浅谈房地产抵押档案管理

浅谈房地产抵押档案管理

陈梓文

东莞市房产管理局

摘要：本文主要介绍了房地产抵押档案的特点及作用，简单说明了房地产档案工作实际情况为房地产抵押档案鉴定提供依据，以及分析房地产抵押档案的管理。

关键词：房地产；抵押；档案管理

房地产抵押档案是房地产产权在设定他项权利时所派生的对产权抵押状态设定的原始记录。它是房地产权属档案管理体系的重要组成部分，主要反映房地产产权的抵押设定状况，是产权部门进行抵押登记管理的依据，并为产权监理提供决策参考。

一、房地产抵押档案的特点及作用

（一）特点

1、内容的特殊性

房地产抵押档案是专门档案的一种，其档案内容不同于文书档案或其他类专门档案，档案主要记录产权登记部门的业务办理状况，反映房地产金融贷款活动与房地产市场的信用发展水平，是房地产权属档案的重要组成部分，记载房地产他项权利的设定情况。

2、材料的单一性

房地产抵押合同的设立，不动产抵押的登记，适用于《合同法》《、城市房地产管理法》和《担保法》的相关条款，有其标准文件与法定要件，缺一不可，故而其档案内容除设定抵押或担保的相对权利人，各自的权利义务外，其档案内容趋同，材料单是房地产抵押档案的重要特点。

3、房地产抵押档案资料的时效性，

房地产抵押合同是随金融贷款合同产生的副合同，随贷款合同的产生而产生，消灭而消灭，与主合同相伴相生，主合同履行，则抵押权注销，若抵押权实现，其抵押权不再存在，所以，文件资料的时效性也是房地产抵押档案的重要特点之一。

（二）作用

房地产抵押档案作为权属档案的一种，是反映房地产他项权利设定的文件资料，是记录产权登记部门业务发展的重要依据，档案资料中的相关记载是保障权利人合法权益的重要凭证，为依法必须妥善保存的法律文书。随着市场经济的发展，在房地产抵押档案编研工作中形成的资料数据，也是相关部门经济决策的重要参考。

二、房地产档案工作实际情况为房地产抵押档案鉴定提供依据

房地产档案管理部门的职责是管理房地产档案并提供房地产管理部门和社会利用。房地产档案管理部门保存的房地产档案应是真实记录房地产变更、转移、灭失等过程的原始记录。在产权变更等过程中产生大量的档案文件，并不是所有产生的档案资料都需要保存，这有赖于房地产档案管理部门对产生的海量档案进行鉴定，保存有价值的能反映产权变更或转移的原始记录，对价值不大的档案资料进行销毁。

房地产抵押档案作为房地产档案的重要组成部分，在抵押权注销后，文件处理完毕，进入档案管理阶段，必然需要进行价值鉴定和销毁工作。房地产抵押档案产生的主体是债权人和债务人，整套抵押贷款合同和登记资料一式三份，分别由债权人、债务人和房地产管理部门保管。抵押权的灭失，标志着债权人、债务人、管理部门三者由于抵押权的设立建立的相互关系已经终结，其整套抵押档案价值也基本实现。抵押权注销后，房地产档案管理部门只需要保存证明抵押登记的起始、终结即可。

三、房地产抵押档案的管理

（一）对他项权利注销前的房地产抵押档案的管理

在此阶段，房地产档案管理部门要加强抵押档案资料的收集、整理和入库环节的规范，并在文件资料形成前期对其进行监督和规范。房地产档案管理部门应加强和抵押登记部门的合作，对形成的抵押档案资料要件要求格式规范、要件收集齐整、数据录入准确；建立规范的交接程序，严格按照工作流程操作，严把资料审核关，资料记载清楚、借据要素齐全、印章签字完备等，以明确责任；按照档案工作信息化的要求，建立房地产抵押档案现代化管理的环境和技术支撑，实现联网办公，通过他项权利信息共享，提高办公效率和办件质量。

房地产档案管理部门要积极主动地加强与产权、金融、公检法等部门的横向业务联系，取得他们的支持，建立规范的抵押管理程序及归档管理程序，确保抵押档案资料的完整性和准确性，顺利实现抵押档案的交接，维护债权人和债务人的正当权益。

对尚未注销的房地产抵押档案的管理，笔者认为可以参照房地产权属档案的保管方法，以件为单位，装袋后按流水号排号上架。这样既保证房地产抵押档案保管的规范和安全，还利于向社会提供查询利用。

（二）对已注销的房地产抵押档案的管理

1、房地产档案管理部门应做好抵押档案的鉴定工作，保留能反映他项权利设定、变更和注销的原始档案，其他有关合同细节的纠纷查考，可以根据债权人或债务人所保留的抵押档案资料作为依据。

2、在对已注销的抵押档案的鉴定中，只需保存他项权利登记申请表、他项权利证书和他项权利注销申请书。因为他项权利证书是抵押登记的有效凭证，而他项权利注销申请书则是他项权利终止的原始记录，记录了注销申请双方和经办人的信息，可以作为明确责任的依据。其余的抵押档案资料由于参考凭证价值不大，可以销毁。

3、对房地产抵押档案进行销毁必须申请上级主管部门和档案行政管理部门批准，制定销毁清册。对经过鉴定销毁后入库的房地产抵押档案的保管，应按年、月、日，以件为单位进行排列保存，由于每件的数量较少，可以编制成册，并编写目录单独存放，以供社会查询利用。

（三）对抵押档案管理的建议

抵押档案应由档案馆管理和利用。管理存放时须把同一产权人产权档案和抵押档案按照房地编号合并立一卷一起存放，排列时所有权文件档案在前，抵押文件档案在后，不宜分散存放，保存时作为永久性档案保存。在日常工作中档案馆既要要求业务科及时将抵押档案移交档案馆。又要监督业务科在业务操作中不允许收取两证存档，并按照清点接收、整理分类、编制卡片、编制分日、编制总目、填记录单、制调卷卡、排版装订、人库上架编制清册等工序整理、归档。利用时，档案馆对社会实施有偿服务，以达到“以档养档”的目的。收取费用项目有档案保护费、复制费、证明费和咨询服务费，但对权属登记机关和司法机关应提供无偿服务。

总结

房地产抵押档案作为房地产权属档案的重要组成部分，应该引起房地产档案管理部门的重视，对其进行规范管理。房地产档案管理部门认真做好房地产抵押档案的鉴定和销毁工作，切忌舍本逐末，对所有档案都保存，造成房地产档案的无限膨胀，影响房地产档案的保管和利用。

参考文献：

[1]浅析房地产抵押档案管理_欧其健

[2]浅议房地产抵押档案的管理_刘大德

[3]房地产抵押档案的管理特点_王萍

[4]论房地产抵押档案的鉴定_欧其健