和工作效率。

1.2.2提高了人事档案的社会价值

人事档案记录了个人经历、资历、能力与品质等信息，是很多机构开展工作的一个重要内容。随着网络信息技术的发展以及与之相关的大数据技术、云计算技术等的发展，人事档案已经不再仅仅具有凭证性、真实性、政治性与保密性等属性，还具有了社会性、文化性与经济性等属性。以往的档案部门只是对人事档案进行简单地归档分类与保管利用，而不会对其进行深层次地开发与研究。而在大数据时代，人事档案由于数据化的转变，冲破了传统人事档案管理的束缚，有了深层次开发与研究的契机。利用大数据技术，档案部门可以将杂乱无序的人事档案信息进行全面且细致地分类归纳。另外，利用大数据技术，档案部门还可以对人事档案进行二次加工和开发，然后向其他机构提供更细致的信息资料。可以说，大数据技术的应用，改变了档案部门以往人事档案管理工作的侧重点，拓宽了人事档案的属性，进而促进了人事档案社会价值的开发与研究。

2人事档案管理数据化建设的现状

人事档案一般负责保存记录人一生的各种大小事情，从小学高中等到毕业院校信息到一生中获得的相关荣誉以及奖项均记录在案。对于人事档案的管理一直以来都采用了纸质档案的管理模式，对于纸质档案的管理模式，在某一方面对于工作人员的工作量需求较大，另一方面纸质版档案更新以及修改等较为繁琐。所以为了减少工作人员工作量，以及使人事档案的修改等更加便捷。人事档案也逐渐的采取了数据化的管理模式。

2.1数据化的建设相对较差

由于人事档案中记录的东西大都属于一些机密性较高的文件，所以其数据化的建设相对较差。并且在数据化的过程中由于缺少国家的有力支持，我国的数据库相关软件均是各个公司独立研发的，所以在人事档案数据化的管理过程中会出现许多的不兼容现象，这无疑也导致了人事档案管理数据化的滞后。并且由于市面上所流传的数据库软件有很多都是国外企业编程的，所以很多人并不能熟练地运用，此外，由于人事档案的机密性极高，所以在进行数据化之前必须要对相关软件的安全性进行详细的检测，以防出现底层的编码漏洞或是硬件级漏洞，这都会造成相关文件的丢失对于我们来说损失是不可估量的。并且，在我国目前的形式下，不同的单位对于人事档案的用途均不同，这也造成了人事档案数据化管理的限制。

2.2人事档案数据化管理方式相对落后

随着目前科技的不断更新，U盘等实体化的存储设备已经在逐渐的被淘汰，新型的云盘开始盛行。相比较于曾经的U盘等实体化存储设备，云盘的存储速度和网速直接挂钩，若是上传速度足够快的话甚至可以比的上usb3．0设备的存储速度。此外，云盘还有远超U盘的存储空间以及不必贴身携带等多种益处。现如今我国的人事档案数据的主要存储方式还是移动硬盘或是大空间的U盘等进行存储，这无疑是落后的。为了使得用户可以更加方便快捷的查找所需资料，我们应当对于人事档案建立专门的数据库管理模式，并将其分门别类的进行汇总整理。数据库式的管理模式既可以方便用户对于相关信息的查找，也可以防止数据的丢失，这无疑是一举两得的。

3数据化在人事档案管理的应用

3.1加强对人事档案管理数据化工作的重视

新时期，企事业单位的人员流动速度越来越快，人力成本也越来越高，在对人员进行高水平管理过程中也要积极提高对当前人事档案管理的重视。做到人事档案高效化科学化发展。具体要积极转变领导人员和相关工作人员的工作态度，转变工作人员的管理意识。加强对档案管理的重视。与此同时，要积极学习和引用先进的数据化管理模式，首先可以通过建立数据库的方式将档案进行数据化管理，并在此基础上可以通过档案影像化的方法实现档案无纸管理，这就有效地提升了档案管理效率和管理水平，真正实现人事档案数据化管理。

3.2优化人事档案管理工作手段和流程

在当前大数据时代的发展背景下，各种信息技术和多媒体技术的快速发展，为人事档案管理工作的优化提供了技术手段。当前的人事档案管理工作要积极引入相关多媒体设备和信息技术。同时工作人员也要积极对于人员信息的录入和保管进行信息化处理，运用计算机进行云服务输入和保存，不仅大大提高了人事档案管理工作的效率，同时也保证了人事档案的安全性和稳定性。

3.3提高管理人员的综合素质

人事档案管理人员是提高档案管理工作的关键因素，在大数据时代发展背景下，人事档案管理人员也要积极提高自身的综合素质，汲取大数据时代的优秀处理模式和档案管理方法。同时，企事业单位也要加强对高素质专业化管理人员的培养。为管理人员提供技术培训和学习的机会，帮助他们掌握新时期最先进的档案管理理念。只有站在时代发展的角度，拓展人事档案管理人员的思维和视角，才会更好地促进案管理水平的提升。

4结束语

总之，人事档案的管理工作无论在公司或是机关都是极为极为重要的，数据化管理模式的引入，不但方便了相关信息的管理，而且减少了相应的人工成本，同时也可以更好的规范人事档案的管理工作。但在人事档案数据化的模式下除了需要保证对于信息的完整性以及共享性，也需要重视信息的安全性。

参考文献

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[2]黄颢.加强大数据时代人事档案管理工作的探讨[J].办公室业务，2017(23).

[3]刘芳.大数据背景下人事档案管理创新途径[J].长江从刊，2017(24).