论新时期高校档案信息化管理

论新时期高校档案信息化管理

朱家芳

朱家芳

昭通学院云南昭通657000

摘要：随着电子信息技术的快速发展和在办公中的普及，加快了信息化档案管理的进程。新时期高校档案的管理也由原来传统的人工纸质管理方法过渡到电子无纸化管理，档案信息化将会为各高校师生提供最全、最新、最方便的查阅信息。本文通过剖析高校实施信息化档案管理的必要性和目前高校信息化档案建设中存在的问题，提出了可行性的建议。

关键词：新时期；高校；档案；信息化

高校档案是高校在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同门类和载体的原始记录，全方位反映了学校的办学实力和办学水平。高校档案作为一种重要的信息资源，是高校发展历史的原始记录，是连接学校过去、现在和未来并展现学校发展全貌的一条纽带，是学校高品质的物质文化，见证了大学成长发展的历史过程和特色形成过程，客观展现了高校改革发展的过程，对学校的发展起着不可忽视的作用。因而，信息化已成为高校档案管理的必然趋势。本文从信息化档案管理的必要性、面临的状况、提出了加快建设档案信息化的管理的建议。

1、高校档案信息化管理的必要性

档案信息化管理是指运用现代信息技术手段将档案信息进行远程传输，社会共享的一种服务体系。高校信息化档案管理以档案资源建设为核心，将传统纸质档案进行数字信息化，并通过电子文件形式进行管理；以电子计算机网络为基础，将档案信息资源作为资源目标，妥善收藏管理重要的档案信息，充分利用信息技术来获取、处理、传递、利用档案资源，以此提高档案管理的效率，真正将档案信息资源共享化，逐步提高高校档案管理的资源数字化、网络信息化、电子档案规范化，从而使档案工作一定程度上转向数字化、规范化、网络化。信息技术发展的今天，档案信息化建设已经是发展的必然趋势。高校档案承载着“记载校史校情，传承大学精神”的重要使命，同时也是维护学校和师生根本利益的重要依据，随着《高等学校档案管理办法》的颁布，信息技术在高等学校档案管理中的应用也日趋广泛。《全国档案信息化建设实施纲要》指明了高校档案管理的目标及任务要求：按照统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，强化数字文件管理和档案管理的标准化，鼓励档案数字化，以及数字数据库建设，设立档案信息公众网络共享服务，可进行查询，同时推进档案信息化建设、安全化信息建设。因此，高校档案信息化建设在国内档案信息管理工作中非常重要。

2、高校档案信息化管理面临的状况分析

随着互联网技术和办公自动化的普及，信息化档案管理已经成为高校档案管理的必然趋势。新时期档案管理工作已经从传统的手工方式向信息化的管理方式过渡，具有较高的查询效率，而且能够保护档案的实体。目前，大部分高等学校的档案馆（室）为了能够便于管理，提升管理的效率，都已经开始信息化档案管理，通过将计算机技术与信息化档案管理工作进行有机结合，使得档案转化为数据资源储存在计算机管理系统中，进而简化了学校档案管理工作的程序与方式，提升了管理效果。但是由于档案的保密性及相关人员档案意识的薄弱性，加之我国高校档案信息化建设起步稍晚，一些高校档案管理还处在传统管理阶段，并没有实现真正意义上的信息化，从而导致部分高校档案信息化管理远远滞后于信息化社会的发展步伐。因此，要提升信息化管理，实现档案信息化建设的目标，必须认清高校档案信息化建设所存在的下列问题：

2.1信息化档案管理基础设施简陋，资金投入不足

高校信息化档案管理，就是在对档案资料进行管理的时候，档案管理工作人员要利用现代化的信息技术，把传统的纸质档案资料转化为数字化、信息化的档案存储，对档案进行科学化的管理，并最终实现档案信息化这个过程。由于部分高校当前的电子设备及存储跟不上时代发展，导致档案管理信息化工作停滞不前。而且一些高校信息化档案建设基础设施简陋，没有建立档案馆，只设置了学校档案室，档案室人员配备一般2—3名，无法满足学校档案事业发展需求，加之经费划拨的不足，阻碍了信息化档案管理基础设施的建设。

2.2信息化档案管理软件不完善

以计算机为核心的数字技术和网络技术的发展，高校行政办公越来越追求效率和便捷，使用的管理软件类目众多，如科研、教学、人事、行政、学生、党务等管理软件，许多高校科研、教学、人事管理软件每隔几年都会完善甚至更新，而档案管理软件很少完善，面对每年剧增的档案量，部分档案软件已经无法满足用户的需求。

2.3文档一体化建设不够理想

文档一体化是指根据文件运转规律，把文件管理和档案管理纳人一个统一系统之内，按照统一的要求，建立起密切的联系，使之成为一个整体。近年来，随着高校不断的改革，办学规模不断的扩大，档案馆（室）藏档案案卷数也在逐年增加，档案利用率不断提高，许多高校开始对档案馆（室）藏档案进行数字化处理，把扫描好的档案、图片挂接到档案管理软件，方便查找利用，同时减少了对纸质档案的查阅和损伤，取得了不少进步。有的高校虽然已经开始文档一体化建设，也只是部门软件之间的文档一体化，并没有覆盖全校管理软件之间的文档一体化，学校各类管理软件之间不兼容导致文档一体化建设的滞后。

2.4管理工作不规范化、不严谨导致档案信息安全受威胁

实现档案管理网络化、信息化，是高校档案发展的必然趋势，也是学校档案事业发展面临的新机遇和新挑战，由于计算机网络具有共享性、开放性和复杂性等特征，档案信息很容易遭到来自各方面的安全威胁，随时可能受到偶然因素的破坏或者恶意的攻击，而使网络安全遭到破坏、数据遭到更改、信息遭到泄露，在实际环境中，则是指硬件的损坏。因而系统软件或应用软件的缺陷，电脑病毒、黑客的攻击等诸多因素都会直接威胁到网络和信息的安全。信息化档案管理需要完备的软硬件设施，规范严谨的操作流程，严格的保密工作程序，但是有的人认为只要有电脑，有网络就能做好，没有真正领会信息化的内涵，各项工作缺乏完备的管理举措，导致信息化管理存在漏洞、进程缓慢。

2.5档案信息管理工作者综合素质不强

高校信息化档案管理作为一种现代化、网络化的管理模式，对档案管理工作人员的要求比较高，不仅综合素质要强，而且对档案信息管理的各种软件要高度熟悉和能够熟练操作，并能够系统地对档案信息进行管理和维护，除此之外，档案信息安全防范意识要不断提高。就当前国内高校档案信息管理情况来看，从事档案信息管理人员整体水平不高，不能满足信息化发展的需要，虽然一些高校具备档案信息化建设条件，但是管理人员结构上，人员能力上等形成严重屏障，制约着高校档案信息化的管理。

3、高校档案信息化建设的改进建议

随着信息化程度的提高，建立高校档案信息化管理已经成为学校事业发展的必然要求，针对高校档案管理的现状及存在问题，提出了对加快高效档案管理信息化建设的几点建议：

3.1加强档案信息化管理人才的建设

档案信息化管理是一项长期、全面而又具体的工作，计算机先进的技术给档案的管理和查询带来了方便，作为信息化社会的高校档案工作者，具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的。档案馆（室）的信息化建设要求不断更新观念，学习新知识、掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识，建立一支具有综合素养的既懂信息技术又懂档案管理知识的复合型人才队伍，只有这样才能够使得档案信息化建设发挥出最大的功效。

3.2加大资金投入，确保档案信息的安全

首先要加大资金投入，加强基础设施建设，这是计算进行档案信息化管理建设的必要保障，计算机及其配套设施的配备以及日常的维护，需要大量的资金做基础，所以要加大经费的投入，从硬件上不断引进计算机和网络技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，建设高质量的档案管理平台。同时，要构建完善的档案信息网络，各个信息网络之间的相互沟通、联系，以实现档案资源的信息共享，提高档案的社会化服务进程。

3.3加强档案信息资源建设

档案信息资源建设是高校档案信息化建设的重要组成部分，对于优化最终的建设成果以及功能的充分发挥至关重要。信息资源建设包括对现有的纸质档案通过扫描等方式将其输入到计算机中使其变成数据资源，档案管理工作人员要对现有档案做好机读目录建设工作，与档案管理工作有直接或间接联系的管理部门应当及时通过机读目录的形式，将本部门的归档文件目录及时地传递给档案管理工作人员进行处理。

3.4加强档案管理系统的研发

档案信息化建设所使用的操作系统应确保其具有良好的网络稳定性，

下转第355页

使其能够满足高校对于档案管理工作的实际需要。因此，管理系统建设需要同高校的实际环境与工作性质进行有效结合，重点关注档案管理操作系统的保密性能、安全性能、容错性能以及运行的速度等方面。不仅如此，还需要确保管理系统具有较强的生命力，能够在未来适应高校对档案管理需求的升级，标准化的程度越高，高校信息化建设的智能化程度也就越高，能够显著地提升工作效率，进而最大程度地减少不必要的人力以及财力支出。

3.5加强电子文件库的管理

随着时代的发展，电子文件的产生，给档案部门带了新的挑战。电子档案的鉴定、安全、归档的规范是难点，但电子档案使用的便捷性是其最大的优势。电子文件形成部门应担负起电子文件的鉴定工作，档案部门应担负起电子文件归档的范围、要求、方法、程序等工作。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为‘只读性’文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

综上所述：信息化档案管理是新时期高校档案工作的基本要求，也是一项规范性、系统性的工程，是衡量高校水平的重要标志。建设信息化档案馆（室），已成为高校档案管理在信息时代的必然趋势，是满足广大师生利用档案信息需求的必然选择。实现档案信息网络化和检索自动化，以档案的信息化为基础，以电子文档的归集和利用为重点，全面推进档案向信息化的转变，主动适应时代发展的需要，提高资源利用率，实现档案信息的资源共享，使信息化档案管理更好地服务于学校教学、科研及管理等各项工作，更好地服务于广大师生和社会。

参考文献：

[1]胡维维．高校档案信息化现状及对策探究[A].淮北师范大学学报.2017（6）．

[2]马艳．高校档案信息化现状及对策分析.信息工作.2017（7）.

[3]周玮.高校档案信息化建设的研究与实现.兰台世界.2015（12）.

[4]张虹．关于新时期高校档案管理信息化建设的研究.青年与社会.2015（11）.

[5]万玉侠.新时期高校档案管理信息化建设研究.现代交际.2018（2）.

[6]马景.赵怡红.论高校档案信息化建设.兰台内外.2012（4）.

[7]孔涛.档案信息化的管理建设探究.行政管理.