谈档案流动过程中的安全防护

谈档案流动过程中的安全防护

李颖

李颖

（黑河市教育研究院，黑龙江黑河164300）

摘要：档案在档案保管机构中并不是永远静止地存放在库房及装具里，而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。档案的流动状态主要出现在档案的利用过程中。因此，档案保管工作的任务也必然要同时贯彻于档案的利用过程。做好档案流动过程中的安全防护工作关键是要建立严格的防护制度，并且采用各种合理有效的管理方法，执行和落实防护制度。

关键词：档案；流动；过程；安全；防护

档案的利用大体可归结为两种情况，一是社会各界对档案内容信息的利用，即档案的提供利用工作；二是档案馆（室）出于管理与开发的需要，对档案及其内容信息的使用与利用，例如整理、鉴定、编制检索工具、缩微复制、编研等等。无论是社会性的利用还是内部管理开发性的使用，均必须保证档案在政治上的安全与物质上的完整和有序。做好档案流动过程中的安全防护工作关键是要建立严格的防护制度，并且采用各种合理有效的管理方法，执行和落实防护制度。

档案保护技术的最终目的是如何最大限度地延长档案的寿命。如：研究档案损坏规律，预防各种因素对档案的影响和破坏，以及诊治破损档案，恢复档案原件的历史面貌等都是为了最大限度地延长档案的寿命。但在实际工作中，往往忽视了档案在流动过程中的保护，事实上，档案从接收开始，要经过包装、搬运、整理等许多程序后才进入库房定位排架。以后，日常工作中借阅、退还及必要的再整理、重排架、复制等也要挪动档案。几经挪动，难免不发生损伤。因此，我们在日常工作中切勿忽视了这一点，一定要引起足够的重视。

1档案流动过程中需进行安全防护的因素

档案流动过程中的安全防护是指在档案工作的各个环节中对档案的防护。一般在流动过程中损毁的因素有人为的、生然的两类，每类又有多种原因：

1.1人为损毁的因素，主要有以下几种：敌对分子和不法分子出于政治原因或达到犯罪目的而破坏、盗窃档案；个别人员出入某种原因，涂改、删除、撕损应归档的文件材料；单位负责人和档案工作人员对档案的重要性认识不足，档案意识淡薄，把应归档的文件材，随意到处存放，以致丢失、损坏。由于档案工作人员和档案利用者麻痹大意、玩忽职守，不遵守有关规章制度，或缺乏档案知识，保管不善，以致在管理与利用档案过程中损坏、污染或丢失档案。

1.2自然损毁档案的因素有内因和外因。内素是指档案本身即制成档案的材料质量，如纸张、墨水、油墨等质量存在问题而影响档案寿命；外因是指档案保管条件和周围环境中各种有害因素的影响。

（1）纸张发脆。通常纸张发脆的原因之一，就是由于纸张中含有较多的非纤维素成份（纤维素越大，纸张越耐久，反之则不耐久）。（2）墨水、复写纸、油墨等材料质量不良。档案字迹是否耐久，能否长期保存，取决于字迹色素成份是否耐用，久不初褪色，以及字迹色素和纸的结合是否牢固。含有炭素或铁素的色素，如墨汁、蓝黑墨水、炭素墨水等，都比较耐久。含有人造染料的色素，如普通圆珠笔油、彩色笔水、铅笔芯等，耐久性较差。（3）不适宜的温度和湿度。温度、湿度过高，会使纸张膨胀，机械强度降低；还会使某些字迹模糊和褪色，各种和害物和霉菌容易滋生。（4）光线照射。太阳光线中的紫外线能使纸张纤维更快地变成氧气纤维，使纸张发脆、易碎。（5）灰尘玷污。有的灰尘还带有腐蚀性和毒性物质，对档案纸张和档案工作人员都有危害。灰尘还有利于昆虫和微生物藏身和繁殖。（6）有害气体腐蚀。大城市和工矿企业附近常有各种有害气体，这些气体会使档案纸张腐朽，字迹褪色。（7）鼠害。老鼠的破坏对档案来说常常是无法挽救的。

此外，水灾、火灾对档案破坏也是非常严重甚至是致命的。上述种种因素，在一定条件下，都可以使纸张档案损毁，视听档案更容易损毁。所以应当针对这些因素，采取各种安全防护措施，以保障档案的完更整和安全。

2档案利用的登记与交接制度

档案无论因何原因被利用，都必须对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记与交接手续。如档案出库、入库的登记，将档案交给使用者时的登记及交接清点、签收手续，并都应严格、清楚、细致、责任分明。

3档案使用行为的管理与限制制度

这一制度应涉及档案使用行为的方式、方法及所应注意防止的不良现象。如使用者不允许在使用的同时吸烟、喝水、吃食物等，不允许在档案卜勾划、涂抹，更不允许有撕损剪切等破坏性行为，使用者必须严格保证档案的完好无损。对损毁行为应有严格的惩罚规定：档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，应及时放入专用的柜子中锁好；不准擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；不同的利用者未经允许不准私自交换阅

览各自所利用的档案；未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印；经过批准的拍照、复印等行为应以不损伤档案完好的理化性状为前提；每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短也应有一定的限制。

凡外部利用，在利用现场均应配备档案：工作人员实行监督，并随时检查利用者的利用行为。发现问题应及时指出并予以纠正，将不良现象消灭在萌芽状态。有条件的档案馆（室），尤其是面向社会提供利用的档案馆，可配置闭路电视监控系统。

4利用方式及利用场所的限制制度

档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍照或复印作业原则上应由档案工作人员承担；档案利用的场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的利用空间，以便加强对档案的监护。

5对重要档案的保护性措施

对重要的珍贵档案应实施重点保护：第一，严格限制利用；第二，即便提供利用，一般也不提供原件，只提供缩徽品或复印件；第三，利用中要格外注意监护问题，必要时可责成专人始终陪伴进行利用。对重要档案的复制也应比一般档案有更严格的限制和保护性措施。

6结论

为了解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾。档案损坏和遭受破坏的原因，不为乎社会原因或自然原因，或者说是人为因素和自然因素两方面。档案流动过程中工作的任务，就是了解和档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的政治安全。档案流动过程中工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重大的影响。档案流动过程中工作是整个档案工作有机组成部分之一，它与其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和孤立进行。

参考文献

[1]杨凤仙.档案管理现代化问题研究[J].云南档案，2009.

[2]黄项飞.档案馆走向开放[J].北京档案，2005（5）.