如何加强公文档案的管理与利用

如何加强公文档案的管理与利用

刘方林树貌

刘方林树貌

（鸡东县煤碳工业局，黑龙江鸡东158200）

摘要：公文档案的管理与利用存在着思想观念滞后、归档不规范、功效发挥较差等问题。改进的策略：一是更新工作理念，重视档案管理工作；二是规范档案资料归档，创新工作机制；三是创新档案利用方法，提高档案的有效利用率。

关键词：公文档案；管理；利用；创新

公文档案是社会发展、变革、部门工作基本情况的真实记载，它能为事件的经过提供可靠的第一手材料。随着社会的发展，对公文档案管理和利用提出了新的要求，现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。因此，我们应将公文档案管理作为搞好本部门的基础性工作狠抓落实，作为提高公文管理水平的必备工作予以高度重视，紧紧围绕公文档案的管理与利用为目的，推动部门改革的成果不断深化。

1公文档案的管理与利用存在的主要问题

1.1思想观念滞后，与现代社会发展的需求不适应

一是对公文档案工作的重视不够。部分单位的领导甚至错误的认为公文档案管理无足轻重，无非是管理一些资料，更没有多大的利用价值；

二是公文档案管理与利用的责任意识落后，与新形势下的公文档案管理要求不相适应。

1.2档案资料归档工作有待规范和创新

一是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排，或是上级来了具体的收集任务，相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料的真实性大打折扣；

二是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展，缺乏能从不同侧面反映工作真实情况的渠道；

三是档案归档制度有待规范，特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。

1.3档案利用功效的发挥存在着局限性

（1）档案功能的发挥存在着局限性。

一是档案内容过于单调、呆板，较难全面的反映真实情况。缺乏能全方位了解实情的个性化材料；

二是公文档案在实际工作中的影响力和执行力不够，使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；

三是过分注重公文档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥。缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源在社会发展中的作用没有很好的凸显出来。

（2）公文档案管理和利用的方式方法存在着局限性。

一是档案管理部门的工作方式方法比较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；

二是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来，导致工作效率较低；

三是档案管理工作者的素质与档案工作要求不太适应。很多档案管理者年龄偏大，习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新形势下出现的新问题。有的档案工作者虽然拥有高学历，但却缺乏足够的专业素养和必备的工作经验，理论与实际想脱离，工作效果不佳。

2加强公文档案管理与利用的相关策略

2.1更新工作理念，重视档案管理工作

一是更新领导的工作理念，切实重视档案管理工作。部分领导应从传统的认识误区中走出来，把公文档案管理工作作为本部门的基础工作狠抓落实；

二是完善公文档案工作的责任与奖励机制，以此增强档案管理工作者的责任心，提高积极性。

2.2规范档案资料归档，创新工作机制

一是完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，逐步完善档案收集机制，切实发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性；

二是发挥和拓展档案材料的作用。在法律和道德允许的范围内，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性；

三是完善档案归档制度，提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用计算机网络技术及时督促、监管档案材料的办理进程。

2.3创新档案利用方法，提高档案的有效利用率

（1）充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值。

一是丰富档案内涵。在公文档案管理中增加全面反映本部门真实情况的内容；

二是提高公文档案在实际运行中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用；

三是合理利用公文档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的实际作用。

（2）创新公文档案管理的方式方法，提高工作效率。

一是积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；

二是加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，同时加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。

（3）构建面向社会的公文档案管理服务体系。

构建适应时代发展要求的公文档案管理体系，需要从档案管理机构与档案管理模式上进行重新思考，使公文档案管理服务工作不仅要满足本部门工作的需要，同时还要不断满足广大社会公众对公文档案信息合理合法的利用需求，从而推进公文档案管理改革，促进和谐社会建设的全面发展。

总之，加强公文档案的管理与利用是一项长期、复杂而重要的基础性工作，我们要创新工作思路，不断提高档案工作的质量。